OA系統(tǒng)公文應(yīng)用的探索與實踐

摘 要 文章介紹了上海煙草機械有限責(zé)任公司OA系統(tǒng)中公文應(yīng)用的使用、效果以及未來使用展望。OA系統(tǒng)不僅簡化了公司辦公流程，提高了工作效率，也積極推進了公司信息化辦公進程。

關(guān)鍵詞 OA系統(tǒng);公文應(yīng)用;實踐

中圖分類號：TP3 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-7597（2014）22-0090-01

隨著近年來社會信息化蓬勃的發(fā)展，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)在企事業(yè)單位廣泛使用，辦公自動化和電子公文成了不可避免的發(fā)展趨勢。我公司OA系統(tǒng)中的公文管理應(yīng)用模塊，包括公司收發(fā)文流程等，在實現(xiàn)辦公自動化、辦公無紙化和資源信息化方面發(fā)揮著重要作用，有效提高了公司公文處理效率。

1 OA系統(tǒng)簡介

OA系統(tǒng)辦公自動化，是將現(xiàn)代化辦公與計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合在一起的辦公形式。OA系統(tǒng)便于員工交流溝通、信息采集和信息處理，更好保證資源共享，最終實現(xiàn)辦公自動化處理的目標(biāo)。這樣系統(tǒng)不僅可以逐步實現(xiàn)從傳統(tǒng)手工到無紙化辦公的模式轉(zhuǎn)換，更重要的是將信息很好的傳遞和管理，實現(xiàn)辦公信息之間的共享，更好的處理包括公文處理在內(nèi)的日常工作事宜。為規(guī)范化公司信息管理提供高效便捷的網(wǎng)上平臺。為人員辦公提供集成、電子化的內(nèi)網(wǎng)辦公環(huán)境，最終促進公司綜合管理水平的提高。

2 OA系統(tǒng)中公文應(yīng)用的探索與實踐

1）傳統(tǒng)公司公文流傳形式。公司公文流轉(zhuǎn)中辦公室發(fā)文的流程實施辦法為：第一個節(jié)點，由各個部門員工（擬稿人）擬制公文，完成后提交給自己部門領(lǐng)導(dǎo)審核，部門領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實際需求選擇提交公司辦公室人員審核或經(jīng)其他部門會簽后轉(zhuǎn)至公司辦公室審核，公司辦公室審核完畢后公文流轉(zhuǎn)到所在條線主管領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)選擇提交總經(jīng)理審批或者直接提交辦公室復(fù)核，辦公室復(fù)核結(jié)束再經(jīng)辦公室內(nèi)部文件管理員審批，依次通過套紅、校對，最后返回文件管理員，以及經(jīng)文件接收部門、檔案室，最終歸檔。在傳統(tǒng)的公文流轉(zhuǎn)中，當(dāng)某一節(jié)點審批不通過，按照反饋情況分析下一節(jié)點流轉(zhuǎn)的人員，擬稿人只需把公文提交給自己的部門負(fù)責(zé)人，而部門負(fù)責(zé)人和每一節(jié)點處理人員也只需要提交自己的意見。辦公室需要有人員專門負(fù)責(zé)公文紙質(zhì)文件的全程跟蹤傳遞。

