淺談人事檔案信息資源開發(fā)利用分析

衛(wèi) 淼

（長(zhǎng)春市婦幼保健所，吉林 長(zhǎng)春 130051）

我國(guó)早就提倡科教興國(guó)戰(zhàn)略，走人才強(qiáng)國(guó)路線，強(qiáng)調(diào)人才重要性。人才作為重要信息資源，是國(guó)家文化政治、經(jīng)濟(jì)科技發(fā)展的重要因素。合理、科學(xué)的人事檔案，是國(guó)家人才資源信息的重要體現(xiàn)，是人才資源能否優(yōu)化配置，信息資源能否合理開發(fā)利用的關(guān)鍵因素。所以，開發(fā)利用人事檔案信息資源十分必要。筆者根據(jù)自身多年的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，主要分析人事檔案信息資源的開發(fā)與利用。

一、人事檔案信息資源開發(fā)利用重要性分析

開發(fā)、利用人事檔案信息資源，是立足人事檔案資源基礎(chǔ)，利用特定途徑、手段，為人事檔案內(nèi)容、服務(wù)提供人事組織工作，對(duì)信息資源的開發(fā)、利用具有重要意義。

首先，開展人事檔案工作，必須依靠人事檔案信息資源開發(fā)利用。如果能夠充分發(fā)揮人事檔案信息資源，開發(fā)利用人事檔案信息資源，方可為人事工作提供更為可靠、科學(xué)的檔案信息，方能為黨中心工作更好服務(wù)。目前，我國(guó)正處于高速發(fā)展階段，我國(guó)發(fā)展與各專業(yè)、高素質(zhì)人才分不開，與新型科技研發(fā)者分不開。我國(guó)要想建立一批高素質(zhì)、先進(jìn)性人才隊(duì)伍，與人事檔案信息資源利用分不開。可以說(shuō)，人事檔案資源為我國(guó)人事工作、黨中心工作提供科學(xué)、可靠的信息資源，是其價(jià)值重要體現(xiàn)。

其次，評(píng)價(jià)人事檔案工作合理與否，需依靠人事檔案信息資源利用。針對(duì)人事檔案工作，開展評(píng)價(jià)時(shí)，是依靠人事檔案資源利用所表現(xiàn)。在人事檔案工作中，若信息資源的開發(fā)利用中，提供更為真實(shí)、可靠的材料，裝訂信息與規(guī)范相符合，人事檔案工作則更為優(yōu)質(zhì)。在人事檔案工作中，若無(wú)法為人事檔案資源提供真實(shí)、有效的信息資源，則人事檔案工作屬于劣質(zhì)。合理、科學(xué)的人事檔案工作，為信息資源提供科學(xué)信息，是信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)工作。

最后，人才資源開發(fā)，資源優(yōu)化配置，需依靠人事檔案信息資源的開發(fā)利用。怎樣培養(yǎng)高素質(zhì)、專業(yè)性人才，開發(fā)出更多優(yōu)質(zhì)人才，怎樣實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置，與人事檔案信息資源開發(fā)利用分不開。在人事檔案中，記載了許多個(gè)人資料，可全面反映一個(gè)人成績(jī)、發(fā)展情況，開發(fā)利用這些信息資源，選擇出高素質(zhì)、專業(yè)性人才，使這些人才能夠有發(fā)揮平臺(tái)，為他們創(chuàng)造一個(gè)更大的發(fā)揮空間和更好的發(fā)揮條件。

二、人事檔案信息資源工作的主要問(wèn)題分析

人事檔案信息資源的優(yōu)化整合，加強(qiáng)開發(fā)利用建設(shè)，是檔案信息信息化、現(xiàn)代化建設(shè)的重要內(nèi)容。近年來(lái)，隨著各級(jí)檔案部門不懈努力，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，優(yōu)化了人事檔案信息資源，加強(qiáng)了開發(fā)利用力度，取得了一定成績(jī)。然而，在人事檔案信息資源工作中，也存在一定問(wèn)題：

