新時(shí)期會(huì)議全過程管理問題探究

王楠楠++史楠楠++徐大海++楊朝++王冬冬

摘要：新時(shí)期的會(huì)議全過程管理要充分了解管理模式定位，并采用有效的管理措施來進(jìn)行會(huì)議內(nèi)容的創(chuàng)新，保證會(huì)議管理思維和管理模式符合當(dāng)前的時(shí)代要求，從而全面提高會(huì)議全過程的工作優(yōu)化，同時(shí)要從會(huì)議形式、會(huì)議核心價(jià)值等方面入手，構(gòu)建完整的會(huì)議流程，根據(jù)會(huì)議工作內(nèi)容制定相應(yīng)的會(huì)議管理工作，加強(qiáng)會(huì)議管理的執(zhí)行力度，從而保證會(huì)議全過程的高效運(yùn)行。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；會(huì)議全過程；管理問題

一、新時(shí)期對(duì)會(huì)議管理的內(nèi)在要求分析

（一）會(huì)議全過程管理維護(hù)會(huì)議利益手段的多樣性

會(huì)議全過程管理是調(diào)整會(huì)議效率手段主要的手段之一，對(duì)于會(huì)議利益的維護(hù)作用更加明顯。當(dāng)前我國的會(huì)議全過程管理主導(dǎo)力量不明確，在會(huì)議全過程管理中帶有明顯的外力干涉痕跡，同時(shí)由于當(dāng)前會(huì)議管理體制的差異性，我國的會(huì)議全過程管理更多的要承擔(dān)決策任務(wù)，并注重對(duì)于會(huì)議過程的調(diào)整。因此會(huì)議全過程管理在強(qiáng)化會(huì)議中的調(diào)整手段具有多樣性，其調(diào)整有益于會(huì)議內(nèi)部管理的調(diào)整方式完善，充分提升會(huì)議效率和質(zhì)量。

（二 ） 會(huì)議全過程管理整合功能的獨(dú)特性

會(huì)議全過程管理工作是一個(gè)統(tǒng)一的整體，其內(nèi)部不同組成部位之間存在著密切的關(guān)聯(lián)，在會(huì)議全過程管理的范疇下，會(huì)議的整體性表現(xiàn)在其動(dòng)態(tài)性上，因此會(huì)議全過程管理在會(huì)議中具有獨(dú)特的整合功能。在會(huì)議中，沖突的發(fā)生是不可避免的，利益沖突在一定程度上削弱了會(huì)議管理的整體性，會(huì)議全過程管理的利益整合作用可以消解會(huì)議活動(dòng)中的利益沖突，形成整體性的會(huì)議力量，從而創(chuàng)造最大的會(huì)議利益。再者，會(huì)議全過程管理在會(huì)議中的作用日趨復(fù)雜化，會(huì)議全過程管理的作用主體是會(huì)議視野中的自然人，而在會(huì)議中，人是具有兩面性的主體，尤其是在利益面前，人類會(huì)忽視公共利益而逃避自身的責(zé)任，并且在會(huì)議中更加容易出現(xiàn)兩極分化，因此會(huì)議全過程管理要發(fā)揮其整合作用對(duì)于整個(gè)會(huì)議都至關(guān)重要，同時(shí)其整合功能的發(fā)揮也并非易事。會(huì)議全過程管理的整合性體現(xiàn)在對(duì)于會(huì)議各種利益的協(xié)調(diào)，均衡存在著利益沖突的雙方，從而維護(hù)會(huì)議的正常運(yùn)行，保證大多數(shù)人的會(huì)議利益和會(huì)議人格。

二、當(dāng)前會(huì)議過程管理中存在的難點(diǎn)

（一） 會(huì)議人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜

會(huì)議管理承擔(dān)的工作量較大，因此其會(huì)議工作人員較多，既有會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的主持人員、操作人員，也有專門的管理人員，同時(shí)這些人員的素質(zhì)和學(xué)歷各不相同，給會(huì)議全過程管理管理工作的開展帶來了困難。通過對(duì)某會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)人員的調(diào)查顯示，在會(huì)議中參與會(huì)議的人的學(xué)歷較為復(fù)雜，對(duì)于構(gòu)建合理的管理機(jī)制帶來了困難。

（二）會(huì)議評(píng)價(jià)信息的收集困難

會(huì)議的目的是通過會(huì)議評(píng)價(jià)信息的收集來完成決策的科學(xué)性的評(píng)估，同時(shí)傳達(dá)相關(guān)的政策信息，但是在當(dāng)前的會(huì)議管理中，存在著會(huì)議評(píng)價(jià)信息收集困難的現(xiàn)象，為會(huì)議全過程管理帶來了諸多的不便。尤其是在一些會(huì)議中，由于缺乏有效的溝通和交流方式，會(huì)議管理機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)管理措施很難及時(shí)傳達(dá)到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，此外這些會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)督力量較為薄弱，缺乏有效的監(jiān)管，也造成了會(huì)議全過程管理全面評(píng)價(jià)的困難。

三、會(huì)議全過程管理在會(huì)議中的核心價(jià)值

（一）追求會(huì)議生活中的“實(shí)質(zhì)公平”

