基層民政檔案管理中的問題與對策
——以吉林省靖宇縣為例

宋雨薇

基層民政檔案管理中的問題與對策
——以吉林省靖宇縣為例

宋雨薇

民政檔案管理是民政部門一項重要的基礎性工作。推動民政檔案管理的科學化，是民政工作現(xiàn)代化的重要內容，不僅直接影響到民政部門職能作用的發(fā)揮和各項工作的順利開展，還與群眾的社會權益和切身利益密切相關。尤其是在民政工作深入改革的關鍵時期，民政信息資料的收集、挖掘、處理，是推動民政工作創(chuàng)新、民政政策創(chuàng)制、民政理論發(fā)展的重要支撐。近年來，吉林省靖宇縣結合當?shù)孛裾ぷ鲗嶋H情況，積極創(chuàng)新民政檔案管理方法，對助推當?shù)孛裾聵I(yè)發(fā)展起到了積極作用，但在工作中還存在一些痼疾，有待破解。

（一）缺乏科學的檔案管理水平和方法，管理人員專業(yè)素質有待提高。目前，雖然檔案管理工作整體上朝著正規(guī)化的方向發(fā)展，但當?shù)孛裾块T對民政檔案管理工作的重視程度不夠。不少檔案人員專業(yè)知識薄弱，檔案知識和檔案法律意識嚴重缺乏，“輕檔案、重業(yè)務”的思想根深蒂固，檔案管理工作嚴重滯后于民政事業(yè)的發(fā)展。

（二）缺少專職、專業(yè)管理人員隊伍，檔案資源信息收集力較弱。在人員的配備上，現(xiàn)有的檔案管理人員大多為兼職，人少事繁，做好檔案工作存在一定的難度。同時，民政檔案管理部門相關的約束制度沒有起到應有的作用。人員和制度建設的雙重滯后，直接影響到民政檔案信息資源收集的及時和全面。特別是近些年，隨著民政工作范圍的擴展，出現(xiàn)了大量的民政工作資料，但這些信息卻沒有得到及時的收集和整理，造成了民政信息資源的不完整，直接影響到相關工作的推進。

檔案資料缺乏整合、挖掘，影響檔案資料作用的充分發(fā)揮。在實際工作中，由于相關業(yè)務科室和事業(yè)單位缺乏配合和協(xié)調，在檔案材料收集整理過程中難免出現(xiàn)重疊和疏漏，尤其是一些有價值的必須歸檔的資料被遺漏，給民政檔案工作造成了很大的損失。檔案存在的空缺既影響了檔案的完整性，也影響了檔案的查找使用和后續(xù)信息挖掘工作，為服務日常工作帶來了諸多不便。

針對上述問題，在民政檔案的科學化管理中應做到以下幾點。

（一）提高重視程度，推動民政檔案管理制度化、規(guī)范化。各級領導應將檔案管理作為一項重要工作來抓，把民政檔案工作列入重要議事日程，多方協(xié)調資金，不斷加大資金投入，制定發(fā)展規(guī)劃，實現(xiàn)民政檔案管理的規(guī)范化和科學化。加強檔案管理人員對本職工作重要性的認識，不斷提高其專業(yè)水平和能力，充分調動其積極性、主動性。

（二）加強檔案管理人員隊伍建設，全面提高資源搜集力度。完備的檔案工作必須有整齊的檔案管理人員隊伍和嚴格的檔案管理制度做基礎。建立健全檔案管理工作制度、責任追究制度，嚴格手續(xù)，落實責任，規(guī)范化管理，做到轉入、借出、接收材料有記錄，查閱、借閱檔案有登記等，確保民政檔案資料及時、準確、有序地錄入和提取。要及時調整不適合當前民政工作需要的檔案管理制度，并依據(jù)檔案發(fā)展的需要構建新的管理制度。尤其是在大數(shù)據(jù)的時代背景下，要充分利用信息技術和公共信息平臺的建設，推動民政檔案管理與時俱進。

（三）注重檔案編研的科學化，推動檔案資料多形式、多渠道開發(fā)利用。檔案工作的最終目的是為了利用，為社會發(fā)展服務。國家檔案局在2009年提出“建設覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系”，這為民政檔案工作發(fā)展提供了廣闊空間。民政部門要著眼于人民群眾關心、關注的熱點、難點問題，積極開展檔案編研工作，特別是要加強對婚姻登記管理、城鄉(xiāng)居民最低生活保障、行政區(qū)劃調整、地名數(shù)據(jù)、優(yōu)待撫恤等方面的原始檔案資料的管理，加快檔案信息開發(fā)利用的步伐。對于民政檔案工作來說，要加大檔案開發(fā)力度，提升檔案利用率。一是開發(fā)公共信息平臺，實現(xiàn)各層級民政系統(tǒng)內的資源共享，為實現(xiàn)服務型政府轉型提供基礎支撐，使民生檔案的利用走向深入。二是加強宣傳力度，讓民眾及時了解相關的信息。以往的民政檔案資料的開發(fā)和利用都較為被動，新形勢下一定要打破這種被動模式。三是提高信息服務功能，根據(jù)當前民政工作發(fā)展需要，調整服務重點，拓寬服務領域，采取主動服務、超前服務、上門服務、定點服務等形式，及時向利用者提供檔案信息，實行全方位社會服務。

（作者單位：吉林省靖宇縣民政局）