應(yīng)用型本科院校的學(xué)院辦公室職能的思考

郭學(xué)玲

（齊齊哈爾工程學(xué)院，黑龍江省　齊齊哈爾市　161005）

應(yīng)用型本科院校的學(xué)院辦公室職能的思考

郭學(xué)玲

（齊齊哈爾工程學(xué)院，黑龍江省齊齊哈爾市161005）

本文結(jié)合應(yīng)用型本科院校實(shí)際，思考學(xué)院辦公室職能如何改革創(chuàng)新更利于學(xué)院整體運(yùn)行與發(fā)展，從四種政治意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、大局意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)出發(fā)，探索學(xué)院辦公室調(diào)研輔助決策，督查督辦促進(jìn)貫徹落實(shí)等職能，從高從嚴(yán)加強(qiáng)自身建設(shè)，促進(jìn)應(yīng)用型本科院校發(fā)展。

應(yīng)用型本科；辦公室職能；檔案管理

學(xué)院辦公室是學(xué)院行政的綜合辦事和協(xié)調(diào)部門(mén)，主要工作職責(zé)是：負(fù)責(zé)起草學(xué)院行政工作報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)，重要會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿，審核由會(huì)議召集部門(mén)提供的領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿，做好行政公文的承轉(zhuǎn)、制發(fā)、審核、管理、歸檔等工作。負(fù)責(zé)全院性重要行政會(huì)議、行政工作例會(huì)的會(huì)務(wù)工作；負(fù)責(zé)安排院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議、出行、接待等日常事務(wù)；負(fù)責(zé)或協(xié)調(diào)以學(xué)院或?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)名義組織的對(duì)外接待工作，根據(jù)院領(lǐng)導(dǎo)指示開(kāi)展相關(guān)調(diào)研，形成相應(yīng)意見(jiàn)、建議與分析材料供院領(lǐng)導(dǎo)決策參考；負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)行政職能部門(mén)之間的工作，督促檢查對(duì)于上級(jí)指示和學(xué)院行政決策、院領(lǐng)導(dǎo)重要批示的落實(shí)情況，保障政令暢通；負(fù)責(zé)組織擬訂、修訂學(xué)院行政規(guī)章制度。負(fù)責(zé)學(xué)院校名、校標(biāo)、校徽、校旗等管理和使用工作；負(fù)責(zé)管理學(xué)院行政印章、院長(zhǎng)簽字章、合同章等印鑒事務(wù)，管理和開(kāi)具學(xué)院介紹信；負(fù)責(zé)學(xué)院行政信息的收集、整理、上報(bào)以及上網(wǎng)審核工作；負(fù)責(zé)學(xué)院總值班、節(jié)假日值班安排，交接班組織及值班督促檢查工作。牽頭做好學(xué)院信息公開(kāi)工作。負(fù)責(zé)學(xué)院檔案管理、重要合同管理及使用工作，對(duì)各部門(mén)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)。做好辦公樓報(bào)告廳、會(huì)議室的使用管理工作，完成院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)、文字材料、檔案管理、督查督辦、機(jī)要保密、行政接待等工作，是運(yùn)行的中樞，是校領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，因此如何發(fā)揮學(xué)院辦公室的職能作用，是當(dāng)前機(jī)關(guān)效能建設(shè)中一項(xiàng)很重要的工作。

一、明確位置，牢固樹(shù)立四種意識(shí)

學(xué)院辦公室地位特殊，要做好高校辦公室工作，必須牢固樹(shù)立四種意識(shí)：

（一）樹(shù)立政治意識(shí)。

辦公室人員要堅(jiān)持正確的政治方向，在思想上同校黨委保持高度一致，做到政令暢通，令行禁止。切實(shí)增強(qiáng)政治敏銳性和政治鑒別力，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中帶有苗頭性、傾向性的問(wèn)題，透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)，及時(shí)向校領(lǐng)導(dǎo)反映情況，準(zhǔn)確分析問(wèn)題，提出合理建議。

（二）樹(shù)立服務(wù)意識(shí)。

辦公室對(duì)外是“窗口”，對(duì)內(nèi)是各部門(mén)的“服務(wù)部”，因此，辦公室工作人員必須牢固樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，牢記服務(wù)機(jī)關(guān)、服務(wù)基層、服務(wù)師生的宗旨，放下架子、撲下身子、踏踏實(shí)實(shí)做一名服務(wù)員、勤務(wù)員，全面提高服務(wù)質(zhì)量。

（三）樹(shù)立大局意識(shí)。

學(xué)院辦公室所處地位和承擔(dān)的職責(zé)決定了辦公室人員必須立足本職，胸懷全局，認(rèn)識(shí)問(wèn)題、分析問(wèn)題都要自覺(jué)從大局出發(fā)，克服片面觀(guān)念，統(tǒng)籌兼顧，正確處理好局部與全局、個(gè)人與集體的關(guān)系問(wèn)題。當(dāng)大局利益與局部利益、個(gè)人利益沖突時(shí)，要毫不猶豫地服從大局利益。

（四）樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)。

要密切關(guān)注教育工作新動(dòng)態(tài)，根據(jù)新的形勢(shì)和任務(wù)對(duì)辦公室工作的新要求，不斷探索改進(jìn)辦公室工作的新思路、新辦法。同時(shí)認(rèn)真做好院領(lǐng)導(dǎo)的“參謀助手”，為領(lǐng)導(dǎo)出新點(diǎn)子，推動(dòng)工作的開(kāi)展。

