對提高高職院校檔案管理人員素質的幾點思考

李電元　田雪

（哈爾濱電力職業技術學院黑龍江哈爾濱150040）

對提高高職院校檔案管理人員素質的幾點思考

李電元田雪

（哈爾濱電力職業技術學院黑龍江哈爾濱150040）

高職院校近些發展非常迅速，更多的學生和家長將目光投向了高職教育，因此高職院校招生數量不斷增加，教學活動內容也更加復雜，這樣一來更多的資料和檔案涌現出來，檔案管理工作者的任務更重，工作難度更大，為了可以順應新的發展形勢與需求，檔案管理人員素質必須要全面提升。

高職院校檔案管理人員素質

在高職院校發展過程中，檔案管理是不可缺少的重要部分，而檔案管理工作是否能夠順利開展，并達到預期的管理目標與管理人員本身有著直接聯系。因此學校應該積極采取培訓、考核以及激勵等措施，鼓勵管理人員自我學習、定期開展培訓活動，全面提升校內檔案管理人才隊伍的綜合素質。

一、高職院校檔案管理人員素質現狀分析

1.缺少專業人才。從目前高職院校檔案管理人才隊伍的整體情況來看，很多學校缺乏專業化的管理者，大部分的管理人員都是從其他崗位轉崗過來，或者是臨時招聘的，這些管理人員沒有進行過系統的訓練，缺乏專業的檔案管理知識，在平時的工作中對于檔案管理內容和要求分不清楚，弄不明白。尤其是在計算機技術與外語方面，這些管理人員所表現出來的問題更多，在這種情況下，可想而知檔案管理工作質量如何，無法推廣現代化的管理技術與設備，無法實現規范化、統一化的管理標準，這些都極大的阻礙了檔案工作的發展。

2.法律意識薄弱。檔案管理必須要嚴格遵循國家的相關政策和法律，高職院校也是如此，在檔案管理過程中，檔案管理人員本身的法律意識不夠，很難保障管理工作的合法性與合理性。但是目前一部分的高職院校中，檔案管理者在思想覺悟、鑒別檔案、職業道德方面依舊稍顯薄弱，有些檔案管理者法制觀念很差，對于依法歸檔、依法辦事的認識淺顯，沒有將依法工作落實到位，從而制約了高職院校檔案工作的發展。

3.工作權責模糊。現階段，高職院校在人員編制以及經費方面對檔案管理人才隊伍建設會有一些影響，由于經費不夠，學校內部檔案管理人員常常身兼數職，過于繁重的工作強度，使得它們很難有精力和時間去進行培訓和學習，在這樣的工作環境下，檔案管理人力資源隊伍的整體素質也很難提高。

4.知識結構單一。在日常工作中，檔案管理人員應該善于總結問題，發現問題，解決問題，要做到與時俱進，但是目前大部分的檔案管理者沒有意識到自身知識量不夠，過于單一化的知識結構，使得檔案管理者很難應對日漸復雜的工作要求，也很難充分發揮檔案管理的作用，對于各種先進的管理技術無法熟練使用，這些必然會阻礙管理效率與質量。

5.檔案意識欠缺。很多高職院校在檔案管理方面不夠重視，將精力放在了學校基礎硬件設施的建設中，對于檔案管理人才隊伍的建設意識單薄，學校內部缺乏必然的管理制度，由于得不到上級領導的關注，檔案管理人員本身的工作熱情也不高，久而久之學校檔案管理工作就會越來越落后，無法得到更好的發展。

二、提高高職院校檔案工作管理人員綜合素養的建議

1.加強領導重視，健全檔案制度。首先，在學校建立專門的檔案管理部門，并落實各部門領導，全面普及檔案管理的重要性，結合學校實際情況，建設負責檔案管理工作的領導崗，將檔案管理工作與學校整體發展相聯系，要讓學校領導和檔案工作者本身認識到檔案管理工作之于學校發展的重要性，提升它們對檔案管理的重視程度，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展，促進學校進行深入有效的綜合管理。其次，制定適合高職院校檔案自身發展的管理制度。根據高等學校檔案管理辦法和上級有關檔案工作規定，制定適合本校檔案管理工作的規章制度，使本校的檔案管理工作有章可循、有法可依。由于大多數高職院校建校歷史較短，學校除了要組織檔案管理人員進行檔案學習、培訓外，還需要對在校的教職工、學生積極進行《檔案法》的宣傳，以增強其法律意識。再次，檔案工作者應就自身工作的要求，把握有利時機，平時主動向主管領導匯報關于檔案工作方而的法律法規、方針政策，建言獻策，加深主管領導對檔案工作的認識和了解。在工作中遇到急需解決的問題，要善于總結工作中的經驗教訓，及時向主管領導請示匯報，加強其對檔案工作的感性認識，及時解決工作中的實際問題。

2.加大資金投入，提升管理技術。

2.1保證檔案管理基礎性建設的經費。就檔案庫房建設而言，應配備報警、滅火裝置，配備防盜門窗、避光窗簾、防蟲藥物、溫濕度控制設備等設施，落實“防火、防光、防塵、防蟲霉、防盜、防高溫、防高濕”等七防措施。就檔案管理設備而言，要有足夠的符合要求的存放檔案資料的柜架。配備現代化管理設備及檔案管理軟件，如計算機、掃描儀、數碼攝像機、專用錄入設備、打印機等設備，為檔案管理工作提供良好的物質基礎。

2.2提高檔案工作人員管理水平。檔案員管理水平的高低，決定了現代化設備的利用率的高低。因此，高職院校一方而要注意引進檔案管理工作的專業人才；另一方而，在根據自身財務狀況，加大對檔案管理現代化設備的投入的同時，還要持續投入資金培養一批能夠充分運用這些設備的工作人員，使其不僅能進行簡單的檔案文字錄入工作，更能根據高職院校檔案管理的規定，利用網絡進行文件材料的整理、編排、研究，甚至編制一些適合檔案開發需要的檢索工具，以適應新時期檔案管理工作的要求，提高檔案管理工作效益。

2.3積極參與評估工作，以評促建、以評促進。高職教育的發展歷史較短，未進行檔案目標管理升級考評的高職院校，應以檔案目標管理評估為契機，以評估促進檔案基礎業務建設與科學管理整體水平的提高；對已獲得檔案目標管理工作的院校，應以復評為契機，針對檔案工作取得的成績，存在的問題和困難，及時做好檔案目標管理復評工作，隨時做好上級主管部門的不定時抽檢工作。以評估為動力，不斷規范檔案管理工作。

2.4注重自我學習，提高自身素質。知識經濟時代，社會對檔案管理人員的素質提出了更高的要求。檔案管理人員要想不被時代所淘汰，必須增強學習的自覺性和緊迫感，尤其是要注重專業知識的學習和更新。同時還要努力提高自身綜合素質，做到一專多能。目前，高職院校檔案管理辦公自動化日益普及，這要求檔案管理人員必須熟悉和掌握相關的現代化技術知識，不斷學習更新自己所掌握的專業知識，并把終身學習作為一種必然選擇，拓寬視野，了解相關工作領域的現狀和發展動態，實現從單一專業型人才向多樣復合型人才的轉變。

綜上所述，高職院校要發展，必須通過提升管理隊伍的綜合素質，提高檔案管理工作的質量和效率，為學校發展提供依據和資料，從而更好的為高職院校的發展服務。