食品監管檔案規范化管理的重要性研究

韓杰（集寧區食品藥品監督管理局，內蒙古 烏蘭察布　012000）

食品監管檔案規范化管理的重要性研究

韓杰
（集寧區食品藥品監督管理局，內蒙古 烏蘭察布012000）

摘要：首先指出了食品監管檔案管理包括的主要內容，然后分析了食品監管檔案管理的現狀，最后提出了解決這些問題的有效措施，通過培訓檔案員專業素質和政治素質實現檔案管理工作的高效化。

關鍵詞：食品安全；檔案員；檔案管理；規范化

中圖分類號：R155.5

文獻標識碼：A

文章編號：1671-864X（2015）05-0073-01

作者簡介：韓杰（1984—），女，內蒙古烏蘭察布市察右前旗人，職稱：助理館員，研究方向：食品流通、食品藥品檔案管理。

一、食品安全衛生質量檔案管理包括的主要內容

1.企業資質和企業管理：企業資質檔案其實就是從業的證明，主要包括有生產許可證和法人身份證復印件以及食品企業質量安全承諾書等。企業管理檔案包括企業的管理制度和標準文件、產品標簽等能夠反映企業自身特點的規范性文件。

2.原輔材料：食品安全問題有很大一部分都是出現在原輔材料上，這部分的檔案包括有合格供應商檔案和原輔材料采購計劃表以及采購檢驗證和入庫單等。

3.生產、檢驗和銷售管理：安全生產檢查記錄和領料單以及入庫單、設備維修記錄等屬于生產管理方面的檔案資料，而出庫單和產品銷售臺賬以及消費者投訴處理等則屬于銷售管理方面的資料。但是，食品的檢驗不僅要保證原材料、成品和生產過程的合格，還要保證一旦出現質量問題，能夠準確查找并處理。各種檢驗和測量計劃表、對比檢驗報告和原輔材料記錄、成品檢驗記錄、出廠檢驗包括等都屬于重要的檢驗管理檔案資料。

其他諸如不合格及召回管理、健康管理及培訓計劃、食品安全事故處置以及年審管理和行政措施管理方面的檔案資料也是非常重要的。

二、食品監管檔案管理現狀

目前，對于民眾最為關心的食品安全的監管工作相關機構和部門的工作稍顯滯后，大部分地區的食品藥品監督管理機構并沒有建立科學、有效的食品監管檔案。這樣最終導致了兩種不對稱，其一，是消費者對食品安全的高要求和食品自身的安全性不對稱；其二，是消費者和食品生產廠家相關信息不對稱。

首先，食品監管檔案工作缺乏統一規劃。

目前，由于食品管理權限不明確、不統一，出現了各級各類管理部門之間互相推諉排斥的情況，本質上來說應該有一個統一的食品安全管理機構或部門。

其次，缺乏完善的食品安全信用體系，食品檔案資源短缺。

市場上的食品生產企業眾多，但是普遍存在規模較小的特點，很多企業缺乏生產合格食品的一些必要條件。而那些相對規模較大的企業往往會由于體制和其他一些因素而導致其在質量管理和產品開發以及市場經營等方面出現問題，這些企業生產的產品質量也非常令人擔憂。其他諸如食品流通領域秩序較為混亂，往往缺乏安全有效的安全檢測方式和手段并進行質量控制等有效措施，都會導致不合格產品的出現。

第三，食品監管檔案不夠健全對食品安全存在不良影響。

食品監管檔案工作目前還是存在不規范、不健全等問題，給食品監管工作造成了很多困擾。現在很多的生產企業也開始意識到食品監管檔案規范化的重要性，食品生產相關檔案制度讓我們消費者能夠吃到健康、安全、放心的食品看到了希望。但是，我們也應該清醒的認識到有了較為規范的食品生產安全管理制度和檔案的規范化管理并不能完全保證我們吃的食品就完全健康和衛生。

規范化的檔案管理制度可能并沒有在食品生產和加工以及銷售的整個過程得到很好的落實或者沒有進行有效的額貫徹。再者，我國大部分地區的食品安全監管單位或部門也沒有認真的履行監管責任，只是象征性的做一些“表面工作”，定期甚至會定定日的進行抽查，這都為食品出現安全問題提供了可乘之機，使很多不合格的食品流入一些小超市危害人們的健康和安全。

通過上面的分析，我們不難看出由于沒有建立統一、科學、規范的食品安全檔案管理制度，不僅在企業方面甚至在食品監管部門都可能出現這樣或那樣的安全問題，在生產、食品流通和檢驗等環節出現不該出現的問題。由此可見，建立規范化的食品安全檔案管理制度具有非常重要的現實意義。

三、加強食品安全監管檔案規范化管理的有效措施

首先，強化檔案員對檔案管理重要性的認識。

現在普遍存在的問題是檔案員自身對檔案管理的重要性認識程度不高，在實際工作中隊檔案資料的管理不是特別重視，容易出現一些本不應該出現的問題。如，檔案員在進行資料的收集和整理過程中態度不夠積極，檔案在進行歸檔時沒有根據內容等方面的不同進行合理區分，有些檔案員甚至會出現丟失檔案資料的情況。因此，應該不斷強化食品安全監管部門的管理人員對規范化管理重要性的認識，引導檔案員自覺遵守相關規定和制度。

其次，建立一戶一檔的規范化管理機制。

針對每個擁有行政許可的食品生產或銷售單位，食品安全監管部門應該將其納入管轄范圍，采用一戶一檔的方式統一進行監督、管理。

第三，統一印制規范化的監管檔案文書。

第四，檔案內容應該進行明確的規定，列出規定清單。

最后，加強檔案員的培訓工作。

在食品安全監管檔案規范化管理的過程中，必須不斷提升工作人員的政治素質和專業技術。通過不斷培訓能夠使檔案員不會出現泄露檔案信息的情況，樹立檔案員服務社會的意識，認識到檔案管理工作的保密性和政治性，盡可能保證檔案信息的安全。

參考文獻：

[1]肖文建； 郭琦. 試論食品安全監管的檔案化管理 [J]. 檔案學通訊，2009（11）.

[2]高蒙蒙. 食品檔案管理強化探討 [J].食品安全導刊，2015，（23）.