新形勢下檔案管理工作的思考

祁立芳

摘 要：新形勢下，對檔案管理現代化來說，既蘊含著機遇，又充滿了挑戰。目前，檔案管理現代化僅僅處于基礎建設、硬件投入、技術籌備和人才培訓階段。對如何改變這種現狀，使人們認識到檔案管理的重要性，推進檔案管理現代化的進程，提高信息資源開發利用水平，提了一些建議和看法。

關鍵詞：檔案管理；現代化；新形勢

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）35-0240-01

檔案管理現代化是檔案事業不斷發展、不斷創新、不斷實現的過程，是新時期檔案事業發展的必然趨勢。實現檔案管理現代化，是檔案事業生存和發展的內在要求，也是擺在全體檔案人面前的一個緊迫的課題。檔案管理現代化是指具有現代管理思想和管理知識的管理者以現代科技裝備為載體，實現檔案管理從傳統的科學管理向現代科學管理而又與社會現代化發展同步的動態化過程。所以，檔案管理現代化也是一個改革、創新、發展的過程，它是一個系統工程。

一、檔案管理工作存在的問題

1.對檔案管理現代化的認識落后

長期以來，由于受傳統的計劃經濟體制的影響，加上一般人對檔案工作重要性了解有限，致使人們對檔案工作的意義認識得不夠深入透徹，特別是一些領導干部對檔案工作缺乏應有的正確認識，直接導致了檔案工作的困難。認識落后突出表現以下幾個方面。一是觀念僵化。人們不能將檔案工作與市場經濟體制的需要聯系起來，看不到檔案工作對市場經濟體制運行的所能形成的巨大影響和作用。一般人將檔案看做經濟發展的包袱，很難將檔案看做是市場經濟運行中的必不可少的信息資源，更看不到它的巨大的經濟與社會效益。因而也就更難談什么建立檔案工作市場，把檔案工作推向市場，建立起諸如勞務檔案市場、技術檔案市場和其他的檔案市場了，至于建立起系統、全面、細微的檔案大市場的目標要么是沒有，要么就是陷入空談。二是看法片面。人們認為，檔案工作僅僅是一些紙紙片，與單位的其他工作如經濟、人事等相比完全是次要的，因而也只能居于次要地位，在會議中講重視，但在實際的工作中輕視。三是管理放任。尤其是領導人對單位的檔案管理工作缺乏計劃于目標，得過且過，完全放任檔案工作毫無活力與效率的進行，對檔案現代化更是沒有什么想法。

2.檔案標準化程度低

進行現代化檔案管理，檔案工作標準化是必要條件之一，是檔案管理現代化的一個重要組成部分。我國檔案管理標準化工作是從20世紀80年代開始的，國家標準局組織擬定和制定了一系列標準化文件，使我國標準化逐步形成一個體系。由于檔案自身的復雜性，我國檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。由于歷史的原因，檔案管理走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個單位根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案系統應用軟件都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低、數據不完整，致使大多數檔案無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，檔案的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。標準化程度低影響了檔案管理現代化發展進程，造成大量低水平的重復建設，令計算機檔案管理系統只能停留在輔助管理的位置上無法繼續向前發展。

3.現代化的人才不足

檔案管理現代化的前提是人才現代化。實現檔案管理現代化，要求檔案人員既要掌握先進的科學技術知識，能夠進行新技術、新設備的日常使用、維護和更新，同時要具有先進的管理技能、較高的文化素養。從目前人員現狀來看，許多機關、企業、事業單位的文書、檔案管理人員，大多數還停留在收發、查找的階段，缺少現代化管理的基本知識，沒有掌握現代化設備的操作技能。

二、幾點建議

1.必須更新觀念，增強檔案管理現代化意識

管理觀念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理現代化的首要內容是管理思想的現代化。如果檔案人員沒有現代化意識，就會影響檔案管理現代化的進程。沒有檔案管理觀念現代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，也不能稱其為檔案管理現代化。在實現檔案管理現代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立與時代合拍的檔案意識，切實轉變計劃經濟時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉化為開放式服務，使檔案工作更好適應經濟社會發展的需要。

2.加強標準化建設

檔案管理標準化是檔案管理現代化的一項重要基礎。檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的。信息時代，檔案信息的共享與網絡的溝通更依賴于統一的標準來進行規范，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，只有這樣才能夠確保檔案管理現代化各項工作的有效實現，遵循標準，推進標準。在檔案管理系統建設中常常遇到過分強調本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實質上無視標準化、拒絕采用標準的做法極其有害。有些標準的制定需要耗費巨大的人力、物力，不但涉及數據格式，還將涉及運行環境等諸多因素，本身就包含不止一項的復雜課題，更應統一領導，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。

3.提高檔案工作者的總體素質

當前，檔案現代化管理的主要內容和核心，就是計算機技術的應用，即檔案計算機管理。檔案工作人員必須掌握現代化信息技術，熟練運用電子計算機以及各類現代化辦公設備來進行電子文件的制作、使用和維護。要保證檔案系統現代化管理工作有序、正常、持續的發展，必須做到：（1）在現有基礎上積極創造條件，想方設法引進急需人才；（2）從提高整支隊伍素質著手，對檔案工作者分層次進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，培養一支具有一定數量和質量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具有較強的開拓創新意識。

[責任編輯 王 莉]endprint