2）OA系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)。實際在OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)各種公文時，主要包括兩種情況，其中一種為辦公室發(fā)文，我們統(tǒng)一為辦公室流程設(shè)置表單，擬稿人在初始節(jié)點填入制定必填字段，這些信息全部存入服務(wù)器SQL Server數(shù)據(jù)庫的一張表中，每一份公文對應(yīng)一個處理對象，數(shù)據(jù)庫中除了保存公文對象必要的信息，還保存了這份公文的流轉(zhuǎn)流程，可以在流轉(zhuǎn)的每一個節(jié)點保存此時的處理時間和處理人員，流轉(zhuǎn)記錄也單獨存在一張表里。每個節(jié)點處理人審批通過只需點擊提交按鈕，流程就自動推送流程提醒到下一個節(jié)點處理。除了擬稿人之外的所有節(jié)點如果發(fā)現(xiàn)公文需要重新擬定，可以做退回操作，使流程回到初始節(jié)點由擬稿人重新編輯提交。另一種公文流轉(zhuǎn)流程是公司收文流程。公司收文流程首先由公司辦公室做收文登記，經(jīng)辦公室主任審批后提交到公司及黨委領(lǐng)導(dǎo)處，經(jīng)提交通過后流轉(zhuǎn)到條線分管領(lǐng)導(dǎo)。審批通過后收文將返回辦公室，返回收文登記，接著由主辦部門經(jīng)理審批，繼續(xù)由主辦部門人員或流轉(zhuǎn)到協(xié)辦部門經(jīng)理，最后再返回收文登記以及歸檔。其中辦公室發(fā)文流程如下圖所示。

3 OA系統(tǒng)中公文應(yīng)用的效果和改進措施

公司公文借助于OA系統(tǒng)進行電子收發(fā)后，全程在網(wǎng)上處理跟蹤公文流程，包括擬稿、核稿、流轉(zhuǎn)、審批、轉(zhuǎn)發(fā)等，相較于從前的紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，大大提高了辦公效率;另外，系統(tǒng)將公文處理流程規(guī)范化，擬稿人必須登錄系統(tǒng)，使用統(tǒng)一的模版，填寫公文標(biāo)題、文種、主送單位、抄送單位、正文等，所有欄目統(tǒng)一規(guī)范;同時，OA系統(tǒng)使公文信息共享度提升，同一時間、同一地點，電子公文可以被多人閱讀和使用、提供多用戶檢索，具有不受時間、空間限制的共享性，保證了響應(yīng)的及時性。不過，系統(tǒng)依然存在流程耽擱在某個節(jié)點時間處長，造成流程停滯的情況。致使公文的時效性無法體現(xiàn)，可能導(dǎo)致要求和工作布置不能及時、有效傳遞，影響企業(yè)正常工作

根據(jù)OA系統(tǒng)中公文管理遇到的問題，我們從管理角度和系統(tǒng)技術(shù)角度加以改進。從管理角度，辦公室對文控員、擬稿人進行了專門的培訓(xùn)，同時在各類會議上提出了公文時效性的理念。從我們系統(tǒng)技術(shù)角度，對OA系統(tǒng)公文應(yīng)用增加了流程超時系統(tǒng)提醒以及流程處理短信提醒等功能。使公文流程在前一個節(jié)點提交后，下一個節(jié)點能馬上收到進行處理的短信提醒，以及超過某個設(shè)定的時間范圍后，系統(tǒng)對超時流程進行處理人及流程監(jiān)控人員的流程處理提醒。

4 總結(jié)

OA系統(tǒng)公文應(yīng)用是OA系統(tǒng)中的核心構(gòu)成部分。通過應(yīng)用OA系統(tǒng)公文應(yīng)用，大大提高了公文辦公效率，同時公文應(yīng)用電子化處理也是目前發(fā)展的趨勢。借助OA系統(tǒng)公文應(yīng)用這個平臺，可以加強公司內(nèi)部信息交流，降低辦公及管理成本，對于簡化工作流程，實現(xiàn)辦公信息化管理具有積極意義。可以預(yù)見，OA系統(tǒng)公文應(yīng)用在未來將持續(xù)發(fā)揮信息集成、管理提升的重要

作用。

參考文獻

[1]張穎石.OA系統(tǒng)在企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用[J].信息系統(tǒng)工程，2014（2）：66.

[2]熊瑛.企業(yè)OA信息化系統(tǒng)的應(yīng)用探析[J].中小企業(yè)管理與科技，2014（1）：305-306.

[3]羅超.OA系統(tǒng)使用現(xiàn)狀分析及效率提高對策[J].華章，2011（32）：331.

