高校戶籍管理信息化的探索實(shí)踐

張旭東

高校的集體戶口管理是高校管理及服務(wù)校內(nèi)師生員工的一個(gè)重要組成部分，是一項(xiàng)繁雜瑣碎、專業(yè)性、政策性很強(qiáng)的基礎(chǔ)工作。[1]由于戶籍管理體制問題和管理對(duì)象眾多的特點(diǎn)，幾乎所有北京地區(qū)高校的戶籍管理部門都會(huì)是最繁忙的部門之一。在此背景下，戶籍管理信息化顯得尤為重要。下面以對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)戶籍管理工作為例進(jìn)行分析。

戶籍管理工作概況

1.戶籍管理工作的三個(gè)時(shí)期

從工作手段來看，學(xué)校戶籍管理工作可以分為三個(gè)時(shí)期：

一是手工時(shí)期（2010年8月之前），以手抄、手寫記錄戶籍辦事信息為主要特征的粗放式管理模式。此階段的戶籍管理者年齡偏大，不會(huì)使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，工作效率低，平均需要10分鐘才能辦好一件戶籍業(yè)務(wù)。

二是電子化時(shí)期（2010年8月-2014年2月），以計(jì)算機(jī)辦公軟件和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用為主要特征的集約化管理模式。此階段的戶籍管理者年輕且學(xué)歷高，能夠應(yīng)用電子化手段來進(jìn)行戶籍管理。戶籍?dāng)?shù)據(jù)全部使用EXCEL辦公軟件管理。戶籍辦理時(shí)間平均為1.5分鐘，工作效率大大提高。

三是信息化時(shí)期（2014年3月至今），以信息化系統(tǒng)和移動(dòng)終端為主要特征的精細(xì)化管理階段。戶籍管理者緊緊把握時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，在建設(shè)PC端戶籍管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，又開發(fā)了微信平臺(tái)移動(dòng)終端。師生在PC端或手機(jī)端，預(yù)約辦理戶籍業(yè)務(wù)即可，前來辦理戶籍業(yè)務(wù)平均僅需15秒。

2.戶籍管理工作量

學(xué)校每年統(tǒng)招全日制新生約3，800人，除北京生源學(xué)生、港澳臺(tái)學(xué)生、自愿放棄遷入戶口的學(xué)生外，每年落戶新生人數(shù)為3，400人左右。新生落戶工作，包括收取戶口遷移證并進(jìn)行反復(fù)核對(duì)、戶口信息錄入公安系統(tǒng)、打印常住人口登記卡、常住人口登記表并進(jìn)行排序，為新生采集人像、采集指紋辦理身份證、收取舊身份證、發(fā)放新身份證、代繳費(fèi)。與此同時(shí)，每年畢業(yè)生需要遷移戶口的人數(shù)大約為3，000人。此外，由于學(xué)校的國際化特征，在校大學(xué)生參加各種國外、境外交流項(xiàng)目眾多，50%以上的學(xué)生都持有護(hù)照或港澳、臺(tái)灣通行證。歷史數(shù)據(jù)顯示，僅借出“常住人口登記卡”這一項(xiàng)業(yè)務(wù)，平均每年借出、歸還次數(shù)超過1萬人次。除此之外，還有補(bǔ)辦身份證、開具無犯罪記錄證明和教職工戶籍業(yè)務(wù)。綜合統(tǒng)計(jì)下來，保衛(wèi)處每年要辦理各類戶籍事項(xiàng)6萬余次。如何高效應(yīng)對(duì)如此集中的工作量成為擺在戶籍管理者面前的一個(gè)課題。