會(huì)議全過程管理追求的終極目標(biāo)是會(huì)議的實(shí)質(zhì)公平，這也是會(huì)議全過程管理的核心價(jià)值，在會(huì)議中，要理解公平的意義，就要結(jié)合其會(huì)議關(guān)系，并協(xié)調(diào)會(huì)議全過程管理和其他法律的關(guān)系，才能真正把握住會(huì)議全過程管理中的公平原則。通常而言會(huì)議中的公平離不開會(huì)議制度的束縛，同時(shí)公平原則的實(shí)現(xiàn)要建立在保證會(huì)議效率的基礎(chǔ)上，而且公平的范疇要覆蓋到整個(gè)會(huì)議中，擴(kuò)大會(huì)議公平的會(huì)議影響力。會(huì)議全過程管理強(qiáng)調(diào)會(huì)議中的總體效益公平，同時(shí)要求個(gè)人會(huì)議行為符合總體會(huì)議的發(fā)展需要，通過國家強(qiáng)制性的調(diào)節(jié)配置功能，改變會(huì)議中存在的不公平現(xiàn)象，在實(shí)現(xiàn)個(gè)人利益的同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)了會(huì)議中的實(shí)質(zhì)公平。

（二） 強(qiáng)調(diào)會(huì)議生活中的“自由”

會(huì)議全過程管理追求自由價(jià)值，雖然相對(duì)于民法而言，會(huì)議全過程管理追求自由的熱情相對(duì)不足，但是會(huì)議全過程管理依然給會(huì)議提供了足夠自由的空間，但是這種自由通常是以犧牲個(gè)人自由去爭(zhēng)取整體自由，以便于保證其會(huì)議發(fā)展的無障礙性。同時(shí)會(huì)議全過程管理的自由是以會(huì)議責(zé)任為本位，強(qiáng)調(diào)在自由的環(huán)境下，形成和諧的會(huì)議發(fā)展結(jié)構(gòu)，這也是會(huì)議全過程管理追求的最高目標(biāo)之一，此外通過對(duì)會(huì)議主體的規(guī)范，為會(huì)議競(jìng)爭(zhēng)提供自由有序的環(huán)境，實(shí)現(xiàn)全會(huì)議的公平正義。

四、新時(shí)期會(huì)議全過程管理的策略

（一） 建立治理結(jié)構(gòu)和內(nèi)控體系

治理機(jī)構(gòu)是全過程會(huì)議管理的原動(dòng)力，良好的治理機(jī)構(gòu)能夠?yàn)闀?huì)議管理提供有力的支撐，同時(shí)會(huì)議管理的量化和控制都應(yīng)當(dāng)建立在完善的內(nèi)控體系上。當(dāng)前建立治理結(jié)構(gòu)和內(nèi)控體系是我國會(huì)議全過程管理中重點(diǎn)解決的問題。因此會(huì)議機(jī)構(gòu)要解決會(huì)議管理機(jī)構(gòu)不足的問題，也要健全治理結(jié)構(gòu)，從本質(zhì)上增強(qiáng)對(duì)于會(huì)議管理的“硬約束”能力，同時(shí)建立獨(dú)立的權(quán)利制度、內(nèi)部控制制度，逐步形成以會(huì)議管理部門為核心的會(huì)議管理組織體系。

（二）重視利益沖突，保障獨(dú)立性

當(dāng)前會(huì)議管理工不具備獨(dú)立性，從而造成了會(huì)議管理中存在著較大的利益沖突，尤其是部分會(huì)議管理的不足造成“會(huì)而不決”的現(xiàn)象，造成了其控制會(huì)議管理能力的下降。因此在會(huì)議全過程管理工作，要重視委托代理管理和道德會(huì)議管理等問題，采用獨(dú)立的會(huì)議管理管理體系。首先是要保證會(huì)議管理管理部門和內(nèi)控部門的分工，保證其工作的獨(dú)立性，同時(shí)也要增強(qiáng)兩個(gè)部門之間的合作。其次要求會(huì)議管理部門保證會(huì)議管理信息的全面性、準(zhǔn)確性、即時(shí)性，為會(huì)議管理工作提供良好的基礎(chǔ)。此外會(huì)議管理部門要把握工作的重點(diǎn)，把工作重點(diǎn)放在信息的采集和整合上，為會(huì)議的進(jìn)行提供科學(xué)的決策指導(dǎo)。最后要根據(jù)相關(guān)的管理辦法，對(duì)于會(huì)議管理執(zhí)行狀況進(jìn)行跟蹤檢查，保證管理工作的成效性。

結(jié)論：

科學(xué)性的決策離不開會(huì)議商討，當(dāng)前很多決策內(nèi)容都需要通過會(huì)議形式來進(jìn)行研究。因此，加強(qiáng)會(huì)議全過程的管理工作，優(yōu)化會(huì)議管理模式，有助于提升會(huì)議效率。通常而言，新時(shí)期會(huì)議全過程管理工作需要從開會(huì)目標(biāo)、會(huì)議組織、會(huì)議流程、會(huì)后紀(jì)要、監(jiān)管落實(shí)等幾個(gè)主要方面，構(gòu)建良好的會(huì)議管理模式。本文闡述了新時(shí)期會(huì)議管理的內(nèi)在相關(guān)，分析了當(dāng)前會(huì)議全過程管理中存在的難點(diǎn)，提出了會(huì)議全過程管理的核心價(jià)值，最后提出管理策略。

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