新形勢下加強大學生檔案管理的思考

金香花

摘 要：高校檔案是大學生個人檔案的重要部分，其中包含的信息資料是大學生擇業就業的主要依據，然而，實踐操作中，高校大學生檔案管理卻存在諸多不規范現象，甚至出現虛假信息，這些問題影響著檔案作用的發揮，給用人單位帶來很多困難。基于此，本文從加強大學生檔案管理的重要意義入手，提出了當下大學生檔案管理存在的若干問題及有效解決策略，以期為相關人員提供有益參考。

關鍵詞：新形勢；大學生；檔案管理；有效策略

1 加強大學生檔案管理的重要意義

檔案是大學生個人信息的載體，直接影響著學生的就業和擇業，因此高校務必重視大學生的檔案管理，大學生檔案管理具有以下幾方面意義：第一，檔案是記錄大學生個人信息的重要材料。大學生生檔案中記錄著學生的學習、德育、社會實踐等各種信息，且具有真實、權威等特點，檔案信息是對大學生最客觀的綜合性評價，是衡量大學生綜合素質和個人履歷的主要依據。第二，檔案是評判大學生綜合能力和潛力的主要依據。日常工作中，用人單位在選拔人才時，主要通過筆試、面試、個人簡介等幾個方面進行了解，很難深入考察學生的其他素質，而檔案則能夠為其提供大學生更為全面、深入的歷史信息，道德思想、行為習慣，才智能力等需要長期考核的信息被檔案詳細地記錄下來，規范的學生檔案有很強的參考性，對用人單位精準評判大學生發展潛質具有重要意義。 第三， 檔案管理有利于規范大學生日常行為。檔案管理是加強高校學生教育管理的有效手段。一方面，高校學生檔案體系中的各項內容和指標就是學生行為的參考標準。這些標準明確的告知學生什么是善惡美丑，什么是優劣好壞，什么是先進和落后，有了標準，學生也就有了自身明確的認識和定位，這有利于促進其規范自身行為，思進取，求進步。另一方面，檔案記錄著學生的獎懲情況、學習成績以及道德品質等信息，這些都是社會評價人才、選撥任用的指標，因此，學生不得不重視學校的評價以及檔案內容。在日常生活和學習中，很多學生嚴格規范自己的行為，努力學生，積極實踐，為了多給自己的檔案增加亮點，使其為就業工作提供有益幫助。

2 當下大學生檔案管理存在的若干問題

（1）內容設置問題：傳統的高校學生檔案內容是在計劃經濟的體制下規劃設置的，其通常包括學生的入學信息、學籍信息、成績信息、健康信息、政治身份等，這些信息多少流于形式，公式化、術語話特征明顯，并不能為單位選撥、任用人才提供有價值的參考。在新的市場經濟環境下，高校學生檔案必須增加學生的個性化信息，如，社會實踐、社會誠信、個人素質、工作能力等，如此才能利于用人單位的科學化評價，考量大學生是否能夠真正滿足自身需要，勝任任職崗位。

（2）信息虛假問題：考慮到對學生的個人影響及學校就業率等問題，部分院校將一些不真實的信息放入大學生個人檔案中，使得檔案的真實性大大降低。這種不良行為不但擾亂人才市場秩序，助長不良競爭風氣，還對單位的人才選拔積累帶來惡劣影響。

（3）人員素質問題：目前，很多高校對檔案管理工作認識不足，重視程度不高，很多高校都安排一些離退休人員或者能力低下者擔任檔案管理工作，導致，高校大學生檔案管理普遍效率低下，紕漏、錯誤、不規范現象非常嚴重。

（4）管理制度體系問題：目前，我國高校大學生檔案管理制度、體系尚不完善，

管理部門各部相同，歸口不一，有的高校檔案由學生管理部分負責，有的由學校檔案部分負責，還有的由各大院系分管，它們管理的制度方法各不相同，缺乏統一的制度和標準，給檔案管理制造出很多困難。

（5）管理技術問題。隨著計算機技術的普及和推廣，高校大學生檔案的信息化管理也成了必然趨勢。然而目前，很多高校的學生檔案仍然以手抄的紙質形式為主。隨著學生數量和學生檔案項目的增多，現實工作難度越來越大，傳統模式和手段已經無法適應新時期的檔案管理需要，大學生檔案信息化管理問題亟需解決。

3 新形勢下加強大學生檔案管理的有效策略

（1）增加個性化信息，增強檔案內容的科學性。為了滿足用人單位的需要，高校學生檔案內容既要包含學生基本信息，又要體現學生的個性化和時代風貌。現代大學生檔案應充實以下幾方面的內容：學生的英語四、六級成績單及證書；計算機等級考試證書，心理測試相關材料；社會實踐成績；各類設計發明獎項、專業技能比賽證書；藝術創作材料等。此外，各大高校還應特別重視建立學生的信用檔案，誠信是這個社會最需要的道德品質，也是用人單位高度重視的問題之一，因此，在檔案中，信用信息必不可少。

（2）加強監管，定期考核。高校應該重視檔案收集、整理及納入的監督和管理，并建立獎懲制度。對檔案管理規范的部門和院系進行表彰獎勵，對管理松散婚戀的部門和院系予以批評處罰，通過獎懲制度督促工作人員做好本職工作，使得高校學生檔案更加精準、可信。

（3）提高人員素質，加強隊伍建設。首先要增強相關人員的管理意識和工作責任心，使其充分認識檔案管理工作的重要性；其實，要不斷強化檔案管理人員的專業素養，定期組織學習培訓，提高管理水平，尤其是現代化信息技術的學習和應用。

（4）建立科學的檔案管理體制，嚴格堅持標準化操作。通常高校檔案管理需要經過資料搜集、整理、總結、錄入、保管五大環節，其中的每個環節都應指定專業人員進行管理和指導，并要求制定相應的規范和管理標準，確保每一項工作的有據可依，有章可循；學生檔案歸口指定部門管理，從新生入學開始，便對信息開始詳細記錄、嚴格審核，并做到錄入及時、檔案材料規格統一；，制定高校大學生檔案管理、借閱制度，檔案轉遞時嚴格按照轉遞程序操作，使每一份檔案材料都去向明確，可追蹤溯源。

（5）加快推進高校大學生檔案管理的信息化建設。 當下，我國高校大學生檔案數量逐年上升，網絡招聘也成為了畢業生應聘工作的主要渠道，這對檔案管理工作提出了新的挑戰，新時期高校學生檔案必須實現信息化和動態化管理，高校要積極開發切實可行的檔案管理軟件，并將大學生在校的表現，真實、及時地錄入到管理系統中，并做好定期更新和維護。高校檔案信息化建設不僅提高了檔案管理的工作效率，還為檔案查詢，利用，轉遞提供了極大方便。

綜上所述，高校大學生檔案資料管理工作是一項具有重大意義的任務，檔案管理部門和檔案管理者要積極改變以往“沉默無聞”的工作狀態，從幕后走到臺前，明確自身的工作意義和目的，同時要充分利用現代互聯網信息技術的優勢，大力提升高校大學生檔案管理的效率和效益，做好社會服務，為高校大學生就業擇業、為用人單位選拔人才提供最有參考價值的一手資料。

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