淺議對檔案管理標準化的內容和體系的認識

馬會

摘 要：檔案名詞術語的規范和標準，不僅有利于檔案學研究和檔案學科的發展，而且有利于檔案工作的順利開展，提高檔案管理效率。檔案管理標準體系是各種檔案管理標準相互依存、相互銜接所構成的有機整體。它是對整個檔案管理工作體制和政策、檔案管理水平及其標準化程度的綜合反映。

關鍵詞：檔案管理;標準化

一、檔案管理標準化的內容

1.檔案專業名詞術語與代號代碼標準化。檔案專業術語的名稱和含義眾說紛紜，概念范疇模糊不清，會給檔案學理論研究和學科發展造成混亂，并給檔案工作和檔案事業的發展帶來負面影響。因此，檔案名詞術語標準，是檔案管理的最基礎標準，應首先抓好檔案專業名詞術語的標準化工作，為制訂其他各項標準奠定基礎。

檔案代號代碼是檔案標記符號，它是利用文字符號、數字符號、顏色、圖像來表示一個具體的概念。檔案管理的代號代碼標準化，主要包括檔案館代碼、檔案工作名詞術語代碼、檔案類型與檔案載體代碼、檔案信息處理代碼等的標準化。代號代碼標準化，對于檔案管理自動化有著重要的意義。

2.檔案實體管理（檔案業務工作）標準化。檔案實體管理標準化包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統計等檔案實體管理各個環節的業務工作標準化。檔案實體管理標準（檔案業務工作標準）包括：歸檔文件整理標準、案卷質量標準、檔案接收標準、檔案分類標準、全宗劃分標準、檔案鑒定標準、檔案銷毀標準、檔案統計標準、檔案規格和尺寸及表冊標準等。檔案實體管理標準化對檔案實體管理的質量、規格和工作程序等進行規范，可以保證檔案工作的質量，提高檔案管理工作的效率。

3.檔案信息處理標準化。檔案信息處理標準化對于檔案信息組織、報道和交流、數字檔案館建設和檔案信息化建設具有十分重要的意義。檔案信息標準包括：檔案著錄標準、標引標準、檢索語言標準、目錄組織標準、檔案編纂標準，等等。檔案信息處理標準化是建立全國統一的檔案信息檢索體系和報道體系，實現檔案信息資源共享的必備條件。

4.檔案管理技術與設備標準化。檔案管理技術與設備標準所涉及的范圍廣泛，主要包括：計算機檔案管理技術、縮微技術、復制技術、視聽技術、保護技術及有關設備的一系列標準，如檔案數據庫設計標準、檔案機讀目錄格式標準、縮微復制品規格和設備標準、計算機硬件與視聽設備標準、檔案保護技術設備標準、檔案建筑物設計標準以及檔案裝具標準，等等。

二、檔案管理標準化的體系

1.檔案管理標準體系的基本特性。檔案管理標準體系有下面幾個基本特性：（1）完整配套。檔案管理標準體系是由全部檔案管理標準共同構成的具有內在聯系的整體，各項標準之間互相依存、互相補充，共同發揮作用。每種標準的制訂和實施，都需要有關標準與之相配套，否則，其作用就會受到限制，不能產生應有的效果。例如，檔案檢索標準，就需要檔案著錄、標引、檢索語言、目錄組織等各方面標準的相互配合，并要制訂相應的細則，才能達到整體效果，促進檔案檢索工作的發展。（2）協調一致。檔案管理標準體系的協調性是指各項標準在相關的質的規定方面互相一致、互相銜接、互為條件、協調發展。檔案管理標準體系的協調一致包括檔案標準體系之間的相關性協調和與外部標準體系之間的擴展性協調兩種形式。①相關性協調。相關性協調是指在某一系列檔案管理標準中相關指標的協調一致，如檔案分類標引規則和檔案主題標引規則在對檔案標引深度的規定上應是一致的。②擴展性協調。擴展性協調反映了檔案管理標準體系與其他標準體系的聯系。如檔案著錄標引規則與圖書等一般文獻標引的著錄標引規則在項目設置、指標規定上應有所對應，保持一定的協調性。其目的是為檔案與圖書、資料、網絡資源等其他信息資源之間的交流和共享創造條件。（3）比例適當。不同種類和不同級別的檔案管理標準在標準體系中存在著一定的數量比例關系，它是檔案管理各個方面標準狀況的量的反映。各項標準在檔案管理標準體系中所占比例是由標準的適用面、各項檔案管理業務和技術的特點及其工作內容的重要程度以及對標準的需求狀況等因素決定的。