作者簡介

董天鵬（1988-），男，上海煙草機械有限責(zé)任公司助理工程師。endprint

摘 要 文章介紹了上海煙草機械有限責(zé)任公司OA系統(tǒng)中公文應(yīng)用的使用、效果以及未來使用展望。OA系統(tǒng)不僅簡化了公司辦公流程，提高了工作效率，也積極推進了公司信息化辦公進程。

關(guān)鍵詞 OA系統(tǒng);公文應(yīng)用;實踐

中圖分類號：TP3 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-7597（2014）22-0090-01

隨著近年來社會信息化蓬勃的發(fā)展，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)在企事業(yè)單位廣泛使用，辦公自動化和電子公文成了不可避免的發(fā)展趨勢。我公司OA系統(tǒng)中的公文管理應(yīng)用模塊，包括公司收發(fā)文流程等，在實現(xiàn)辦公自動化、辦公無紙化和資源信息化方面發(fā)揮著重要作用，有效提高了公司公文處理效率。

1 OA系統(tǒng)簡介

OA系統(tǒng)辦公自動化，是將現(xiàn)代化辦公與計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合在一起的辦公形式。OA系統(tǒng)便于員工交流溝通、信息采集和信息處理，更好保證資源共享，最終實現(xiàn)辦公自動化處理的目標(biāo)。這樣系統(tǒng)不僅可以逐步實現(xiàn)從傳統(tǒng)手工到無紙化辦公的模式轉(zhuǎn)換，更重要的是將信息很好的傳遞和管理，實現(xiàn)辦公信息之間的共享，更好的處理包括公文處理在內(nèi)的日常工作事宜。為規(guī)范化公司信息管理提供高效便捷的網(wǎng)上平臺。為人員辦公提供集成、電子化的內(nèi)網(wǎng)辦公環(huán)境，最終促進公司綜合管理水平的提高。

2 OA系統(tǒng)中公文應(yīng)用的探索與實踐

1）傳統(tǒng)公司公文流傳形式。公司公文流轉(zhuǎn)中辦公室發(fā)文的流程實施辦法為：第一個節(jié)點，由各個部門員工（擬稿人）擬制公文，完成后提交給自己部門領(lǐng)導(dǎo)審核，部門領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實際需求選擇提交公司辦公室人員審核或經(jīng)其他部門會簽后轉(zhuǎn)至公司辦公室審核，公司辦公室審核完畢后公文流轉(zhuǎn)到所在條線主管領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)選擇提交總經(jīng)理審批或者直接提交辦公室復(fù)核，辦公室復(fù)核結(jié)束再經(jīng)辦公室內(nèi)部文件管理員審批，依次通過套紅、校對，最后返回文件管理員，以及經(jīng)文件接收部門、檔案室，最終歸檔。在傳統(tǒng)的公文流轉(zhuǎn)中，當(dāng)某一節(jié)點審批不通過，按照反饋情況分析下一節(jié)點流轉(zhuǎn)的人員，擬稿人只需把公文提交給自己的部門負(fù)責(zé)人，而部門負(fù)責(zé)人和每一節(jié)點處理人員也只需要提交自己的意見。辦公室需要有人員專門負(fù)責(zé)公文紙質(zhì)文件的全程跟蹤傳遞。

