電子病歷檔案管理存在的問題剖析與改進措施

王 琳

長春醫學高等專科學校

電子病歷檔案管理存在的問題剖析與改進措施

王 琳

長春醫學高等專科學校

現今醫院傳統的紙質病歷檔案已逐漸被電子病歷取代。電子文件的歸檔、確保電子文件的安全已經成為現代醫院亟需解決的問題，也是日常檔案管理者必須要面對的問題。在此背景下，本文就醫院電子病歷檔案管理面對的問題及解決的辦法給出簡要分析與解決方法。

醫院；電子病歷檔案；管理

現今網絡的普及、計算機的應用為辦公自動化提供了便捷的路徑。各單位在文件管理上更是體現出明顯的優勢。對醫院而言，實現病歷檔案電子化管理更成為必然趨勢。近年來，隨著信息技術產業的快速發展，過去患者檢查的圖文報告、照相記錄、生化檢查等均可形成電子文件即時收集、歸檔，并將長期保存，形成電子病歷檔案。因此，大型醫院檔案管理者面臨著如何建立完善的醫療電子檔案管理制度等問題。

1 電子病歷在歸檔管理方面存在的問題

1.1 電子文件不能獨具存在

傳統紙質病歷檔案可以通過醫師筆跡和簽名來鑒定病歷內容的真實性，醫院的電子病歷是在此基礎上生成、處理中所產生的附屬品，它是通過應用信息技術,把患者的所有數據信息儲存于介質中，所以人為地對電子病歷進行篡改、刪除、剪接、編輯等操作變得相對容易。而目前電子病歷在法律方面還沒有立法,不能成為合法的證據,這就使得電子病歷檔案的法律證據價值無法體現。因此不具有獨立存在的意義。因此紙質文件尚不能被電子文件所取代。

1.2 歸檔病歷的存儲安全問題得不到保障

電子病歷包含醫院的醫療信息和患者的全部健康醫療信息,可以實現網絡數據傳輸和共享,因此數據的安全性和保密性尤為重要。醫院網絡面臨的安全威脅是實際存在的,特別是在網絡上運行關鍵業務時,網絡安全是首先要解決的問題。因為電子病歷中儲存著許多非常寶貴的資源，這也是許多懷有不良意圖的黑客攻擊這些醫院的網站來盜取重要信息資源的原因。

1.3 電子病歷的質量管理

計算機的可復制功能給電子病歷的書寫質量帶來了最大的問題,需要不斷探索和創新病歷質量管理模式,把管理的重心從追求終末形式質量控制向注重病歷內涵質量控制轉變,強化對影響病歷內涵質量主體在醫療過程中不良行為的規范。大部分醫院是由綜合檔案室管理，兒會計、文書、基礎建設、人事調動、科學技術及設備檔案都入存電子檔案。按照醫院行業的相應要求，要由病案室專門管理病歷。而病理切片、檢驗、日常辦公等產生的檔案則由各自科室自行管理。沒有一個綜合的管理制度，必然會導致管理的混亂，這也不利于信息的查詢及利用，也無法保證檔案信息的真實與安全。

1.4 電子病歷檔案管理者的專業素質問題

醫院多是醫學專業技術人員，檔案管理等一系列附屬工作多由行政、醫療技術部門轉崗者完成，專業從事電子檔案管理人員稀缺。不僅如此，電子檔案管理崗位還存在人員流動性強、人員老化、檔案管理者的專業知識老化不能適應當前的檔案管理工作等問題。病歷檔案管理工作鮮少專業技術人員，專業的檔案管理人員稀缺。并且檔案管理崗位還存在人員流動性強、人員老化、檔案管理者的專業知識老化不能適應當前的檔案管理工作等問題，這都給電子病歷檔案管理帶來不便

2 應對措施

2.1 加強教育

第一加強各類教育,提升醫師的職業道德和專業技術能力,提高其責任心,加強其法律意識,從病歷書寫的基礎教育開始,強化病歷書寫的證據意識和規范意識。

第二，選配檔案管理工作者，必須具備專業的管理知識，要明確醫院電子文件歸檔工作的重要性，不斷學習檔案專業知識，掌握計算機網絡技能。在醫院內部，或者在專門的培訓機構定期開展各類教育活動,對檔案員進行專業知識培訓及學術交流，使醫院檔案管理人員及時掌握先進的檔案管理理念，逐步實現年輕化專業化，能夠解決實際工作中出現的各種問題，做好電子病歷檔案的管理工作。

2.2 統一電子病歷的標準

我國在現有階段發展電子病歷的過程中,由于缺乏統一的標準,造成數傳輸、共享過程中的障礙,這就要求國家制定統一的電子病歷國家標準,有了統一的標準,才能夠保證電子病歷系統的正常發展,避免建設中的浪費。制定統一的電子病歷檔案標準必須由國家最高衛生行政部門主導進行,電子病歷檔案不同于一般的檔案,電子病歷檔案除了遵循一般檔案管理的要求外,它還要符合《醫療事故處理條例》、《執業醫師》等醫療衛生領域的法律法規。

2.3 確定病歷真實性，按類別科學歸檔建檔

由于電子檔案種類繁多，信息繁瑣，所以在歸檔電子病歷之前，應該由專人確定其是否真實、是否完整。確定電子文件的價值，并按照其價值級別進行分類保存。這也為以后的檢測和維護創造了有力條件。

2.4 建立健全電子檔案安全管理機制

在檔案室設置管理文件專用計算機，嚴禁在這些專用計算機上進行其它活動，專機專用，即可保證計算機里面的數據不會輕易被修改，也可減少病毒的傳播，從而加強檔案信息的安全。建立檔案管理系統，并對其進行嚴格的密碼保護，及時更新病毒查殺軟件，以保證所保存的電子檔案安全，不被外來病毒侵害。定期有專業人員對醫院內部網絡系統的安全性進行確認。

2.5 建立完善的管理制度

面對醫院檔案類別多、信息量較大，可建立電子數據庫，以實現檔案管理無紙化。分別建立醫院、檔案室、科室三級網絡管理系統，明確各級系統的職責及要求，將操作流程一體化，形成一套具有明確步驟的檔案管理操作方法。通過信息技術，實現醫院整體上的資源共享，為查檔人員提供便利，從而使醫院運行成本降低，同時檔案利用率也相應的到提高。

3 結束語

如今各級醫院在檔案管理中完全應用計算機及網絡技術已成為必然趨勢。但在原始檔案轉變成電子檔案以及已成型的電子檔案的管理中仍存在很多問題，為使電子檔案的管理走向成熟，需制定一套嚴謹、科學的電子檔案管理操作規范，使電子檔案管理人員工作有標準可依。同時，醫院的檔案管理方面隨時會有新的變化出現，為加強對計算機安全的監控并及時解決出現的新問題，管理者應不斷創新，不斷學習，不斷的提高自己的專業能力，所有人員都用一種創新的精神去改進工作，相信在不久的將來，醫院電子歸檔的管理系統一定會更加完善，能更好的為群眾服務。

[1]李清華.紙質檔案與電子檔案管理初探[J].赤峰學院學報:自然科學版，2009(11):108.

[2]李妙蓉.醫院電子檔案管理工作探究[J].辦公室業務，2012 (5):1