第一，編研工作十分滯后，社會(huì)利用效果不好。對(duì)于人事檔案信息，需依靠編輯、檔案匯編，因編研人員水平不高，材料基礎(chǔ)薄弱，使得編輯工作周期較長(zhǎng)，通常費(fèi)時(shí)、費(fèi)力作出的成果，輸入社會(huì)后，已錯(cuò)過(guò)利用時(shí)機(jī)，無(wú)法達(dá)到預(yù)期效果。同時(shí)，由于這些情況影響，打擊了編研人員積極性，難以開展人事檔案信息資源編研工作。

第二，檔案工作協(xié)調(diào)性不高。目前，許多檔案部分相互獨(dú)立，對(duì)于檔案信息資源的開發(fā)利用，與其他部門協(xié)調(diào)性不高，選擇一種封閉性工作模式。因經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，工作周期較長(zhǎng)，人力資源十分緊張，減少了社會(huì)效益。同時(shí)，在人事檔案編制時(shí)，在選題方面，難以把握社會(huì)適應(yīng)性，極易造成檔案編研和社會(huì)需求相脫節(jié)，所編制人事檔案難以得到社會(huì)認(rèn)可。另外，難以控制社會(huì)利用率。由于上述因素，導(dǎo)致人事檔案信息資源開發(fā)利用工作難以正常開展。

第三，檔案意識(shí)不高。部分單位不注重檔案工作，未將檔案信息作為一種資源認(rèn)識(shí)利用。部分單位投入大量科研儀器、生產(chǎn)設(shè)備投入，忽略儀器設(shè)備歸檔、資料收集，導(dǎo)致說(shuō)明書和圖紙損失，增加了儀器設(shè)備的修理、維護(hù)難度，使得無(wú)檔可查，增加了圖紙損失率。可以說(shuō)，部分單位、部分人員的檔案意識(shí)不高，是人事檔案信息資源開發(fā)利用難以開展的重要因素。

第四，與現(xiàn)代管理技術(shù)不相適應(yīng)。處于信息化社會(huì)，檔案信息記錄方式、載體形態(tài)呈多元化發(fā)展，紙質(zhì)檔案被電子、聲像檔案格局取代，傳統(tǒng)檔案編研模式逐漸轉(zhuǎn)化為深層次、多載體的信息資源。現(xiàn)階段，在檔案人員結(jié)構(gòu)體系中，理工科專業(yè)人員不多，與現(xiàn)代管理技術(shù)不相適應(yīng)，主要為實(shí)際操作能力不高，對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用造成嚴(yán)重影響。

第五，觀念陳舊，管理機(jī)制不完善。針對(duì)人事檔案信息資源開發(fā)與利用，受到傳統(tǒng)管理觀念影響，工作十分主觀傳統(tǒng)，采取老式管理方式，人員老化現(xiàn)象嚴(yán)重，檔案管理觀念陳舊，人員素質(zhì)不高，缺少前瞻性管理，導(dǎo)致管理滯后，未建立完善的人事檔案，基礎(chǔ)較為薄弱。同時(shí)，管理機(jī)制不完善，信息資源開放程度較低，降低了人事檔案工作配合度。某些檔案管理人員在人事檔案管理方面存在一定缺陷，利用危險(xiǎn)和保密保險(xiǎn)保守思想存在，認(rèn)為歸檔材料即為秘密。處于該種機(jī)制下，只有少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)組織方可查閱人事檔案，就連當(dāng)事人都很難一見。同時(shí)，檔案內(nèi)容不夠客觀真實(shí)，不能公正評(píng)價(jià)當(dāng)事人。

