會計信息化環境下采購暫估業務的處理

○熊緒進

（湖南生物機電職業技術學院 湖南 汨羅 410127）

一、采購暫估業務的會計處理

企業在生產經營過程中，經常發生購入的存貨已入庫但發票不能及時到達的情形，會計上一般將此類存貨暫估入賬。對于存貨暫估入賬的會計處理，《企業會計制度》規定：購入存貨，月末時，若發票未到，無法確定實際成本，應按照暫估價值先入賬，下月初作相反的會計分錄予以沖回，收到發票后再按實際金額入賬。

期末倉庫部門收到貨物，但發票未到達，倉庫部門按對方送貨單據和合同價格填一式幾聯暫估入庫單，財務部門以此為附件進行會計處理：借記“原材料”等，貸記“應付賬款/暫估應付款”。但倉庫部門必須以收料單或入庫單登記倉庫賬，并同時將財務記賬聯轉財務部門入賬；暫估入賬不包括進項稅額，其金額按照不含稅價格口徑暫估；“應付賬款/暫估應付款”科目余額并不完全等于應付供貨商的金額，僅是暫估料的過渡性科目。由于采購貨物結算不及時導致發票以及付款后續工作不及時，發票不能及時取得，影響當期增值稅進項稅額抵扣，必然會導致企業將本來用于周轉的流動資金去支付稅款。

次月初用紅字沖回，以倉庫部門上月末出具的暫估入庫單改為紅字為附件進行會計處理：借記“原材料（紅字）”等，貸記“應付賬款/暫估應付款（紅字）”。目前，有些企業月初不作暫估沖回會計分錄，或者會計上作了分錄，但無紅字入庫單作附件，導致會計賬與倉管賬不同步處理；有些企業客戶多、收到發票周期長，會因月初回沖處理產生很多回沖記錄，降低了信息化處理的效率，因此許多企業采用單到回沖方式核算，即結算憑證到達后再用紅字沖回，解決了存貨核算和庫存管理模塊收發存數據匯總不一致的問題。

正式收到發票時，以發票和倉庫部門出具的正式入庫單作為附件進行會計處理，即按結算憑證上所注明的貨款和運雜費等重新計價入賬：借記“原材料”等、“應交稅費/應交增值稅（進項稅額）”，貸記“應付賬款/一般應付款”。由于不同企業的經營方式、業務規模各具特色，對暫估入賬的會計處理也略有差異。

二、采購暫估業務的一體化處理

在會計信息化過程中，要實現采購暫估業務的一體化處理，必須啟用采購管理、庫存管理、存貨核算、應付款管理與總賬系統，集成使用，才能提高會計信息化的效率與質量。下面以某財務軟件為例對采購暫估業務的處理進行介紹。

1、采購暫估初始化處理

在會計信息化軟件中進行暫估業務處理，應先進行采購暫估業務的初始化設置，具體包括設置采購暫估科目，設置暫估業務核算方法和錄入暫估期初數據。

（1）設置采購暫估科目。在企業會計信息化業務處理中，由于暫估科目不能是受控于應付款系統的科目，所以暫估科目的設置一般有以下兩種處理方法。

第一種，在“應付賬款”科目下增設“暫估應付款”明細科目。具體操作如下：在“企業應用平臺”窗口中，執行“基礎設置→基礎檔案→財務→會計科目”命令，打開“會計科目”窗口，單擊“增加”按鈕，即可增加“應付賬款/暫估應付款”科目，將該科目設置為“供應商往來”，且不受控于應付系統，即受控系統設置為空。

執行“業務工作→供應鏈→存貨核算→初始設置→科目設置→對方科目”命令，打開“對方科目”窗口，單擊“增加”按鈕，即可設置暫估科目，結果如圖1所示。

圖1

第二種，將“在途物資”科目作為暫估科目。在會計信息化實施過程中，企業可以不按手工習慣設置“暫估應付款”科目，而是通過“在途物資”科目核算。此時，只需將圖1中的暫估科目改為“在途物資”即可。

（2）設置暫估業務核算方法。某財務軟件系統提供了月初回沖、單到回沖和單到補差三種暫估業務核算方法，這些核算方法在原理上基本相同，但在處理上稍有差異。企業可結合本單位的具體情況和管理要求進行選擇，在存貨系統初始化時進行一次性設置，本期內則不能再進行修改。具體操作如下：執行“初始設置→選項→選項錄入”命令，打開“選項錄入”對話框，單擊“核算方式”選項卡，根據企業設定的暫估業務核算方法在暫估項目上選擇“單到回沖”方式，結果如圖2所示。