2）OA系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)。實際在OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)各種公文時，主要包括兩種情況，其中一種為辦公室發(fā)文，我們統(tǒng)一為辦公室流程設(shè)置表單，擬稿人在初始節(jié)點填入制定必填字段，這些信息全部存入服務(wù)器SQL Server數(shù)據(jù)庫的一張表中，每一份公文對應(yīng)一個處理對象，數(shù)據(jù)庫中除了保存公文對象必要的信息，還保存了這份公文的流轉(zhuǎn)流程，可以在流轉(zhuǎn)的每一個節(jié)點保存此時的處理時間和處理人員，流轉(zhuǎn)記錄也單獨存在一張表里。每個節(jié)點處理人審批通過只需點擊提交按鈕，流程就自動推送流程提醒到下一個節(jié)點處理。除了擬稿人之外的所有節(jié)點如果發(fā)現(xiàn)公文需要重新擬定，可以做退回操作，使流程回到初始節(jié)點由擬稿人重新編輯提交。另一種公文流轉(zhuǎn)流程是公司收文流程。公司收文流程首先由公司辦公室做收文登記，經(jīng)辦公室主任審批后提交到公司及黨委領(lǐng)導(dǎo)處，經(jīng)提交通過后流轉(zhuǎn)到條線分管領(lǐng)導(dǎo)。審批通過后收文將返回辦公室，返回收文登記，接著由主辦部門經(jīng)理審批，繼續(xù)由主辦部門人員或流轉(zhuǎn)到協(xié)辦部門經(jīng)理，最后再返回收文登記以及歸檔。其中辦公室發(fā)文流程如下圖所示。

3 OA系統(tǒng)中公文應(yīng)用的效果和改進措施

公司公文借助于OA系統(tǒng)進行電子收發(fā)后，全程在網(wǎng)上處理跟蹤公文流程，包括擬稿、核稿、流轉(zhuǎn)、審批、轉(zhuǎn)發(fā)等，相較于從前的紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，大大提高了辦公效率;另外，系統(tǒng)將公文處理流程規(guī)范化，擬稿人必須登錄系統(tǒng)，使用統(tǒng)一的模版，填寫公文標(biāo)題、文種、主送單位、抄送單位、正文等，所有欄目統(tǒng)一規(guī)范;同時，OA系統(tǒng)使公文信息共享度提升，同一時間、同一地點，電子公文可以被多人閱讀和使用、提供多用戶檢索，具有不受時間、空間限制的共享性，保證了響應(yīng)的及時性。不過，系統(tǒng)依然存在流程耽擱在某個節(jié)點時間處長，造成流程停滯的情況。致使公文的時效性無法體現(xiàn)，可能導(dǎo)致要求和工作布置不能及時、有效傳遞，影響企業(yè)正常工作

根據(jù)OA系統(tǒng)中公文管理遇到的問題，我們從管理角度和系統(tǒng)技術(shù)角度加以改進。從管理角度，辦公室對文控員、擬稿人進行了專門的培訓(xùn)，同時在各類會議上提出了公文時效性的理念。從我們系統(tǒng)技術(shù)角度，對OA系統(tǒng)公文應(yīng)用增加了流程超時系統(tǒng)提醒以及流程處理短信提醒等功能。使公文流程在前一個節(jié)點提交后，下一個節(jié)點能馬上收到進行處理的短信提醒，以及超過某個設(shè)定的時間范圍后，系統(tǒng)對超時流程進行處理人及流程監(jiān)控人員的流程處理提醒。

4 總結(jié)

OA系統(tǒng)公文應(yīng)用是OA系統(tǒng)中的核心構(gòu)成部分。通過應(yīng)用OA系統(tǒng)公文應(yīng)用，大大提高了公文辦公效率，同時公文應(yīng)用電子化處理也是目前發(fā)展的趨勢。借助OA系統(tǒng)公文應(yīng)用這個平臺，可以加強公司內(nèi)部信息交流，降低辦公及管理成本，對于簡化工作流程，實現(xiàn)辦公信息化管理具有積極意義。可以預(yù)見，OA系統(tǒng)公文應(yīng)用在未來將持續(xù)發(fā)揮信息集成、管理提升的重要

作用。

參考文獻

[1]張穎石.OA系統(tǒng)在企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用[J].信息系統(tǒng)工程，2014（2）：66.

[2]熊瑛.企業(yè)OA信息化系統(tǒng)的應(yīng)用探析[J].中小企業(yè)管理與科技，2014（1）：305-306.

[3]羅超.OA系統(tǒng)使用現(xiàn)狀分析及效率提高對策[J].華章，2011（32）：331.