三、人事檔案信息資源的開發(fā)利用

第一，轉(zhuǎn)變思想，樹立新檔案觀念。在傳統(tǒng)人事檔案信息資源管理中，主要是存儲(chǔ)，并非是服務(wù)黨中心工作、人事工作。處于新時(shí)代，更能體現(xiàn)新型人才，在遵守一定規(guī)則基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)信息資源開發(fā)利用模式的轉(zhuǎn)變。要實(shí)現(xiàn)開發(fā)利用模式轉(zhuǎn)變，必須要求檔案管理者注重信息資源開發(fā)利用，熟悉人事檔案資源。同時(shí)，政府部門必須加強(qiáng)人事檔案信息資源開發(fā)、保管，為人事提供有效、準(zhǔn)確信息。另外，在行動(dòng)上，更為主動(dòng)參與信息資源開發(fā)利用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)服務(wù)觀念，將人才選拔、檔案資料管理工作相結(jié)合，不斷優(yōu)化、改變開發(fā)利用方式，選擇有效、可靠的措施，利用網(wǎng)絡(luò)方式，科學(xué)收集人事資料。

第二，強(qiáng)化信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。針對(duì)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，是促進(jìn)人事檔案信息化、現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作，必須給予高度重視。在新型數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中，要求人事部門提供最新、可靠、詳細(xì)人事信息。針對(duì)人事信息檔案資料，除人員基礎(chǔ)資料外，還應(yīng)包含學(xué)習(xí)與生活資料，建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于搜索相關(guān)人員，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，提供更為優(yōu)質(zhì)、高效的信息服務(wù)。同時(shí)，確保人事檔案資料時(shí)效性，促進(jìn)信息動(dòng)態(tài)化十分必要，與信用機(jī)構(gòu)加強(qiáng)合作，完善相關(guān)人員信息。

第三，強(qiáng)化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。21世紀(jì)是一個(gè)信息化時(shí)代，人事檔案管理，必須依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)，在人事檔案信息資源的開發(fā)與利用方面，更加離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，極大資金投入，強(qiáng)化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備、技術(shù)，建立人事檔案檢索、存儲(chǔ)工具，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的合理配置、科學(xué)利用。近些年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展，為適應(yīng)信息化時(shí)代要求，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有利于提高人事檔案信息資源開發(fā)利用效率。通過(guò)先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可為需求者提供視頻、圖片、聲音等資料，全方位掌握人事檔案信息。然而，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提供更為優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)安全也是人事檔案資料的安全問(wèn)題，極易泄露相關(guān)人員信息。因此，為解決網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，必須構(gòu)建科學(xué)、合理信息管理機(jī)制，包含申請(qǐng)查閱、保密負(fù)責(zé)等檔案信息。

第四，建立協(xié)作機(jī)制。建立協(xié)作機(jī)制，是人事檔案信息資源利用的重要因素，通過(guò)完善相關(guān)法律法規(guī)，明確人事檔案資料管理使用的法律規(guī)定，建立人事檔案共享服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，以便于人事資料的使用和管理。

第五，健全人事檔案管理機(jī)制。在人事檔案開發(fā)與利用中，制度是基礎(chǔ)，必須讓人事檔案開發(fā)、利用做到有章可循和有法可依，只有健全管理機(jī)制，方可促進(jìn)信息資源的開發(fā)與利用，酌情刪減、補(bǔ)充陳舊制度，加快新人事檔案機(jī)制完善。在信息資源開發(fā)與利用過(guò)程中，重視以人為本原則，實(shí)現(xiàn)檔案管理的透明化，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源開發(fā)管理的公平、公正。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在新形勢(shì)下，加強(qiáng)人事檔案信息資源的開發(fā)利用，對(duì)于人才開發(fā)、人才利用具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、政治體制建設(shè)、科技進(jìn)步等方面，具有十分重要的作用。所以，必須解放思想，建立健全服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，構(gòu)建科學(xué)、合理的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高認(rèn)識(shí)檔案信息資源的利用率。同時(shí)，各部門、各工作人員必須重視信息資源開發(fā)、利用，進(jìn)一步提升我國(guó)人才隊(duì)伍建設(shè)水平。