（3）錄入采購期初暫估數據。期初暫估入庫是啟用采購管理系統之前，已經收到采購貨物，但尚未收到對方開具的發票。對這些已經按暫估價辦理入庫手續的貨物，必須錄入期初暫估入庫信息，以便將來及時進行采購結算。

圖2

2、采購暫估日常業務處理

（1）本月末采購暫估入庫。在會計信息化實施過程中，企業一般在本月末對發生的“貨到單未到”入庫業務進行暫估處理。具體操作如下：在庫存管理中執行“入庫業務→采購入庫單”命令，直接錄入或參照相關采購訂單或到貨單生成入庫單，審核采購入庫單，因發票賬單沒有收到，可以只輸數量；在存貨核算中執行“業務核算→暫估成本錄入”命令，選擇“材料庫”選項并單擊“確定”按鈕，即可錄入暫估單位成本，單位成本可以是合同價格、當月或近期同類或類似商品的購進成本等；在存貨核算中進行正常單據記賬，選擇“采購入庫單（暫估記賬）”，即可完成記賬過程；執行“財務核算→生成憑證”命令，即可生成憑證如下：借記“原材料”等，貸記“應付賬款/暫估應付款”。

（2）采購暫估單到回沖業務處理。單到回沖是指當月貨到票未到時，先將采購入庫單暫估入賬，下月或以后月份收到發票結算時先將原來的暫估入庫單全部回沖，再按結算價形成最終反映實際成本的采購入庫單。

舉例：2012年2月6日，采購部劉欣收到明威公司的專用發票，發票號為120206，發票載明甲材料1000噸，不含稅單價30元，增值稅稅率為17%。本公司于上月收到貨物并驗收入庫，貨稅款尚未支付。

在采購系統中，執行“采購發票→專用采購發票”命令，打開“采購專用發票”窗口。單擊“增加”按鈕，選擇“生單/入庫單”命令，單擊“過濾”按鈕，系統彈出“拷貝并執行”窗口，選中要拷貝的采購入庫單，單擊“確定”按鈕，系統自動生成采購專用發票。根據發票內容修改發票號為“120206”和原幣單價等，單擊“保存”與“結算”按鈕，結果如圖4所示。如果直接錄入采購發票、附帶運費發票或者存貨入庫數量與發票數量不一致時，都需執行“采購結算→手工結算”命令來完成采購結算過程。

圖3

在應付款系統中，執行“應付單據處理→應付單據審核”命令，選中“未完全報銷”選項，單擊“確定”按鈕對發票進行審核后制單。

在存貨系統中，執行“業務核算→結算成本處理”命令，打開“暫估處理查詢”對話框，選中要暫估的倉庫“材料庫”和要暫估結算的結算單，單擊“暫估”按鈕，系統自動生成紅字回沖單和藍字回沖單，并自動完成單據記賬過程。其中紅字回沖單的金額為暫估金額，藍字回沖單的入庫金額為已報銷金額。

生成“紅字回沖單”憑證。在存貨系統中，執行“財務核算→生成憑證”命令，打開“生成憑證”窗口，單擊“選擇”按鈕并選中“紅字回沖單”，單擊“確定”按鈕，選中要生成憑證的單據，單擊“生成”按鈕，系統自動生成一張憑證，借記“原材料/甲材料”，貸記“應付賬款/暫估應付款”，金額為紅字“30000”。

圖4

生成“藍字回沖單（報銷）”憑證。執行“財務核算→生成憑證”命令，選中“藍字回沖單（報銷）”和要生成憑證的單據，即可由系統自動生成一張憑證：借記“原材料/甲材料（藍字）”，貸記“在途物資（藍字）”。至此，采購暫估業務轉賬生成的憑證通過應付款與存貨系統自動傳遞到總賬系統中。

在會計信息化的過程中，由于企業的業務特點、會計核算方式、會計環境與使用財務軟件的不同以及理解上的差異，各企業“暫估入賬”的具體操作方法、流程也存在許多不同。因此，做好采購暫估業務處理需要會計人員熟悉國家財稅政策與本單位的經濟業務，熟練并合理運用財務軟件各功能模塊，并及時根據會計環境的變化和企業自身實際情況及管理要求調整暫估核算方式，盡早發現并改正采購暫估處理過程中存在的錯誤，以保證采購業務處理生成的憑證準確無誤。

[1]田淑華：存貨暫估入賬的會計與稅務處理[J].財會月刊，2011（4）.