作者簡介

董天鵬（1988-），男，上海煙草機械有限責(zé)任公司助理工程師。endprint

摘 要 文章介紹了上海煙草機械有限責(zé)任公司OA系統(tǒng)中公文應(yīng)用的使用、效果以及未來使用展望。OA系統(tǒng)不僅簡化了公司辦公流程，提高了工作效率，也積極推進了公司信息化辦公進程。

關(guān)鍵詞 OA系統(tǒng);公文應(yīng)用;實踐

中圖分類號：TP3 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-7597（2014）22-0090-01

隨著近年來社會信息化蓬勃的發(fā)展，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)在企事業(yè)單位廣泛使用，辦公自動化和電子公文成了不可避免的發(fā)展趨勢。我公司OA系統(tǒng)中的公文管理應(yīng)用模塊，包括公司收發(fā)文流程等，在實現(xiàn)辦公自動化、辦公無紙化和資源信息化方面發(fā)揮著重要作用，有效提高了公司公文處理效率。

1 OA系統(tǒng)簡介

OA系統(tǒng)辦公自動化，是將現(xiàn)代化辦公與計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合在一起的辦公形式。OA系統(tǒng)便于員工交流溝通、信息采集和信息處理，更好保證資源共享，最終實現(xiàn)辦公自動化處理的目標(biāo)。這樣系統(tǒng)不僅可以逐步實現(xiàn)從傳統(tǒng)手工到無紙化辦公的模式轉(zhuǎn)換，更重要的是將信息很好的傳遞和管理，實現(xiàn)辦公信息之間的共享，更好的處理包括公文處理在內(nèi)的日常工作事宜。為規(guī)范化公司信息管理提供高效便捷的網(wǎng)上平臺。為人員辦公提供集成、電子化的內(nèi)網(wǎng)辦公環(huán)境，最終促進公司綜合管理水平的提高。

2 OA系統(tǒng)中公文應(yīng)用的探索與實踐

1）傳統(tǒng)公司公文流傳形式。公司公文流轉(zhuǎn)中辦公室發(fā)文的流程實施辦法為：第一個節(jié)點，由各個部門員工（擬稿人）擬制公文，完成后提交給自己部門領(lǐng)導(dǎo)審核，部門領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實際需求選擇提交公司辦公室人員審核或經(jīng)其他部門會簽后轉(zhuǎn)至公司辦公室審核，公司辦公室審核完畢后公文流轉(zhuǎn)到所在條線主管領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)選擇提交總經(jīng)理審批或者直接提交辦公室復(fù)核，辦公室復(fù)核結(jié)束再經(jīng)辦公室內(nèi)部文件管理員審批，依次通過套紅、校對，最后返回文件管理員，以及經(jīng)文件接收部門、檔案室，最終歸檔。在傳統(tǒng)的公文流轉(zhuǎn)中，當(dāng)某一節(jié)點審批不通過，按照反饋情況分析下一節(jié)點流轉(zhuǎn)的人員，擬稿人只需把公文提交給自己的部門負(fù)責(zé)人，而部門負(fù)責(zé)人和每一節(jié)點處理人員也只需要提交自己的意見。辦公室需要有人員專門負(fù)責(zé)公文紙質(zhì)文件的全程跟蹤傳遞。