戶籍管理信息化的探索實(shí)踐

1.戶籍管理信息化的目的

面對(duì)每年巨大的工作量，提高辦公效率是戶籍管理者不得不采取的措施。信息化是戶籍管理工作的革命性變革。戶籍管理信息化極大地提高了工作效率，簡(jiǎn)化了戶籍業(yè)務(wù)辦理流程，減少了學(xué)生辦理戶籍業(yè)務(wù)的時(shí)間。一方面，從師生角度來看，縮短了業(yè)務(wù)辦理等待時(shí)間;另一方面，對(duì)于戶籍管理者而言，按照每天接待200名學(xué)生來計(jì)算，一天可以節(jié)省4小時(shí)，減少了冗余動(dòng)作。

2. 戶籍管理信息化的數(shù)據(jù)流

戶籍管理信息化的數(shù)據(jù)流從新生入學(xué)起，即開始建立，直至學(xué)生畢業(yè)離校戶口遷出。新生入學(xué)前，進(jìn)行基本數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。學(xué)生開學(xué)報(bào)到前，在戶籍管理信息系統(tǒng)中選擇遷移戶口或者放棄遷移戶口。遷移戶口的新生自助填寫一些內(nèi)容信息，包括戶口遷移證上的“出生地”“籍貫”“原住址”等。新生自助填寫的信息經(jīng)過保衛(wèi)處核定后，生成正式的在校生數(shù)據(jù)庫。在校生能夠辦理借用常住人口登記卡、補(bǔ)辦身份證、開具無犯罪記錄證明等業(yè)務(wù)。畢業(yè)生能夠在戶籍管理系統(tǒng)中辦理戶口暫存和戶口遷出。教職工數(shù)據(jù)流與學(xué)生完全相同，使用相同的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。

3.戶籍管理信息化的功能模塊

戶籍管理信息系統(tǒng)分為PC端和移動(dòng)端兩大平臺(tái)。經(jīng)過調(diào)研，學(xué)校99%的學(xué)生使用微信。因此，微信平臺(tái)作為戶籍管理信息化的重中之重進(jìn)行開發(fā)推廣。微信平臺(tái)分為新生、在校生、畢業(yè)生三個(gè)基本模塊。

第一，新生模塊。新生在報(bào)到前，戶籍管理系統(tǒng)中已經(jīng)存在學(xué)生的基本信息，如姓名、身份證號(hào)、學(xué)號(hào)等。新生只要有微信，通過身份證號(hào)和學(xué)號(hào)即可實(shí)現(xiàn)微信號(hào)與戶籍管理系統(tǒng)的綁定。新生在綁定微信號(hào)后，如果學(xué)生自動(dòng)放棄遷移戶口，簽訂放棄協(xié)議。如果遷入戶口，學(xué)生自助輸入“戶口遷移證”上的相關(guān)信息，包括“出生地”“籍貫”“原住址”等內(nèi)容。

第二，在校生模塊。保衛(wèi)處在核準(zhǔn)新生自助上傳的信息后，生成在校生數(shù)據(jù)庫。在校生可以通過微信平臺(tái)，預(yù)約借用常住人口登記卡、補(bǔ)辦身份證、開具無犯罪記錄證明等業(yè)務(wù)，預(yù)約成功后，會(huì)返回微信通知。此外，微信平臺(tái)還具有提醒功能、黑名單功能。例如：學(xué)生借用常住人口登記卡的時(shí)間默認(rèn)為8天，還有1天到期時(shí)，平臺(tái)會(huì)自動(dòng)發(fā)送微信通知。學(xué)生超期歸還常住卡，則自動(dòng)拉入黑名單，同時(shí)也會(huì)發(fā)送微信通知。拉入黑名單后，學(xué)生用戶則不能在微信平臺(tái)預(yù)約辦理任何業(yè)務(wù)，直至管理員在后臺(tái)解鎖。未將戶口遷入的非京籍學(xué)生也可以在微信平臺(tái)預(yù)約辦理暫住證等業(yè)務(wù)。

