如何做好新形勢下的檔案工作

寧波市國土資源信息中心 彭 健

如何做好新形勢下的檔案工作

寧波市國土資源信息中心 彭 健

檔案本身就存在著一定的社會價值 對于檔案的管理工作要有效地利用資源 要高效地發揮檔案的作用 促進檔案工作的發展從而全面地為人民和社會服務。做好新形勢下的檔案工作要注意以下幾個方面。

一、提高檔案管理工作人員的素質

首先 檔案管理的工作人員要學會自我重視 提高自己的能力 把領導的重視和關心當作是一種責任 讓上級可以及時了解檔案的動態信息 便于領導的工作安排以及工作決策。其次 要注意管理人員的業務水平和服務態度 檔案的管理工作比較復雜 管理人員要具備基本的操作技能以及信息管理的能力 完全適應新形勢下的檔案工作管理的需要。然后 要對新形勢檔案管理的觀念進行轉變 加強檔案檢索工作建設 建立檔案目錄中心 為利用者提供及時、高效、快速、準確的檔案信息服務 同時要由封閉型向開放型轉變 充分利用網絡化傳輸速度及時、內容準確、突破時空限制等特點 開展檔案網絡利用 實現檔案信息資源共享。最后 經常總結和完善自己的工作 推進檔案法制化進程。要將檔案法制化工作作為一個系統工程來抓 既要強調國家制定的檔案法律的科學性和前瞻性 又要增強省、市各級檔案法規的具體性和可操作性。各級檔案行政管理部門應經常性地組織開展現場咨詢、廣播宣傳、發放宣傳資料、知識競賽等形式的宣傳活動 為檔案法制化建設營造一個良好的外部環境。加強對檔案行政執法人員的法制教育 加大培訓考核力度 使他們不僅熟悉檔案法律法規和各項規章制度 還要了解《憲法》《行政處罰法》等相關法律條文 不斷提高其它法律素質和依法行政的能力。同時還應做到聯合執法檢查與獨立檢查相結合、定期檢查和不定期檢查相結合、綜合檢查與專項檢查相結合 建立一整套完善的檔案行政執法機制 使檔案法制化工作步入一個健康、良性的發展軌道。

二、檔案工作的服務理念

1.主動服務

主動服務的對象是檔案的利用人員 服務的內容很多元化 各類檔案都包括其中。可以用查詢、復制等方式對檔案信息進行推廣 使可利用檔案者擁有高效、便捷的服務。主動服務是一個創新理念 是新形式檔案工作的必經之路。當前檔案工作的首要任務 就是要確立全新的服務理念 強化檔案工作人員的服務意識 要從傳統的檔案管理向檔案信息系統管理過渡 改變以往僅限于提供檔案原件的低層次的被動服務狀態。正確處理好檔案資料的收集與檔案信息服務的關系 通過挖掘、整理檔案信息資源 提高信息質量 把檔案工作重點轉移到以質量求生存。通過提高檔案信息的質量和針對性 提高服務質量 變過去你上門我服務的被動服務為積極尋找信息、主動提供信息的主動服務 在檔案利用的廣度、深度以及提供良好的服務方面加大力度 提高檔案工作的整體服務水平。

2.運用現代化的信息技術隨著計算機技術、電子信息技術及網絡技術的發展和普及 檔案工作由手工操作向現代化方式轉變 由實體化管理向信息化管理發展成為必然趨勢。對我國目前的檔案工作現狀來講 網絡化信息服務的興起 既是挑戰 也是機遇 關鍵在于如何把握機遇 迎接挑戰在新的社會環境中重新定位 做好過渡時期檔案信息利用工作。實踐證明 沒有現代化的技術、設備和手段應用于檔案信息資源的開發就根本談不上科學合理地利用檔案信息資源。運用現代信息處理技術手段來開發檔案信息 可以極大地提高開發能力和效率 從而提高檔案信息資源的利用率和檔案管理部門的服務水平。

