淺議學校檔案管理網絡化

朱榮莉

（湖北省荊州市荊州理工職業(yè)學院 湖北荊州 434000）

淺議學校檔案管理網絡化

朱榮莉

（湖北省荊州市荊州理工職業(yè)學院 湖北荊州 434000）

文章首先針對當前學校檔案進行網絡化管理的過程中主要存在問題進行了詳細的分析和介紹，進而結合現(xiàn)今存在的主要問題提出了幾點對應的建議和策略，希望能為一些學校的檔案網絡化管理建設提供有效的借鑒。

學校檔案 管理 網絡化

隨著信息技術的快速發(fā)展，越來越多的行業(yè)開始應用這項技術，學校的檔案管理工作也不例外，通過網絡技術的應用，不僅能夠使學校的檔案管理工作實現(xiàn)科學化、高效化的管理，同時還能夠在很大程度上減輕檔案管理工作人員自身的工作壓力和任務量，但在現(xiàn)實情況中，許多學校的領導層忽視了對檔案管理工作的重視程度，這就使得針對檔案管理工作的網絡化建設遇到了許多困難，本文就針對這一問題進行如下的論述和分析。

一、對學校檔案進行網絡化管理主要存在的問題

（一）缺乏完善的管理制度

許多學校在借助多媒體網絡進行檔案的管理時往往缺乏一套相對完備的管理制度，這主要是因為絕大多數(shù)的學校領導對檔案的管理工作不是十分的重視。但是由于這些管理制度不夠完善，就會使許多實際管理工作不能夠真正的落實到位，沒有一個可供參照的工作標準讓從事檔案管理工作的人去遵守，這就造成了管理人員對工作的松懈和疏忽。實際上，檔案的管理工作關乎著一個學校的發(fā)展，對于整個學校的管理工作都是非常重要的，如果缺乏一套完善的管理制度和嚴格的監(jiān)管機制，就會讓管理人員在進行工作時流于形式，這在很大程度上就弱化了檔案管理工作應有的意義。

（二）管理設施落后

學校對于自身檔案管理的水平都是不同的，這主要是因為各個學校的管理工作都是相互獨立的，這也造成了每個學校硬件設備和經濟實力的水平存在比較大的差異。對于一些經濟條件好的學校，他們配備的檔案管理設備都是一些功能齊全、操作方便的管理程序，而一部分學校由于受資金限制，應用的管理軟件大多功能單一，同時標準化的水平非常低，一些數(shù)據(jù)并不完整，例如在檔案管理中沒有對主題的標引，這在很大程度上限制了網絡化管理作用的發(fā)揮。在這一方面，我國的教育部門并沒有一個統(tǒng)一的規(guī)定和發(fā)展計劃，這也使得許多學校對于后一種情況不以為然。

（三）數(shù)據(jù)庫不夠規(guī)范

實現(xiàn)學校檔案的網絡化管理是建立在一個完整、規(guī)范的數(shù)據(jù)庫基礎上的，許多學校經過了長期的發(fā)展已經建立了屬于他們自己的數(shù)據(jù)庫，但是這些數(shù)據(jù)庫大多是管理人員建立的，并不具備很強的規(guī)范性，同時從規(guī)模上來看也比較小，類型上也比較單一，僅僅能對校內提供相應的數(shù)據(jù)服務，這在很大程度上造成了數(shù)據(jù)庫利用率的低下。

（四）管理人才的缺失

實現(xiàn)學校檔案的數(shù)據(jù)化管理單一依靠計算機多媒體網絡并不能很好地實現(xiàn)，還需要借助于管理人員的日常維護和管理，許多技術和硬件設備都需要人去管理和維護。但是對于大多數(shù)的學校的領導來講，由于他們并不是十分重視檔案的管理工作，因此這個崗位反而成為了一些領導親屬工作的安插對象，認為這項工作無關緊要，同時工作量也不大，而這些人本身并不具備很好的網絡技術水平，同時對工作的重視程度也不夠，根本不能實現(xiàn)檔案的有效網絡化管理。同時，也有一些學校的檔案管理工作是由其他部門的教師兼任的，如計算機教師，這些教師本身將更多的工作重心放在了他們的本職工作上，對于檔案的管理工作通常不是十分在意，這也會導致整個管理工作不能發(fā)揮出應有的效果。

