企業會計憑證的科學化管理

杜華

摘 要：會計檔案主要就是指會計類相關憑證，會計賬簿、財務報告等這些比較專業的會計核算資料，是企事業單位為了記錄和反映出所發生的經濟業務情況而保存的重要資料證據、極其重要的經濟檔案，是檢查單位過去經濟活動的重要依據。文章分析了會計檔案管理中存在的資料信息不全、利用不充分、電子檔案管理混亂等問題，闡明了問題存在的原因，并提出了改進并且切實提高會計檔案管理水平的有效改善手段。

關鍵詞：會計檔案；科學管理

會計檔案是企事業單位記錄和反應經濟業務的專業性文件或電子材料，是非常重要的歷史材料和證據。根據會計檔案的重要性，我國《會計法》等相關的法律法規對會計檔案的界限劃定、裝訂整理的規范性、保管使用方法、合法移交銷毀程序等具體內容都進行了十分明確的規定。

一、會計檔案管理的含義及其作用

1.財務會計檔案是在財務活動過程中形成的具有保存價值的一種會計材料記錄，這些財務記錄都是對企事業單位進行經濟活動的客觀記錄。對財務檔案的重視程度反映了單位有關經濟秩序的正常和合法性。

2.作用：信息保障作用、維系管理作用、監督檢查作用、經濟歷史研究作用、憑證、查考作用。

3.價值：這是單位制訂下一季度財務計劃的重要數據來源；是單位進行經濟決策科學的信息來源；是儲備會計工作經驗、技術、智慧和教訓的知識庫。

4.管理職責：按規定和要求定期收集與征集需要歸檔的會計文件和會計檔案；對會計文檔的數據和信息內容進行必要的審查核對，并整理組卷，編制會計文檔目錄，委派專人保管；對所藏會計檔案實行科學管理，裝具齊備，存放有序，嚴格實行庫房管理制度，不隨意堆放，防止會計檔案的實體散失和內容泄密；利用會計檔案手續要嚴格，查閱時嚴格執行會計檔案利用工作制度；對已滿一定保管期限的會計檔案，要按照有關規定進行處置；對單位合并撤消解散破產分立調動離職等事項發生時檔案管理人員有責任將檔案移交或轉交有關業務主管部門。

二、財務檔案管理的現狀及問題

財務檔案管理要及時進行歸檔、整理，將原始憑證、賬簿、預決算報表、工資表，財政廳下發的文件及按照文件要求編制的相關報表等資料統一裝訂，編寫全宗號、目錄號，按照財務檔案的保管期限進行保管，對超出保管期限的財務檔案登記造冊，裝箱封存，由專人送往銷毀站進行銷毀等。財務檔案管理這些過程中存在著許多的問題：

1.不了解檔案管理中全宗號、目錄號的意思，在原始憑證裝訂后只是簡單的按順序排列；

2.財政廳下發文件要求編制報表、上報報表，在檔案中只有報表，未將文件、報表、說明全套資料收集齊全，資料缺失嚴重；

3.經年累計的財務資料簡單堆放在財務檔案室中，不易尋找；

4.沒有財務檔案目；

5.下設公司撤銷后，也將財務檔案裝箱堆放在財務檔案室中，沒有目錄信息，不知具體保管的是什么資料；

6.財務人員對財務檔案的保管、整理、歸檔意識淡漠，不重視，簡單的認為領導交給自己的沒丟失，往文件柜里隨便堆放就可以了。

三、針對上述問題提出的一些的對策：

1.從檔案管理人員角度來分析：（1）需強化管理人員的意識重視程度：一方面要切實克服傳統會計檔案管理過程中的錯誤觀念，及時糾正會計人員在檔案管理過程中的一些錯誤做法。從另一方面來看，我們要積極引進并學習新的專業的檔案管理思想、管理方法，提高并樹立檔案管理的時效完整性、檔案質量保證性及資料有效利用性的各方面的意識。

（2）要加強對會計人員的專業崗位技能方面的培訓，提高相關業務素質：讓會計人員定期參加繼續教育方面的培訓，開展專題的專門的業務學習、培訓等，尋求并發現在不同情況下的業務處理規范。只有會計財務人員掌握了最新的相關業務形式，才能針對性的提高及時處理突發問題的反應能力。

（3）發展培訓專業的檔案管理人員：由于會計檔案設計的具體資料內容十分廣泛，特別專業并且嚴密，是不能按常規性的檔案管理辦法來進行一般管理。大部分的檔案管理人員或是只會會計或只會檔案管理這些一方面的知識內容，并不能充分勝任現代的會計檔案管理工作需要，充分學習和培養這些人員掌握各種現代的管理技術知識和技能，這樣才能真正適應我國新時期的會計檔案管理的要求。

2.從財務檔案管理實施上來講。對于會計檔案管理過程中存在的這些問題，只有采取相關有效的解決措施，才能有效地改善企事業單位在檔案管理工作的現狀：

（1）建立健全的檔案管理制度，完善具體的檔案管理手段。從嚴密并有序且規范的要求來看，會計檔案管理應當充分地重視制度的建設，一定要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的要求，積極地推進會計檔案管理的科學規范化、制度現代化工作。建立良好的會計檔案入庫審查制度，以此來提高相關檔案的質量要求；要建立會計檔案查詢、借閱或復印等制度，確保會計檔案資料的安全及防止檔案資料的遺失與泄密?，F代新型會計檔案，是以會計電算化條件發展的前提下，成為會計檔案管理的一種重要形式，這是會計檔案現代化管理對管理手段與管理環境提出的新要求。

（2）要設置專人進行檔案管理，并制定出詳細具體的會計檔案管理崗位職責。崗位職責、還有擔任崗位的標準要在制度中明確提出并具體體現出來，規定出相應的崗位要求，使每一個在職人員在自己的崗位上做好檔案管理工作、并且在完成檔案服務職能的同時，真正把檔案管理工作進行得細致、充分。

（3）要結合現代會計電算化工作的特點，制定財務資料電子檔案的具體管理制度辦法。各單位要根據自身發展的實際情況，制定切實可行的電子檔案管理的具體辦法，電子軟件要交給檔案室進行保存管理；會計的電子管理數據要定期備份，進行分類存放；同時要對財務電子管理軟件進行定期維護、升級，并做好計算機硬件的配備工作。

在企事業單位進行會計檔案管理工作時，一定要嚴格按照我國現行的法律法規的相關規定，結合實際工作情況，不斷研究新的管理方法，提高專業的會計人員責任心和使命感，在這種情況下，我國的會計檔案管理工作才會不斷取得進步。

參考文獻：

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