3.提供優質的檔案信息檔案信息的優劣直接影響著服務基礎 要拋開傳統檔案的機制要積極開發有價值可利用的檔案信息 用優質的信息資源為社會服務 根據社會經濟發展的需要開展檔案服務理念。

三、新形勢下檔案工作的問題和措施

1.統一管理制度

檔案管理存在不統一的漏洞問題 在人員配備和案卷數量方面都有差距。上級和下級的檔案管理不統一 這樣就可能造成在執行檔案工作時銜接不上 所以在檔案管理時一定要做到上下級規范統一。檔案工作是一個系統工程 有其自身的形成和發展規律。在制定檔案工作規范時 必須把檔案工作的發展規律和現代化管理手段有機結合起來。按照《檔案法》的要求 對全國的檔案實行統一制度、分散管理。這就要求在制定檔案管理規范過程中 國家要統籌協調 制定出統一的檔案管理制度來。如果做不到這一點 檔案工作就很難實現規范化。

2.規范檔案管理手段在開展檔案工作升級過程中有的單位先是積極開展 檔案整理不規范就突擊整理 缺少檔案管理設備就投資購買 各種資料不健全就按要求補齊 檔案行政管理部門對此也積極給予指導。如此 他們從領導重視到檔案基礎管理 從檔案管理制度到檔案管理網絡 從檔案編研資料到檔案的開發利用都達到了檔案規范化管理的要求 檔案工作升級順理成章。然而 檔案工作升級之后 檔案工作的熱情急轉直下 從單位領導到檔案工作人員隨之把檔案工作放置腦后 甚至正常的檔案工作也很難開展。因此對于檔案工作的管理一定要有規范的系統 特別是對檔案的現代化管理 國家檔案行政管理部門一定要拿出科學合理的實施方案 以規范全國的檔案安全現代化管理。針對檔案行業制定規范 讓檔案行業有預見性的發展。只有把檔案管理規范制定的科學、規范、適用 才能促進檔案事業的全面發展。

3.提高檔案管理工作人員素質

目前在職的檔案管理工作人員多數既沒有經過檔案專業理論的學習 又沒有經過高級專業培訓 對檔案的理論知識匱乏。沒有豐富的專業理論作指導就不可能在工作中取得好的效果。因此 要豐富檔案工作者的理論知識和業務能力 必須把工作重點放在加強檔案工作隊伍的建設上 運用現代化的管理啟用高素質的管理人才 積極促進檔案事業的發展。對于現在的在職人員也同樣不可以松懈 要加強培訓 讓管理隊伍向高水準、高文化的方向發展。在短時間內把傳統的檔案管理轉變成現代化的檔案管理。在工作中要了解工作人員的工作能力 注重工作人員的實際實效。

4.強化檔案執法力度

在開展檔案規范化建設過程中 對那些無視檔案法規 危及檔案安全或造成檔案損失的單位和個人 要依法追究當事者的責任 以保證檔案規范化建設的順利開展。

5.注重應急管理

近些年來 在一些自然災害、突發事件中 都有檔案被毀壞的情況 這就提醒我們 一定要注意從可能發生的各種突發和極端情況出發 強化防范措施 盡量避免檔案損毀。要著力改善檔案基礎設施提高檔案館庫防災標準 加快中西部地區檔案館舍建設 增強檔案館庫抗風險能力。要建立健全檔案應急工作體系 做好應急預案 落實應急準備 開展應急演練 確保在突發和極端情況發生時最大限度地減少檔案損失。要對重要檔案實行異地備份 過去建設的后庫等工程 能利用的要繼續利用 多手準備、以防萬一。

總體來講 檔案工作是為了經濟建設服務 為社會各階層的人員服務。檔案工作的發展方向要圍繞黨的中心工作開發。在檔案工作管理中 要充分展示出檔案工作的市場價值與經濟價值 體現出通過檔案工作的信息資源可以為社會帶來巨大的經濟效益。