檔案管理標準體系的構成體現了上述3個基本特性即配套性、協調性和比例性的結合。它是決定檔案管理標準體系形成與發展的內在因素，除此以外，下列因素也會影響標準體系的構成：①檔案管理體制與政策法規。②檔案管理系統的結構特點。③檔案管理的發展水平與特點。④檔案管理標準化在廣度和深度上的發展水平。

2.檔案管理標準體系的構成。檔案管理標準體系是由各個檔案管理工作領域的標準所構成的整體，由縱向結構和橫向結構統一構成。

（1）縱向結構。縱向結構，即檔案管理標準體系的層次結構，反映了檔案管理標準的不同層次及各層次之間的相互關系。檔案管理標準體系按照層次和級別，由國家標準、行業標準、地方標準、企業標準構成。從國家標準到企業標準，通用性程度逐漸降低，個性逐漸增加。行業標準反映了行業在一定時期內的技術條件和管理水平，在行業內部起著統一和控制的作用，是行業特殊性的反映。它必須受相應的國家標準的制約，不得低于國家標準的要求。檔案管理國家標準和行業標準是概括性的，具有指導意義和伸縮的余地;而地方標準和企業標準是具體化的，是對國家標準和行業標。準的補充。各層次之間是相互制約、相互滲透的。由于檔案管理標準化工作起步較晚，統一化程度低，因此，在檔案管理標準化體系中，應著重建設國家標準和行業標準，而地方標準和企業標準則不宜過多。

（2）橫向結構。橫向結構，即標準體系在檔案管理各個工作領域的構成及其內在聯系。從整體與部分來看，檔案管理標準體系是一個總系統，而各個工作領域的標準體系則是其分系統，總系統與分系統之間、各個分系統之間是相互協調、相互配套的。

在檔案管理各個工作領域的標準體系中，如下幾個領域的檔案管理標準體系比較重要：①檔案業務工作標準體系。A檔案收集標準。包括檔案接收標準、檔案交接文據格式標準、歸檔標準等。B檔案整理標準。包括全宗劃分標準、全宗內檔案檔案標準、案卷格式標準、案卷質量標準、歸檔文件整理標準、檔號編制標準等。C檔案鑒定標準。包括檔案密級劃分標準、檔案保管期限標準、檔案銷毀標準等。②檔案信息處理標準體系。A檔案數據庫設計標準。包括數據單元標準、信息分類編碼標準、數據加密標準、磁帶交換格式標準等。B檔案管理系統設計標準。包括軟件開發標準、文檔編制標準、程序語言設計標準、輸入、輸出格式標準，系統測試與評價標準。③檔案管理系統硬件標準。包括計算機型號、規格標準，輸入、輸出設備標準、通信設備標準、中文信息處理設備標準等。D檔案信息檢索標準。包括檔案著錄、標引標準、檢索語言標準、檔案目錄編制標準、機讀目錄格式標準等。

在檔案管理標準體系結構框架中，檔案管理基礎標準處于主導地位，它是制訂其他檔案管理標準的依據，在制訂一些業務技術標準和管理標準時需廣泛引用，具有廣泛的通用性。因此，檔案管理基礎標準具有最高權威性，應優先制訂。各種業務技術標準和管理標準涉及檔案管理的各個領域，應區分不同情況，合理安排它們在體系結構中的位置