二、學校檔案管理的網絡化建設和實施

（一）制定完善的網絡化管理標準

檔案的網絡化管理工作本身具有非常強的專業(yè)性和科學性，需要管理人員能夠遵循某一個具體的操作流程來執(zhí)行，這也是做好檔案網絡化管理工作的重要前提。對此，學校應該針對檔案管理工作制定出一套統(tǒng)一、科學的管理標準，標準的內容應該涉及到檔案信息的貯存、檔案信息的管理、檔案信息的采集、檔案信息的管理軟件以及檔案信息的網絡系統(tǒng)等多個方面。只有通過管理標準的制定，才能夠從根本上保證學校具有符合其自身發(fā)展特點的網絡管理系統(tǒng)，進而實現(xiàn)后續(xù)的信息資源共享以及最終的信息社會化，為公眾提供有效的服務。現(xiàn)如今我國從事檔案管理程序研發(fā)工作的技術人員已經開發(fā)出了許多系統(tǒng)軟件，但這些應用程序從整體上來看都是一些大型的綜合類檔案管理應用軟件，對于學校這種針對性較強的檔案管理工作并不是十分適用，需要根據(jù)學校的實際發(fā)展情況開發(fā)出一種配套的標準應用軟件，而這項工作就不是學校依靠自身實力能夠實現(xiàn)的，需要相關的教育主管部門進行統(tǒng)一的組織和管理，或是成立一個專項的部門來針對學校檔案管理工作的網絡化建設展開工作。

（二）加強數(shù)據(jù)庫的建設

學校檔案的網絡化管理主要就是通過數(shù)據(jù)庫來實現(xiàn)的，數(shù)據(jù)庫屬于整個網絡系統(tǒng)中非常重要的信息資源，因此，要想實現(xiàn)整個管理系統(tǒng)的有效建設，首先就需要加強數(shù)據(jù)庫的建設。在建設數(shù)據(jù)庫時，要以國際上和國家制定好的統(tǒng)一標準來執(zhí)行，集中物力、財力和人力來建設成通用性好、標準化的全文數(shù)據(jù)庫、條文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。此外，學校還應該充分結合自身的實際特點和發(fā)展情況建立屬于自己的數(shù)據(jù)庫，以此來改變現(xiàn)有的低水平建設、重復性建設和力量分散的局面。對于一些學校數(shù)據(jù)庫規(guī)模比較小的情況，這些學校還要抓緊對數(shù)據(jù)庫進行標準化、規(guī)范化的改造，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫容量的擴大以及數(shù)據(jù)庫上網率的提升。

（三）加強管理人員的能力培養(yǎng)

針對當前普遍學校內部檔案管理人員自身專業(yè)能力低下的問題，學校應該加強對管理人員自身綜合能力的有效培養(yǎng)，積極引進一些具備專業(yè)能力的人員參與到學校的檔案管理工作中。與此同時，對于學校現(xiàn)有的管理人員，可以定期組織專業(yè)的技術培訓，更新工作人員自身的知識結構，有效提升他們的業(yè)務能力，使他們能夠盡快地掌握一些先進的技術應用手段，更好地適應檔案室的網絡化工作安排。

結語：

綜上所述，許多學校在進行檔案管理工作的建設時往往忽視其對于學校本身發(fā)展的重要程度，對于學校的成就、先進教師以及教學改革等內容都沒有一個有效、詳細的記錄，這在很大程度上不利于學校檔案管理工作的網絡化建設。對此，學校應該重視對檔案管理的網絡化建設，制定出一套完善的管理標準，同時還要注重管理人員自身綜合能力的有效培養(yǎng)，同時還要建立健全相關制度和規(guī)法，這樣才能從根本上實現(xiàn)學校管理水平的進一步提升。

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［3］關莉莉.高校檔案管理網絡化的建設與實施［J］.產業(yè)與科技論壇，2014（23）.