管理體系整合應用研究

◆ 上海質量管理科學研究院課題組/ 文

管理體系整合應用研究

◆ 上海質量管理科學研究院課題組/ 文

引言

隨著全球貿易的國際化加劇，無論是貿易合作伙伴，還是貿易競爭對手，都面臨著可持續發展的問題，而ISO9001、ISO14001、OHSAS18001等管理體系標準以及ISO19011：2002《質量和（或）環境管理體系審核指南》標準相繼誕生，又形成要求質量管理體系與保護環境和保障職業健康安全協調發展的要求。因此，建立并實施質量管理體系（以下簡稱：QMS）和（或）環境管理體系（以下簡稱：EMS）和（或）職業健康安全管理體系（以下簡稱：OHSMS）的組織，以及實施相應認證審核的機構等，對不同管理體系一并運行的有效性和效率越來越關注，并力求產生增值。由此出現了多管理體系兼容性、整合型、一體化的探討。

一、管理體系整合的基礎及可行性

至今，國際標準化組織（ISO）還沒有一份集質量、環境、職業健康安全等管理體系為一體的標準，真正意義上的管理體系一體化尚不具備充分條件。為此，基于現已頒布的管理體系標準和通用的管理體系原則，可以從上世紀90年代后期探討的質量管理體系與環境管理體系兼容，發展到現今的多管理體系整合，促進了管理體系的運行有效性和效率。為此，本文將基于現有標準和實踐，探索多管理體系的整合實踐工作。

（一）管理體系整合基礎

自上世紀90年代以來，管理體系標準迅速發展，質量、環境、職業健康安全管理體系等“不同家族”的管理體系標準相繼頒布；同一“家族”，因行業不同，管理體系標準也不斷問世，如：ISO/TS16949、ISO/ TL9000、ISO13485、ISO29001等標準。對于諸如基礎產業的組織，其管理體系的整合，將面臨著標準家族內部的整合與不同標準家族之間的整合，如：某集成電路（IC）制造公司，當它為一般電器公司配套供應IC時，則顧客可能僅要求其以ISO9001標準建立并實施質量管理體系；當它為汽車制造公司配套供應IC時，則顧客將可能要求其以ISO/TS16949標準建立并實施質量管理體系；當它為醫療器械制造公司配套供應IC時，則顧客又可能要求其以ISO13485標準建立并實施質量管理體系，等等，如此一個組織，針對不同行業的顧客，其所建立的質量管理體系要求和方法不盡相同，由此產生了質量管理體系“家族內部”的整合。當該公司欲將其QMS、EMS和OHSMS等整合時，又出現了管理體系“不同家族之間”的整合。

由于管理體系的“家族內部”整合具有顯著的通用性，且較易于實施，限于篇幅，本文不再贅述。以下著重研究多管理體系“不同家族之間”的整合，并以ISO9001、ISO14001、OHSAS18001三個基本管理體系為整合的對象，其他管理體系的整合可參照實施。

從ISO9001、ISO14001、OHSAS18001三個基本管理體系的結構、要求、運行模式的比較可知，它們遵循相同的管理原則，包括：

（1）三個基本管理體系標準的條款具有一定的對應關系；

（2）三個基本管理體系標準的結構具有一定的相似（同）性；

（3）三個基本管理體系標準的基本思想相同——預防為主、持續改進；

（4）三個基本管理體系標準的運行模式相同——運用過程方法，按PDCA循環。

上述四點為管理體系的整合提供了必要的基礎。

（二）管理體系整合可行性

從ISO9001、ISO14001、OHSAS18001三個基本管理體系標準的對象分析可知：ISO9001 質量管理體系（QMS）的管理對象是：產品；ISO14001 環境管理體系（EMS）的管理對象是：環境因素；OHSAS18001職業健康安全體系（OHSMS）的管理對象是：危險源。這是多管理體系整合的“屏障”！

如何開啟這一屏障，實現多管理體系的整合？ISO9000：2005《質量管理體系 基礎和術語》中3.4.2術語，產品（product）的定義：過程的結果。為開啟這一屏障提供了一把有效的鑰匙。綜觀三個基本管理體系標準的管理對象——產品、環境因素、危險源的定義：

產品：過程的結果。(過程：一組將輸入轉化為輸出的相互關聯或相互作用的活動。)

環境因素：一個組織的活動、產品和服務中能與環境發生相互作用的要素。

危險源：可能導致傷害或疾病、財產損失、工作環境破壞或這些情況組合的根源或狀態。

顯見，產品、環境因素、危險源的定義基本體現了“過程的結果”，這就是說，管理體系的管理對象都可以用“產品”來表示。通常，ISO9001 Q MS的管理對象“產品”是顧客預期的產品；ISO14001 EMS和OHSAS18001 OHSMS的管理對象“環境因素、危險源”通常是顧客/相關方非預期的產品。通過“產品”定義推理至此，為多管理體系的整合，創造了必要條件。

