新形勢下對于檔案管理工作的思考

吳秋明（保山市隆陽區地方公路管理段　云南保山　678000）

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新形勢下對于檔案管理工作的思考

吳秋明（保山市隆陽區地方公路管理段云南保山678000）

摘要：提高事業單位檔案管理水平，是提高資源開發、查詢效率的基礎。然而，由于受到傳統管理理念的影響，事業單位長期未能對檔案管理工作產生足夠的重視，導致檔案出現不同程度的遺失、損毀，面對嶄新的發展環境，事業單位應該深入思考自身的檔案管理工作。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；思考

一、引言

檔案管理工作的優劣直接影響著事業單位的工作效率和工作質量，已經逐步成為事業單位日常管理過程中必須可少的內容。科學的檔案管理工作，彰顯的是事業單位良好的業績管理水平，伴隨著我國社會主義市場經濟建設的穩步推進，檔案管理工作的內涵和外延也已經發生了深刻的變化，事業單位唯有積極做到與時俱進，才能夠主動適應激烈的市場化競爭，促進單位實現可持續健康發展，將發展過程中的成果、不足真實客觀地加以反映。檔案管理工作并不是一項孤立的內容，而是同事業單位的戰略管理、效率管理等內容有機結合起來的，因此，做好事業單位的檔案管理工作對事業單位有著直接而深遠的影響。

二、事業單位檔案管理工作存在的主要問題

1.未能對檔案管理工作產生足夠的重視

由于受到傳統管理理念的影響，我國很多事業單位長期以來并未對檔案管理工作產生足夠的重視，這一現象在單位領導、員工中都普遍存在。我們經常看到，不少單位都沒有設置專職的檔案管理人員，一般都由辦公室的通知兼任，有些是安排臨退休的老同志管理。究其原因，從單位領導的角度來說，由于檔案工作的后臺管理屬性，因此基本不可能為單位帶來直接的經營效益，再加上上級對事業單位領導進行任期考核的過程中，也沒有將檔案管理工作納入其中，因此事業單位領導缺乏提升檔案管理工作水平的外在動力。除此之外，監督的缺位和滯后的軟硬件投入，也在客觀上不利于檔案管理工作的順利高效開展。

2.檔案管理人員業務素養有待進一步提升

客觀來看，檔案管理工作具有較強的政策性和專業技術性，因此，事業單位檔案管理人員需要具備良好的專業素養，才有可能勝任檔案管理工作。一些事業單位沒有專門的檔案管理人員，是由其他崗位的員工兼任，長期兼崗導致員工較為疲憊，應付日常工作已屬不易，很難具備足夠的精力和時間做好事業單位的檔案管理工作，再加上事業單位員工崗位的相互輪換，導致單位往往缺乏專業的檔案管理人員，檔案管理工作的持續性、穩定性受到較大的影響。由于長期以來都缺乏對員工進行檔案管理工作的培訓，因此在檔案文件的整理、分類、保管等基礎性業務上規范性不足，相關職責權限的界定也較為模糊，檔案不按時歸檔、歸檔移交錯誤等情況時有發生。

3.檔案管理的信息化程度不高

隨著科學技術，尤其是信息技術的不斷發展，事業單位的信息化辦公程度逐步提升，但是在檔案管理工作方面的應用還并不是十分廣泛。目前，一些事業單位已經開始采用信息管理系統來對單位內部檔案進行管理，但是一些先進的手段、技術還并沒有得到充分的挖掘和運用。計算機在檔案管理中的應用程度已經得到大幅度提升，很多單位都開始將相關信息錄入計算機，但是在實際操作中，仍然有很多事業單位習慣用手工操作，無紙化閱讀檔案并未完全的實現，不利于檔案保管工作效率和效果的提高。

三、完善事業單位檔案管理工作的途徑

1.深化對檔案管理工作的認識，完善檔案管理工作的基礎建設

一方面，事業單位應該對檔案管理工作引起高度的重視，將其作為一項重要的日常性管理工作來對待。事業單位可以嘗試建立專門的檔案管理小組，主要對檔案管理工作進行定期的指導、督促、檢查，一旦發現問題，可以做到及時修正。為了達到更好的檔案管理效果，還可以制定相應的考核機制，對單位檔案管理工作進行定性、定量有機結合的考核，保持動態管理模式，引導事業單位檔案管理工作的科學化發展。另一方面，事業單位領導還應該有意識地強化檔案管理工作的基礎性建設。檔案管理的庫房、閱覽室、檔案管理人員的辦公室三者應該分開，并且給予適當的資金支持，為檔案管理工作配置先進的計算機管理設備。

2.重視對檔案管理人員業務素養的提升

技術的創新與發展，最終也需要人來執行，因此做好檔案管理工作的核心仍然是人。針對崗位輪換導致檔案管理人員更換頻繁的情況，事業單位可以考慮成立專門的檔案管理部門，配置專人，在崗位調整時，盡可能保證檔案管理人員的穩定性，人員的穩定是提升業務素養的基礎。隨著時代的進步，很多工作內容都不斷與時俱進，檔案管理人員也必須及時更新自身的知識結構，并時刻強化職業道德修養，培養起正確的職業道德掛念，在不斷精進專業知識的同時，還要積極學習相關的信息化技術，緊跟時代的發展潮流。

3.推進檔案管理工作的信息化進程

想要在新的發展環境下做好事業單位檔案管理工作，就必須將檔案管理工作信息化例入工作日程。首先，事業單位需要在檔案管理部門中配置必須的信息化設備，并且在此基礎上做好檔案管理人員的計算機培訓，將現今較為流行的光盤、聲像、微縮等先進技術靈活運用于檔案管理工作之中。其次，在推進檔案管理信息化的進程中，事業單位需要充分考慮自身需求，在面臨機遇和挑戰并存的時代背景下，需要對管理方法和經驗進行科學整合。最后，檔案管理工作的信息化建設需要制定出最優的檔案管理政策，既能為本單位的各項業務工作服務，同時也能夠更好地滿足社會需求。

四、結語

綜上所述，事業單位檔案管理工作存在的問題，會影響事業單位對我國經濟和社會所做的貢獻。面對嶄新的發展環境，事業單位必須從根本上重視起自身的檔案管理工作，緊跟時代發展潮流，創造性開展檔案管理工作，這是經濟環境的客觀要求，也是事業單位經營管理水平全面提升的重要參考內容。

參考文獻：

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[3]何建茹.事業單位檔案管理工作現狀及發展路徑[J],中外企業家,2014(23)