第三，畢業(yè)生模塊。由于北京市留京指標(biāo)的特殊性，北京市教委制作留京報(bào)到證、北京市人社局下達(dá)留京接收函的時(shí)間節(jié)點(diǎn)在畢業(yè)當(dāng)年的12月31日。因此，并不是所有學(xué)生都能在畢業(yè)時(shí)將戶口遷出，大部分學(xué)生是要申請(qǐng)戶口暫存學(xué)校，等待單位下達(dá)留京指標(biāo)或者再尋找能夠解決北京戶口的工作機(jī)會(huì)。學(xué)校為畢業(yè)生就業(yè)提供方便，允許戶口暫存學(xué)校半年。申請(qǐng)暫存戶口的學(xué)生要在微信平臺(tái)申請(qǐng)，但如果畢業(yè)前確定戶口遷移方向，那么，畢業(yè)生就可以在微信平臺(tái)直接申請(qǐng)將戶口遷出。

戶籍管理信息化的啟示

從學(xué)校戶籍管理信息化的工作實(shí)踐來看，從提出信息化構(gòu)想和設(shè)計(jì)方案，到信息化落實(shí)歷經(jīng)三年多時(shí)間，有以下幾點(diǎn)啟示：

1.資金保障是戶籍管理信息化的關(guān)鍵

戶籍管理信息化的最大難點(diǎn)不是技術(shù)問題，而是資金問題。資金不到位，再好的構(gòu)想和設(shè)計(jì)都是一紙空談。因此，沒有領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)信息化的大力支持，戶籍管理信息化是不能實(shí)現(xiàn)的。

2.信息化創(chuàng)新思維是戶籍管理信息化的原動(dòng)力

戶籍管理者的信息化創(chuàng)新思維，是戶籍管理信息化的原動(dòng)力。如果戶籍管理者本身沒有信息化創(chuàng)新思維，那么，戶籍管理信息化便失去了原始動(dòng)力。只有戶籍管理者本身不斷用信息化創(chuàng)新思維來考慮工作實(shí)際問題，戶籍管理信息化才能取得進(jìn)展。

3.流程再造是戶籍管理信息化的基礎(chǔ)

信息化不是靈丹妙藥，必須依托網(wǎng)下工作流程再造。一是要工作任務(wù)分解，面向全校的戶籍管理工作要分解到學(xué)院，尤其批量辦理新生和畢業(yè)生戶籍業(yè)務(wù)時(shí)，如果不這樣，即便是信息化也不能產(chǎn)生高效率。二是要簡(jiǎn)化工作流程，信息化在使用流程上必須簡(jiǎn)單、簡(jiǎn)潔，減少設(shè)計(jì)層級(jí)，否則，信息化反倒是使用起來效率很低。

4.用戶體驗(yàn)是戶籍管理信息化的核心

信息化絕不可圖新鮮、趕時(shí)髦，為了信息化而信息化。一定要站在師生用戶角度去考慮戶籍信息化系統(tǒng)方便不方便，實(shí)用不實(shí)用。此外，還要從戶籍管理者角度設(shè)計(jì)簡(jiǎn)單易用的管理后臺(tái)。

5.周期短是戶籍管理信息化的特點(diǎn)

戶籍管理信息化和所有的通用信息化一樣，具有發(fā)展迅速的特點(diǎn)。從工作實(shí)際來看，還未等PC端信息系統(tǒng)成型，就已然進(jìn)入了移動(dòng)終端時(shí)代，PC端顯然已經(jīng)“OUT”了。由于微信的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，當(dāng)前開發(fā)重點(diǎn)宜放在微信平臺(tái)。

綜上可見，高校戶籍管理信息化的探索實(shí)踐是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，是不斷創(chuàng)新發(fā)展的過程，且隨著戶籍政策和信息化手段的不斷變化而變化。戶籍管理者只有緊緊把握時(shí)代發(fā)展潮流，才能更智慧高效地為師生服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 于越，殷宏斌，尹世學(xué). 高校集體戶口管理信息化的建設(shè)與思考[J].中國教育信息化：高教職教，2014（2）.

（作者單位：對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)保衛(wèi)處）

[責(zé)任編輯：于 洋]