據此，運用過程方法，可以建立多管理體系整合的雛形：產品（預期和/或非預期）→管理方針、目標→管理職責、資源→產品實現的策劃、要求→監視和測量→改進→周而復始按PDCA循環運行；而整合管理體系的結構應包括：管理方針、目標、組織結構、管理體系覆蓋范圍、管理手冊、程序、作業文件、資源提供等；整合管理體系的要求應以產品實現為主線，主要包括：識別預期和/或非預期的產品、識別適用的法律法規和其他要求、制定管理方針、目標、識別和確定相關的過程及其相互關系、規定過程受控準則和適當的運行方法、規定過程評價準則、實施監視和測量、制定和實施糾正和預防措施，持續改進整合管理體系，使之有效運行。當兩個、三個或更多的基本管理體系整合時，可根據它們條款之間的對應關系，借鑒本文提出的多管理體系整合的雛形、結構、要求，形成文件化的整合管理體系，付諸實施。

二、管理體系整合基本步驟與示例

在建立、實施多管理體系整合時，切勿將“整合”視作“幾何疊加”，如：某緊湊型熒光燈制造組織，對整合的管理體系分別制定了質量目標、環境目標、職業健康安全目標，而未將三項獨立的目標兼顧考慮，整合為綜合性的管理目標，結果在實施目標時遇到了一些相互抵觸：質量目標要求提高點燈時的電離速度和電離效率，則需加入適量的汞來滿足；環境目標、職業健康安全目標要求減少污染和保障職工健康，則不應使用汞。類似情況的出現，既說明了管理體系整合的必要性，也說明了準確運用多管理體系整合方法的重要性。

（一）以產品實現為基礎整合管理體系

組織在建立、實施多管理體系整合過程中，采用本文提出的多管理體系整合的雛形、結構、要求，形成文件化的整合管理體系時，應特別關注組織的“產品”，盡可能準確識別“產品”實現的各個過程，特別是識別預期和/或非預期的產品，以利于不同“管理對象”的管理體系有機融合，達到整合的目的，促進多管理體系有效性和效率的提高。

（二）管理體系整合基本步驟

在策劃、建立多管理體系整合時，明確職責，尤其是過程實施中的協調職責，非常重要。基本步驟為：（1）考慮管理者代表人選時，應首選同時具備所整合的各相關管理體系的管理能力和/或經驗的候選人；（2）按不同層次分配其相應的職責，避免職責重復或交叉，甚至出現職責“真空區”；（3）按職責配置適宜的資源，尤其是技術和/或人力資源。這項工作是多管理體系整合有效運行的基礎之一；（4）以PDCA循環為基礎，應用過程方法，針對產品實現過程，考慮特定管理對象，如：質量特性、環境因素和危險源，建立并實施管理手冊、程序和作業指導書；（5）以持續改進為永恒的目標，采用過程監視測量、內部審核和管理評審等方法，作為提升管理體系整合的監控機制，促進管理有效性和效率。

（三）管理體系整合實踐示例

管理體系遵循相同的管理原則，但現有管理體系標準結構存在一定的差異性，為便于推廣應用管理體系整合方法，本文給出管理體系整合實踐中的管理手冊示例，管理手冊是對組織一體化體系的管理方針進行闡述，并對相應的一體化體系的結構和運作進行描述，是組織一體化管理體系的綱領性文件。通過其有效實施，包括持續改進體系的有效性，以達到顧客及相關方的滿意，符合質量、環境和職業健康安全的法律、法規要求，其基本結構可參照如下：

1.總則；

2.引用標準；

3.術語和定義；

4.一體化管理體系要求，含：總要求、文件控制、記錄控制；

5.管理職責；

6.以顧客為關注焦點；

7.管理方針；

8.策劃，含：目標和指標、一體化管理體系策劃、一體化管理方案、職責、權限與溝通、信息交流；

9.管理評審；

10.資源管理；

11．產品實現，含產品實現的策劃：

1)組織應策劃和開發產品實現所需的過程。產品實現的策劃應與一體化管理體系其他過程的要求相一致。

在對產品實現進行策劃時，組織應確定以下方面的適當內容：

a）一體化管理體系的目標和要求；

b）針對產品確定過程、文件和資源的需求；

c）產品所要求驗證、確認、監視、檢驗和試驗活動，以及產品接收準則；

d）為實現過程及其產品滿足要求提供證據所需的記錄。

2)組織應根據方針、目標和指標，確定與所標識的重要環境因素、需要采取控制措施的風險有關的運行和活動，針對這些活動(包括維護工作)進行策劃，確保這些活動在規定的條件下進行。

（1）與顧客及其他相關方有關的過程，含顧客要求、活動、產品或服務中能夠控制或可望對其施加影響的環境因素、常規和非常規活動相關的危險源等；

（2）設計和開發，含產品設計和開發、環境影響、風險水平等；

（3）采購；

（4）生產和服務提供，含產品質量實現、環境因素、危險源控制等；

（5）監視和測量設備的控制；

（6）測量、分析和改進，含證實產品的符合性、環境影響的控制、風險的控制、一體化管理體系的有效性、持續改進一體化管理體系的有效性等。

三、結語

管理體系整合的實施，促進了各管理體系的互補性及其整體有效性的體現；降低了管理體系運行的成本，提高了管理效率和資源綜合利用率；促進可持續發展，達到以人為本的目的。盡管現在還沒有具體的有關多管理體系整合的規則可循，但是，多管理體系的整合已是一種趨勢，并且不少的組織和認證機構已經從多管理體系的整合中受益。

目前，上海市地方標準DB31/T 818-2014 《管理體系整合 指南》已經發布實施，將為管理體系整合的實施，提供有效指導。