檔案管理新職責之檔案資料的分析與傳播初探

李冰

摘 要：截至目前時點，全國各地的檔案管理部門還普遍存在“重管輕理”問題，認為“管”好檔案資料就是盡責了，忽視了“理”的職責。新時期的檔案管理有一個更高的要求，也是一個新的職責，那就是如何更好地為和諧事業、經濟發展做好增值服務。本文圍繞拓寬視野，主動服務，就細化檔案管理工作中的檔案資料分析要點及其成果傳播應用問題，提出自己的建議和觀點，力求給檔案管理工作者一個必要的提示，具有相對的創新服務理念。

關鍵詞：檔案管理;分析與傳播;提高服務質量

一、檔案管理的背景、現狀思考和命題的產生

黨的十八大要求把檔案管理工作上升到事關長遠發展的高度來認識。我們現在身處的背景環境，是如何提高檔案管理為經濟發展服務的質量，事關全社會對檔案工作服務質量的考量。因此，實事求是貼近經濟建設和民生才是根本所在。當今在提高檔案管理水平方面的大部分話題，都是圍繞“如何加強檔案工作隊伍建設”、“如何強化規章制度建設”、“如何運用科技新成果和管理新手段”、“如何提高檔案查閱效率”等等展開，大多缺少提高服務質量的建議和措施。

從全國各級檔案管理的現狀看，檔案管理“重管輕理”是極其普遍的問題。有人認為，檔案管理，就是保管起來不丟失不破損查閱方便就可以了。這樣的觀念意識下，自然很難提高服務質量。現在的時代，已經不再是滿足提供便利查閱的時代，而是要充分利用好檔案公共信息資源為全社會發展提供增值服務的時代，必須盡快由“簡單看管”向“研究分析”提升服務價值轉變。所以，“管”是本分，但“理”更是第一要務。

二、兩種檔案資料基本分析的要點問題

檔案管理資料的分析是按照社會用戶的特定需求來進行，這里我們要領會的重點關鍵詞是“需求”，這是核心要點，離開特定的用戶需求就失去了分析的意義。要通過對檔案信息的收集、整理、鑒別、篩選，形成與目的性相吻合的用戶需求的內容，最終為使用者服務。

因檔案對象、管理角度、時空差別不同，檔案資料有多種門類，限于篇幅，我們例舉常用的兩個檔案類別來簡述分析方法的要點：

第一，以人事檔案資料分析要點為例：目前，人才檔案資料因受到保密法規限制，讓很多有價值的人才交流信息受到禁錮。試想，如果沒有妥善的分析為使用者提供參考，人才本身技能特點就無法推介給用人單位，人才檔案存在的價值必將被削弱。為此，我們可以省略名字。分析時，只要突出年齡性別、人才技能、從事職業實踐的軌跡、個人意愿四個方面的信息就可以了。而后把批量的人才信息集中起來分類再分析。比如，某方面人才需求的年齡結構、求職意向、可能向某個用人單位推薦等，簡要的分析完成后，可以根據掌握的資源的流動方向，給政府提供借鑒，也可幫助人才找到合理的去處，資源就很容易發揮作用了。

第二，以病情檔案資料分析要點為例：例如，某個患者的家庭成員或者自己得過某種疾病，經過治療暫時恢復，但病情并非痊愈，他們忙于工作，身體上沒有嚴重不良反應就很少會回去復診。很多人因此把小病誤成大病。我們分析病情檔案資料的出發點就是解決這一問題。分析時，先依據檔案把各類患者的不同的病種資料匯總分類，結合疾病特點加以分析，從中找到兩方面重點價值信息：一方面是公眾性的有價值信息。即，多少人得這種病，占本地區發病率是多少。這個信息的價值點在于幫助醫院和政府衛生部門提供有價值的醫療導向;另一方面是個體性有價值信息——患者復發的幾率是多少、患者因得過某種疾病還可能引發哪些疾病、什么時機通知患者前來復診更及時有效。

三、檔案資料分析成果共享及其傳播平臺的搭建

上述檔案信息分析成果獲得的根本目的是應用。這里我們仍然以人事檔案和病情檔案為例來闡述傳播平臺搭建問題。

第一種平臺是人才檔案信息定向合作平臺——主動與應用單位聯系，定期為用戶（企事業單位）提供檔案管理分析的成果，對此可嘗試有償服務的方式，簽立合約，定期提供分析成果，讓使用這些信息成果的單位科學實用信息資源。例如某行業某企業擬用人才的技能標準、趨向、年齡結構、文化素質要求、薪金待遇、后續職業生涯再造條件等，可不定期向欲求職或更換求職方向的大眾人群公布，為社會人才資源的合理分配創造條件;第二個平臺是患者健康信息平臺。包括兩個層面，一是借助多媒體向社會化廣而告之層面。可以運用電視、報紙、雜志、社區等渠道，將分析得到的一段時期內疾病的宏觀性分析趨勢公之于眾，讓大家有針對性防治;二是將患者個人有價值信息傳播給患者本人。一般重大疾病檔案，都會留下患者的聯系方法和姓名，通過主動聯系善意提示，會督促患者重視進一步防治和康復，贏得患者對服務質量的認同，還可以為醫院征得潛在的患者資源。

檔案管理的“即管也理”的分析時代到了。我們不能只滿足于管，要通過分析所取得的成果來傳播應用，實現“即管也理”的目標，才是創新檔案管理，提高服務質量的首要標志。期待檔案管理的有識之士能夠認同上述觀點并為之努力。