鐵路會計原始憑證的規范化問題探討

劉江洪

（烏魯木齊鐵路局物資供應段 新疆·烏魯木齊 830023）

鐵路作為我國重要的交通設施，在推動社會經濟發展中發揮重要作用，做好鐵路單位的綜合管理工作具有良好的社會價值與經濟價值。鐵路會計一直是鐵路單位綜合管理的重點部門，隨著鐵路改革的不斷深入，電子商務在鐵路會計系統管理中的應用范圍越來越廣，致使會計原始憑證出現一系列問題，對會計工作整體質量產生一定影響。因此，需要正確認識到鐵路會計原始憑證規劃化管理的相關，推動鐵路管理實現現代化。

一、鐵路會計原始憑證規范化管理的要求

（一）審核原始憑證票據真實性

所謂原始憑證，就是在開展經濟活動之后，取得并填制的，用以證明、記錄經濟業務的文字憑據。而原始憑證的真實性主要是指原始憑證業務內容或票據的真實性。在核算工作中，審核原始憑證是財會管理的基礎性工作，其管理質量不僅維護鐵路單位財經紀律的規范性，也是維護國家財產的主要方法。

從來源來看，原始憑證主要分為內制憑證與外來憑證。一般在審核原始憑證票據真實性過程中，主要是對原始票據的真實性、合法性等進行確認，在此過程中，需要重視以下幾點問題：（1）嚴禁使用一般收據，但不包括個別單位統一發放的收據；（2）能快速掌握區分真假票據的能力。機打發票多為指定物品采購單位或電子商務類單位所擁有，其真實性高；手寫發票主要看發票內容，包括發票監制章、字體、字跡等；（3）查看發票防偽標識、水印等。

（二）審核原始憑證記載業務真實性

由于鐵路所涉及的業務系統較為全面，需要會計人員能在全面了解各項業務系統的基礎上快速辨別相關業務的真實性。一般情況下，“兩查”方法在審核原始憑證記載業務真實性中的效果良好。其中，“一查”主要指查看多聯式票據反面是否出現復寫現象，是否是報銷聯，避免“頭大尾小”的票據出現。若票據沒有用復寫紙復寫，而是用鋼筆填寫的，就有可能是“鴛鴦票”，即報銷聯與存根聯的內容金額不同；二是檢查審核票據與所附的附件內容是否一致，如有漏洞或出入即為假票據。

二、鐵路會計原始憑證規范化管理的措施

（一）建立規范化管理流程

在當前鐵路會計憑證規范化管理中，原始憑證的管理內容多，且涉及的范圍廣，為保證相關原始憑證規范化管理措施具有良好的應用價值，需要建立規范化管理流程，保證相關處理措施具有良好的應用價值。首先，成立會計憑證規范化小組，組織專業的財會人員開展鐵路會計基礎工作規范學習，其學習流程如圖1 所示。

圖1 鐵路會計小組學習流程統計

其次，充分統計原始憑證管理內容，以電子表格的形式將其劃分為若干流程，并以流程表的方式下發到制定的工作小組上，要求相關單位能按照規范流程開展會計原始憑證獲取、核實工作；最后，在制定規范化管理流程過程中也要適當的引入激勵藝術，對表現良好的工作小組或個人進行嘉獎，并以核實準確度、工作效率等作為考核的重要依據。在激勵過程中，要保證選舉過程真實、透明，必要時可開展員工選取的方法確定嘉獎員工。

（二）原始憑證技術性審核

在原始憑證技術性審核中，要對原始憑證的基本內容、邏輯關系等進行確認，其具體審核內容主要分為以下幾點。

1.確保票據性質與發表類型相適應

在現階段的發票管理中，經常出現這種現象：銷售方本身無發票，在向第三方借的發票后，再開出發票。例如，部分維修費用的發票卻是商業營銷的發票等，這些行為是嚴重違反我國法律等，因此，要保證票據性質能與發票類型相適應。在審核過程中，首先需要詢問資金的使用方向，包括資金支出項目、支出數目等；在獲取上述基本資料之后，與原始票據進行比對，判斷其使用方向、開票單位是否與資金支出方向相適應。

2.審核票據憑證填制內容

在審核過程中，要重點審核票據的基本內容，主要包括開票日期、客戶單位名稱、經濟業務內容、金額等，切忌出現重填、漏填等現象；對于不寫商品實際名稱，或不寫數量只寫概念等現象，可能是故意隱瞞報銷內容，對此需要正確處理。

3.考察相關支出內容是否符合開支范圍

對于原始憑證印章不清晰者，或不按照規定胡亂使用合同印章的或者不蓋印章的，可能是虛構的業務，絕對不能作為報銷的原始憑證。在審核過程中，要檢查原始憑證是否有經辦人、業務主管簽字，若無上述人員簽字，且又沒有標明業務用途，就可以判斷其為假發票票。

在辦理諸如設備大修等重點項目的票據時，應根據實際情況開設票據；在投資和工程結算必須有項目竣工驗收紀要、設備維修驗收交接單、施工決算等與大修決算相關的資料，在制定票據時應在投資審計報告、審計意見等資料的基礎上，確定開票內容。若審核后發現票據內容真實、合理，但出現內容填寫不規范、技術性錯誤明顯等問題，應將原始憑證退還，并交予原經辦的部門或人員進行補辦。當出現以下情況時，會計人員有權拒絕受理：（1）不合法（主要指用假票據，并嚴重違反財經法規制度的）；（2）票據上出現涂改現象者；（3）票據內容嚴重超出計劃預算開支范圍。

（三）重視電子發票的推廣

隨著電子商務與鐵路部門之間的聯系越來越密切，鐵路管理部門已經進一步提高電子商務在業務處理中所占的比例，實現電子商務與原始憑證的融合已經勢在必行。從當前實際情況來看，由于不同地區間的物流單位規模不一致，導致其在電子商務原始憑證發展中出現明顯差異，部分鐵路單位在與物流單位取得聯系之后，建立了穩定的供應鏈條，為電子發票的推廣奠定堅實基礎。因此，在制定電子發票發展規劃時，應該充分認識到各單位的實際情況，制定具有針對性的發展計劃。以沈陽鐵路局為例，其在建立電子發票之前提出設想：應建立原始憑證真假掃描系統，實現發票電子化儲存，必要時，以數據代碼的方式錄入憑據數據，使其轉變為合法的電子發票，最終交予財務部門進行統一管理。從目前該思路在沈陽地區的應用情況來看，不僅進一步提高了會計人員工作效率，也減少了原始票據儲存管理的壓力，效果良好。

三、結語

原始憑證在會計核算與監管中的作用是否明顯，成為當前會計管理中不可缺少的一個環節。對工作人員而言，需要正確認識到鐵路會計原始憑證規范化管理的重要性，充分聯合多種新型技術，推動原始憑證管理實現現代化。

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