二、搞好協(xié)調(diào)，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境

辦公室是聯(lián)系上下、溝通左右的“樞紐”，特別在目前職教改革的情況下，更需要加強(qiáng)各方面的聯(lián)系與協(xié)調(diào)，形成合力。一是加強(qiáng)與省教育廳和當(dāng)?shù)攸h委、政府的聯(lián)系，及時(shí)了解工作部署，確保政令暢通。二是加強(qiáng)與各辦學(xué)單位的聯(lián)系，把學(xué)院黨政決策及時(shí)傳達(dá)到基層，及時(shí)了解一線(xiàn)工作情況，為院領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供依據(jù)，并積極幫助基層解決實(shí)際困難。三要加強(qiáng)與各部門(mén)之間的溝通，多配合、多補(bǔ)臺(tái)，對(duì)涉及部門(mén)交叉的工作，要多承擔(dān)，把分工和協(xié)作很好地結(jié)合起來(lái)。四要加強(qiáng)與當(dāng)?shù)卣姓C(jī)關(guān)單位等有關(guān)部門(mén)的聯(lián)系，增進(jìn)相互了解，贏得更大的支持和配合，創(chuàng)造一個(gè)良好的外部環(huán)境。

三、做好調(diào)研，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)

調(diào)研工作是辦公室發(fā)揮參謀助手作用的重要途徑，第一要把握重點(diǎn)，增強(qiáng)針對(duì)性。要針對(duì)不同時(shí)期的工作重點(diǎn)以及帶有苗頭性的問(wèn)題，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)決策對(duì)不同信息的需求，及時(shí)確定調(diào)研課題。第二要解決實(shí)際問(wèn)題，增強(qiáng)實(shí)效性。重點(diǎn)課題明確以后，辦公室要組織有關(guān)部門(mén)深入基層，了解情況，反復(fù)研究，形成切實(shí)可行的意見(jiàn)和建議，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策，達(dá)到解決問(wèn)題，推動(dòng)工作的目的。

四、強(qiáng)化督查，確保上級(jí)決策的貫徹落實(shí)

學(xué)院辦公室督查職能是保證學(xué)校各項(xiàng)工作部署落實(shí)到位、取得實(shí)效的關(guān)鍵。

（一）督查工作必須抓住重點(diǎn)。

要緊緊圍繞年度重點(diǎn)工作任務(wù)、辦學(xué)狀況、課程改革、科研工作、教師隊(duì)伍建設(shè)、績(jī)效考核、師德師風(fēng)建設(shè)等重點(diǎn)工作展開(kāi)督查。

（二）督查工作必須改進(jìn)方法。

要通過(guò)不定期明察暗訪(fǎng)等手段，盡量避免人為因素，全面客觀(guān)地反映各項(xiàng)工作落實(shí)情況，同時(shí)要把督查與個(gè)人或部門(mén)的獎(jiǎng)懲結(jié)合起來(lái)，激發(fā)大家的工作積極性，達(dá)到促進(jìn)工作的目的。

（三）督查工作必須鐵面無(wú)私。

督導(dǎo)檢查直接涉及部門(mén)與個(gè)人的利益，所以必須鐵面無(wú)私、公平公正，嚴(yán)格按照制度辦事，該獎(jiǎng)的獎(jiǎng)，該罰的罰，力戒形式主義。

五、從高從嚴(yán)，不斷加強(qiáng)自身建設(shè)

辦公室對(duì)外是全院的“窗口”，對(duì)內(nèi)是全院的“樞紐”。為此，必須從高從嚴(yán)加強(qiáng)自身建設(shè)。

（一）要弘揚(yáng)“五種精神”。

辦公室人員在實(shí)際工作中要大力發(fā)揚(yáng)任勞任怨的老黃牛精神、精益求精的工匠精神、奮發(fā)爭(zhēng)先的拼搏精神、敬業(yè)愛(ài)崗的螺絲釘精神、和諧共事的團(tuán)隊(duì)精神。

（二）要加強(qiáng)素質(zhì)建設(shè)。

辦公室人員要按照建設(shè)“學(xué)習(xí)型組織”的要求，通過(guò)經(jīng)常性的政治業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，促進(jìn)綜合素質(zhì)的大力提高，做到具有堅(jiān)定正確的政治方向、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)思維能力、扎實(shí)的寫(xiě)作基礎(chǔ)、從容協(xié)調(diào)各種人際關(guān)系的能力，敬業(yè)、勤業(yè)、精業(yè)、廉潔、高效，以大力推動(dòng)工作的開(kāi)展。

綜上，基于應(yīng)用型本科院校的發(fā)展，學(xué)院辦公室的職能亦應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，服務(wù)應(yīng)更加側(cè)重于應(yīng)用的新型本科院校自身，加大制度建設(shè)力度的同時(shí)，重視檔案管理，創(chuàng)新督查督辦管理模式，促進(jìn)學(xué)院辦公室更加高效地為應(yīng)用型本科院校的學(xué)院的發(fā)展服務(wù)。

（編輯馬海超）

Institute Office Functions of Applied Undergraduate Colleges

GUOXueling
（Qiqihar Institute OfEngineering，HeilongjiangQiqihar 161005）

In this paper，combining with the actual situation of applied undergraduate colleges，consider how the functions of college institute office reform is more conducive to the overall operation and development.From the four kinds of political consciousness，service consciousness，overall situation consciousness and innovative consciousness，explore research and assistant decision-making of college office，and supervision division to promote the functions of implementation.Strengthen the self-construction highlyand strictlyand promote the development ofapplied undergraduate colleges and universities.

applied undergraduate；office functions；file management

G46

B

1672-0601（2015）07-0022-02

郭學(xué)玲（1964.4-），女，碩士，副教授，黨建行政管理。