新時期檔案的數字化管理

楊昊

摘 要：隨著計算機科學技術的不斷發展，給新時期的檔案管理也帶來了飛速的進步和發展。本文就新時期檔案的數字化管理進行了簡要的概述，希望可以提升檔案管理的有效性和準確性。

關鍵詞：檔案管理；數字化管理；檔案資源

現在的檔案管理一般都會采用數字化的模式。采用新時期檔案的數字化管理之后，就會提高查找檔案的速度，同時對于檔案的信息錄入也比較方便，從而也提高了辦事的效率。所以，必須利用好新時期檔案的數字化管理技術，以促進檔案管理的數字化發展。

一、簡述檔案數字化管理

1.新時期進行檔案數字化管理的重要性。在我國以前的檔案管理模式中，一般會采用手工操作的方式，據目前的情況看來，我國的一些單位依然存在著手工操作的現象。但是不得不承認的是，傳統的檔案管理的模式在工作效率上是比較低下的，而且在保密性上也不嚴謹，容易出現信息的遺漏和損失。在需要檔案信息時，如果要找到相應的檔案，所花費的時間也是比較多的，而且由于檔案過多，查找起來的工作量也比較大。這樣一來，無論是企業還是事業單位的工作效率都會受到影響，同時一些工作也不能及時有效的開展和運行，也與現代化的管理模式的要求是不相符的。所以，必須引進信息技術到檔案的數字化管理中，這樣檔案的管理工作才可以提高其效率。在日常的信息查詢工作中，就可以利用數字化的檔案管理模式來進行自動的搜索所需要的信息，從而不僅可以節約時間，同時對于查詢的信息的儲存量也是比較大。因此，新時期進行檔案數字化管理是非常重要的，可以極大地為信息需求者提供可靠且豐富的信息資源。

2.檔案數字化管理的優缺點。在進行檔案的數字化管理中有不少的優點，但是也存在著一些不足之處。首先對檔案的數字化管理的優點進行簡要的介紹。檔案的數字化管理可以提高工作的效率。在檔案的信息錄入時，采用數字化可以加快其速度，同時對于過時的信息可以及時的發現，以保證錄入的檔案信息都是及時準確的，對于日后查詢的信息的真實性也有了很好的保障。與此同時，可以減少用戶的查詢信息的工作量，如果是傳統的手工的檔案管理，那么在查詢信息時，難免會要自己手工檢索和翻閱查找，這樣的工作內容比較繁瑣而且耗費時間長。但是如果采用新的數字化管理模式，那么信息查詢者只需要在計算機上輸入自己需要的搜索信息，那么相應的資料就會出現，從而極大的節約了時間和簡化了步驟。另一方面，采用傳統的檔案管理，其資料一般都是采用紙質的檔案進行保管，那么時間長了，紙質的檔案資料很可能會出現字跡模糊或者是紙張破損等現象，那么檔案就不能很好的被保存。相反的數字化的檔案管理就能解決這一系列的問題，數字化存儲，可以不像傳統那樣占據大量的空間，對信息的查詢也不會受到地理距離的影響，對于信息的保存也不會出現字跡模糊的一些現象。傳統的檔案因為是紙質的原因，不排除有些人為的因素會對檔案的信息進行更改，那么信息的真實性就會失真。但是數字化就能讓信息進行加密加鎖，這樣對檔案信息起到保護的作用。但是，對于檔案的數字化管理也存在著不足的問題，在數字化的管理中，由于現在的計算機的病毒或者是黑客技術在不斷進步，那么對于信息技術的發展和利用是一大威脅。因此，如果計算機中了病毒，那么對于保存的信息就會比較容易失去，檔案的管理也會出現問題。還有就是如果在沒有電的情況下，計算機不能正確的運行，那么檔案的管理和查詢工作也不能正常的進行，這會影響正常的工作需要。

3.簡述目前檔案數字化管理存在的問題。目前計算機的技術在不斷的發展中，相應的諸多軟件和應用程序也就面臨著更新的問題，對于數字化檔案管理的信息技術而言，也要不斷的更新設備和軟件。但是目前的檔案數據化管理存在著更新不及時和技術更不上的問題，那么就會導致信息和數據的處理速度變慢，進而影響了工作的效率。在檔案的系統的版本上，也沒做到及時的更新，從而導致對資源的共享造成了影響，進而阻礙了數據化管理的發展。同時，在我國的數字化檔案管理的水平上是存在問題的。我國的企業和單位的檔案管理的系統普遍存在水平不高，而且在系統的版本上存在不一致的現象，這樣在信息的處理和共享上，就會造成困擾。與此同時，因為系統的不一致，對信息的格式和要求也不同，那么在利用信息時就會出現諸多的不便利，從而會影響工作效率。

二、新時期進行檔案數字化管理時的注意事項

1.定期更新數字檔案管理系統。在時期的檔案數字化管理工作中，定期的進行更新數字管理系統是非常重要的。不能因為系統目前還可以用，就省略了系統的更新工作，因為這是對數字管理系統能夠長期正常有效運行的重要保障。對于數字化檔案管理系統的更新工作，主要包括有對計算機的硬件配置的檢查，和開發更新管理系統，從而可以讓檔案的管理更加有效和安全。在更新軟件時，必須選用安全合格的更新軟件，這樣是對檔案管理的工作負責，也是保證其數據庫和檔案的安全性。

2.定期整理檔案資源。目前，已經具備了數字化管理檔案的模式，但是對于一些重要的需要長期保存的檔案資料還是需要進行紙質的檔案保管的，因此對于這些檔案資源也可以在數字化檔案上予以記錄，對其的檔案資源，就必須要定期的整理，以確保檔案的完整性。同時，在數字化檔案的管理中，檔案的類型也有很多種，比如早期的將紙質的檔案直接掃描轉換為檔案信息，也有直接錄入計算機的信息，或者是查詢信息的檢索目錄等等，這些檔案信息資源都是需要進行定期的整理，從而滿足工作對信息資源的需求。

3.檔案管理人員加強安全意識。在數字化檔案管理工作中，必須注意的是要加強檔案管理人員的安全意識。對于信息檔案的直接接觸者就是檔案的管理人員，所以如果他們沒有強烈的檔案管理的安全意識，那么即使管理水平再高，也不能保證檔案的安全有效的管理。因此，加強檔案管理人員的安全意識是檔案管理的重要組成部分。

三、結語

目前我國的檔案管理工作已經逐漸邁向數字化的階段，因此對于新時期檔案的數字化管理就變得非常重要。采用數字化檔案管理系統有著許多優點，但同時也存在著不足，這就需要管理人員提高安全意識，同時定期做好更新系統和整理檔案資源的工作，這樣就會促進檔案管理的穩步發展和社會的進步。

參考文獻：

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