如何甄選展會及展覽服務企業

王鈺

外貿企業應該選擇哪些展會出展，如何甄別展覽服務企業，在選擇展會及甄別展覽服務企業的過程中有什么注意事項，帶著這些企業普遍關注的問題，本刊記者采訪了勵展博覽集團的大客戶經理臧威，她為外貿企業提出了建議。

選擇展會：進行詳細參展分析

明確參展目的

外貿企業在選擇展會時不能盲目，要清楚自己的參展目的。如本次參展是想在行業內發掘新客戶、拓展新市場，還是要開發新技術、了解最新市場趨勢。決定好參展目的后，再去選擇展會。對于展會信息，外貿企業可以通過網上搜索或同行推薦進行了解。在網上搜索展會信息時，最好通過其官網進行搜索，盡量不要輕信非官方來源的信息，因為其中可能會有虛假信息。此外，一些國外展會的官網可能無法在百度等國內搜索引擎上找到，外貿企業可以在Google上嘗試搜索。

臧威說：“如果一家外貿企業要參加制冷行業展會，其參展目的是為了保持在行業中的活躍度。那么該企業可以通過同行或客戶推薦，互聯網搜索等方式搜集信息并進行分析，最后可以選擇諸如意大利米蘭衛浴展這種行業內比較領先的展會。如果該企業想開發其他市場，則需要向同行了解目標市場比較知名的當地展會?！?/p>

同時，臧威還告訴記者，雖然展會上獲取的內容可能是多方面的，但外貿企業的參展目的最好只有一個，切忌既想參加行業內領先的展會，又要發掘特定國家或地區的客戶。因此，外貿企業參展一定要有個現實目標，這決定了其所參加展會的規模及所在地。

考慮參展預算

參展預算的多少決定了外貿企業每年參加展會的次數。一般對于外貿企業而言，為了保持自己在行業中的活躍度，行業內的領先展會是一定要參加的。然后再根據剩下的預算決定是否需要拓展其他市場。臧威表示，由于這兩年世界整體經濟形勢比較復雜，外貿企業可以將預算分散，在參加一個規模較大的展會同時，把預算分出一部分，參加一個其他國家或地區的展會，來拓展新市場。

挑選參展行業

外貿企業在進行選展分析的過程中還要注意展會行業的選擇。例如，有的國家或地區會有一些跨行業的綜合展，即一些規模較小的展會把很多行業融合起來，這種做法有可能會降低展會質量，減少外貿企業的收益。臧威告訴記者，這里說的跨行業，是指沒有關聯的兩個行業，如新能源和服裝、制冷和電力等，但對于新能源和電力這種存在行業上下游聯系的展會，外貿企業是可以選擇參加的。

根據勵展公司對外貿企業進行的現場調研及其搜集的市場資料來看，臧威建議外貿企業每年一定要參加行業內比較領先、有決定作用的展會。參展頻率最好為單年展至少兩屆要參與一次，而雙年展每屆都能參與。同時，外貿企業還要進行新興市場的拓展與布局，不能完全依賴歐美展會。

甄別企業：注重官方權威信息

到官網查信息

當記者問到外貿企業應該如何選擇展覽服務企業時，臧威說，由于正規展會一般會把指定代理商發布在官網上，所以外貿企業最好通過目標展會的官網了解該展會的代理商信息。最好不要只憑招展函上的信息進行選擇，因為招展函一般都是由代理商自己撰寫的，其內容是沒有任何權威依據的。因此，臧威建議外貿企業可以與合作時間較久的合作伙伴或公認口碑較好的展覽服務企業合作，或者通過同行推薦的方式，向自己值得信賴的合作伙伴或者同行業企業了解目前有哪些展覽服務企業代理目標行業或市場的展會。

臧威對記者說，曾經發生過某家展會服務企業聲稱自己是某展會的代理商，在取得外貿企業信任并收取費用后，這家企業便人間蒸發的事情。對于這種情況，如果突然發現有一家不熟悉的企業正在進行招展，則需要引起外貿企業的警覺。這時，外貿企業可以通過其他展覽服務企業了解這家企業是不是該展會的代理商。另外，外貿企業還可以在網上（如目標展會的官網）搜索其給出的代理信息。

據臧威介紹，勵展公司負責的展會會出具相應的證明，證明哪些展覽服務企業是其中國指定代理商，并由其負責招募外貿企業以及后續服務的工作。然后，勵展公司就會把每一個代理商的聯系方式放在其官網上，并會發出上述聲明。特別是在多家代理商一起合作代理某一展會的情況下，這種聲明為外貿企業提供了準確、權威的代理商信息。如果有外貿企業向勵展公司咨詢某會展服務企業的信息，勵展公司就會告知外貿企業該展會服務企業是否為其代理商。

警惕過低價格

外貿企業在選取展會服務企業的過程中，一定要警惕過低的價格。如一個展會有四五家國內展覽服務企業組展，如果其他企業的價格都是5萬元，而只有一家提出的價格是3萬元時，外貿企業就一定要小心這家企業。對于這種情況，臧威提出建議：“適當的低價還是可以理解的，但如果價格過低的話，這個會展服務企業就很有可能存在問題。因為各代理商的成本基本是一樣的，價格差別可能只會體現在其運營組展成本上，因此外貿企業不能盲目地選取低價代理商?！?/p>

注意參展形式

“曾經有一個展會限制了中國外貿企業參與的數量，但因為展會熱門，一些代理商就會以英國、美國或迪拜貿易公司的名義向展會申請展位，然后再把一個大展位分成若干個小展位賣給中國企業。中國企業到現場后，就被當地管控告知官方并不認可這樣的參展形式，并禁止他們繼續參展?！?臧威介紹說。因此，外貿企業在聯系展覽服務企業的時候一定要詢問清楚，如果展會代理商說自己是利用外國貿易公司的名義進行聯合參展，外貿企業就一定要先確認一下這種形式是否被官方認可。

謹慎支付訂金

臧威表示，還有一種情況需要引起外貿企業的注意。由于一些國外的展會沒有中文信息，而多數中國外貿企業也不愿對展會信息進行更多的搜索或更深入的了解，于是就有一些會展服務企業謊稱自己是該展會的官方代理，并報出一個合理價格。在取得外貿企業的信任后，該企業會向外貿企業收取一定數量的訂金，然后再以展位變更或展位短缺等借口進行漲價。此時外貿企業由于已經支付了訂金，往往會陷入兩難的境地。