探討信息時代對秘書職業(yè)的要求

吳曉丹

摘 要：在信息化時代，秘書工作人員需要依靠信息化手段，更新工作意識，提高專業(yè)素養(yǎng)，提高工作能力，拓展視野，適應社會發(fā)展和單位工作的需要，更好地為實際工作服務。

關鍵詞：信息;秘書;專業(yè)素養(yǎng)

隨著以計算機和網(wǎng)絡為中心的信息化辦公設備進入辦公室，秘書的很多工作發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的工作模式和工作內(nèi)容被更為高效的信息系統(tǒng)所替代。而且相關的系統(tǒng)正在不斷完善更新，新的技術正在不斷應用，應用范圍不斷擴大，秘書的視野也隨之不斷開闊，加上知識的快速更新，秘書作為一個單位上傳下達的中樞，應該適應和利用信息化條件，為領導和基層人員提供良好的服務，這是每一個從事秘書工作的人員必須認真面對和總結的問題。

一、存在的問題

1.信息素養(yǎng)無法適應工作需要

在信息化發(fā)展的今天，仍然有些秘書對信息化有這樣或那樣的抵觸心理，不善于利用計算機等信息設備，不愿意通過發(fā)達的網(wǎng)絡條件推進自己的工作，不積極學習信息化的相關知識。相關信息化知識的缺陷導致思維方式和工作行為對信息化應用的各種不適，制約了秘書在參謀、咨詢、協(xié)調和管理等方面工作的開展，影響了個人專業(yè)素養(yǎng)的更新和提高。信息手段的缺乏，將會導致各種資源獲取困難、延誤甚至無法提供必須的信息，從而影響單位的組織和運轉。

2.工作思維老化

有些秘書認為自己從事的工作就是向下級傳達領導意圖，向上級反映基層意見，領導讓做什么就做什么，缺乏積極主動、開拓創(chuàng)新的意識，無法領會各項命令和任務背后更深層次的內(nèi)容和意義，無法更好地推進工作的落實和完成，不愿意主動、創(chuàng)造性地開展各項工作。他們知識結構老化，不能積極主動地更新知識內(nèi)容，在低效的事務性工作中浪費了大量時間，工作進展和辦事效率不適應時代發(fā)展的步伐。隨著信息化各項應用的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的知識儲備和知識結構已不能適應時代的發(fā)展，無法滿足工作的需要，提升信息化素養(yǎng)，更新工作思維方式勢在必行。

二、提高信息化條件下的專業(yè)素養(yǎng)

隨著社會進步和信息發(fā)展的多元化，秘書作為一個單位重要的信息收集者，需要結合內(nèi)外環(huán)境因素，夯實基本工作能力，豐富自身素質，積極利用各種信息手段，提高專業(yè)素養(yǎng)。

1.樹立信息意識，提高利用信息技術的能力

落后的工作模式必將無法適應時代的發(fā)展，無法承擔相應的工作職責;守舊的思維意識在工作中將不利于積極地開拓創(chuàng)新，在日新月異的當今社會必將被時代吞沒。只有積極主動地領會和接受各種信息時代的知識和工具，培養(yǎng)對信息時代秘書工作的認識，加強對信息敏銳的感知能力，在繁復信息中發(fā)掘有價值內(nèi)容的認知能力，指導實踐工作，才能更好地完成本職工作。提高利用信息技術的能力，需要善于通過互聯(lián)網(wǎng)和信息系統(tǒng)不斷收集、整理、分析、匯總各種有利于工作的各種數(shù)據(jù)和資料，掌握各種信息檢索工具和方法，不斷提高獲取信息、選擇信息、分析信息和利用信息的能力。提高信息能力，將會在實際工作中更好地為單位提供多方位的參考，各種網(wǎng)絡、無線等先進工作手段的應用，將大幅度提高工作效率，使單位各項目的運轉更為高效，為工作的推進提供更有力的助力。

2.擴大專業(yè)視野

秘書作為單位中上傳下達的重要樞紐，必須通過豐富、發(fā)達的信息化手段，不斷擴大專業(yè)視野，優(yōu)化知識結構，適應時代發(fā)展要求，更好地完成本職工作。信息時代極大地擴大了人們的視野，更新了人們的觀念，影響了人們的思維方式和工作方式。秘書只有具備適應時代的的創(chuàng)新意識，才能為單位提供更新、更豐富的信息，并可以延伸其專業(yè)視野，更容易深入探索，發(fā)現(xiàn)和發(fā)展新的見解，有利于個人綜合素質的提升，積極適應和推進單位的發(fā)展，在日益繁復的工作中提高工作效率。

3.構建寶塔型知識結構

秘書要學習掌握各種秘書工作的基礎知識，包括公文寫作、信息收集和傳達、工作管理和協(xié)調等內(nèi)容。在實際工作中不斷總結和積累，積極參與團隊和單位的各項工作，認真與團隊成員進行探討，逐步提高對專業(yè)領域的認知，努力把握各項工作的發(fā)展脈絡，形成自己的知識體系，在不斷的積累和總結中，打下堅實的知識基礎。秘書需要有豐富的知識水平和經(jīng)驗，在完成項目或任務的過程中，善于從多角度學習看待問題和解決問題的方法，結合自身的工作加以思考和開拓創(chuàng)新，積極發(fā)現(xiàn)和提出問題，提出合理的建議和解決方案。不斷學習先進的管理經(jīng)驗，善于借鑒別人的先進經(jīng)驗，同時能摒棄一些落后或失敗的先例，并創(chuàng)造性地與自身的工作相結合，改進工作方法，為各項工作的開展提供成熟的參考指南。

總之，信息時代要求秘書必須適應單位和社會環(huán)境的發(fā)展變化，充分利用各種信息手段，優(yōu)化知識結構，開拓視野，在從單一的事務性工作中，摸索和總結出更為合理有效的工作模式，在自己的崗位上更好地發(fā)揮聰明才智，創(chuàng)造出更大的價值。

參考文獻：

[1]王忠波.關于高校院系科研秘書自身素質提高的幾點看法[J].黑龍江科技信息，2011（1）.

[2]沈義淑.淺析信息在秘書管理中的基礎地位[J].社科縱橫，2008（9）.

[3]萬玉梅.論秘書素質與培養(yǎng)[J].科技創(chuàng)業(yè)，2009（9）.

[4]趙玉香.新形勢下提高學院科研秘書素質的基本途徑[J].科技創(chuàng)新導報，2011（10）.