2）OA系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)。實際在OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)各種公文時，主要包括兩種情況，其中一種為辦公室發(fā)文，我們統(tǒng)一為辦公室流程設(shè)置表單，擬稿人在初始節(jié)點填入制定必填字段，這些信息全部存入服務(wù)器SQL Server數(shù)據(jù)庫的一張表中，每一份公文對應(yīng)一個處理對象，數(shù)據(jù)庫中除了保存公文對象必要的信息，還保存了這份公文的流轉(zhuǎn)流程，可以在流轉(zhuǎn)的每一個節(jié)點保存此時的處理時間和處理人員，流轉(zhuǎn)記錄也單獨存在一張表里。每個節(jié)點處理人審批通過只需點擊提交按鈕，流程就自動推送流程提醒到下一個節(jié)點處理。除了擬稿人之外的所有節(jié)點如果發(fā)現(xiàn)公文需要重新擬定，可以做退回操作，使流程回到初始節(jié)點由擬稿人重新編輯提交。另一種公文流轉(zhuǎn)流程是公司收文流程。公司收文流程首先由公司辦公室做收文登記，經(jīng)辦公室主任審批后提交到公司及黨委領(lǐng)導(dǎo)處，經(jīng)提交通過后流轉(zhuǎn)到條線分管領(lǐng)導(dǎo)。審批通過后收文將返回辦公室，返回收文登記，接著由主辦部門經(jīng)理審批，繼續(xù)由主辦部門人員或流轉(zhuǎn)到協(xié)辦部門經(jīng)理，最后再返回收文登記以及歸檔。其中辦公室發(fā)文流程如下圖所示。

3 OA系統(tǒng)中公文應(yīng)用的效果和改進措施

公司公文借助于OA系統(tǒng)進行電子收發(fā)后，全程在網(wǎng)上處理跟蹤公文流程，包括擬稿、核稿、流轉(zhuǎn)、審批、轉(zhuǎn)發(fā)等，相較于從前的紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，大大提高了辦公效率;另外，系統(tǒng)將公文處理流程規(guī)范化，擬稿人必須登錄系統(tǒng)，使用統(tǒng)一的模版，填寫公文標(biāo)題、文種、主送單位、抄送單位、正文等，所有欄目統(tǒng)一規(guī)范;同時，OA系統(tǒng)使公文信息共享度提升，同一時間、同一地點，電子公文可以被多人閱讀和使用、提供多用戶檢索，具有不受時間、空間限制的共享性，保證了響應(yīng)的及時性。不過，系統(tǒng)依然存在流程耽擱在某個節(jié)點時間處長，造成流程停滯的情況。致使公文的時效性無法體現(xiàn)，可能導(dǎo)致要求和工作布置不能及時、有效傳遞，影響企業(yè)正常工作

根據(jù)OA系統(tǒng)中公文管理遇到的問題，我們從管理角度和系統(tǒng)技術(shù)角度加以改進。從管理角度，辦公室對文控員、擬稿人進行了專門的培訓(xùn)，同時在各類會議上提出了公文時效性的理念。從我們系統(tǒng)技術(shù)角度，對OA系統(tǒng)公文應(yīng)用增加了流程超時系統(tǒng)提醒以及流程處理短信提醒等功能。使公文流程在前一個節(jié)點提交后，下一個節(jié)點能馬上收到進行處理的短信提醒，以及超過某個設(shè)定的時間范圍后，系統(tǒng)對超時流程進行處理人及流程監(jiān)控人員的流程處理提醒。

4 總結(jié)

OA系統(tǒng)公文應(yīng)用是OA系統(tǒng)中的核心構(gòu)成部分。通過應(yīng)用OA系統(tǒng)公文應(yīng)用，大大提高了公文辦公效率，同時公文應(yīng)用電子化處理也是目前發(fā)展的趨勢。借助OA系統(tǒng)公文應(yīng)用這個平臺，可以加強公司內(nèi)部信息交流，降低辦公及管理成本，對于簡化工作流程，實現(xiàn)辦公信息化管理具有積極意義。可以預(yù)見，OA系統(tǒng)公文應(yīng)用在未來將持續(xù)發(fā)揮信息集成、管理提升的重要

作用。

參考文獻

[1]張穎石.OA系統(tǒng)在企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用[J].信息系統(tǒng)工程，2014（2）：66.

[2]熊瑛.企業(yè)OA信息化系統(tǒng)的應(yīng)用探析[J].中小企業(yè)管理與科技，2014（1）：305-306.

[3]羅超.OA系統(tǒng)使用現(xiàn)狀分析及效率提高對策[J].華章，2011（32）：331.

作者簡介

董天鵬（1988-），男，上海煙草機械有限責(zé)任公司助理工程師。endprint