從離石臺檔案整理看新形勢下地震科技檔案的發展

王曉霞　薛生瑞　高翠珍　薛錦明　張聰聰

摘 要：離石臺地震科技檔案是研究山西中部地區地震活動性的依據。本文主要闡述目前地震科技檔案存在的問題，并對科技檔案管理中存在的問題及做好科技檔案管理工作應采取的有效措施進行了概括。

關鍵詞：地震檔案；新形勢；發展

離石中心地震臺在山西省地震局綜合檔案室檔案人員的監督和指導下，嚴格按照地震臺站觀測手段歸檔范圍要求，已對記載以來所有的科技檔案材料進行集中收集、整理、立卷、歸檔，并將案卷條目錄入數據庫，便于檢索和提供利用使我臺檔案管理工作步入了科學化、規范化、制度化的運行軌道，各類檔案的管理、使用工作取得了一定成效。所以在新形勢下，檔案管理工作如何在攻克地震預報中更好地發揮其應有的作用，如何把臺站寶貴的第一手資料提供給地震科研人員，是當前需要深入思考的重要問題。

1 地震科技檔案的概念及重要性

1.1 地震科技檔案的概念

地震科技檔案是從事地震科研、地震監測預報、地震應急與救援、震害防御等有關的基礎理論和應用研究、地震觀測儀器研制和基本建設等活動中直接形成的具有保存價值的文字材料、圖紙、圖表、磁盤（帶）、光盤、錄像帶、影片、照片等科技文件材料。我們在從事地震科技檔案管理工作的實踐中，充分認識到地震科技檔案是防震減災工作中不可缺少的組成部分。我臺檔案室現存的地震科技檔案140余卷，主要包括測震學科10卷、形變學科103卷、臺站遷建資料20卷等。

1.2 地震科技檔案在防震減災工作中的重要性

離石中心地震臺是山西中西部唯一省局直屬臺站，擔負著監視山西中西部地震活動情況的任務，可為地震科研、分析預報提供科學準確的原始資料。比如：我臺利用水平擺觀測資料曾對1991年3月26日大同-陽高5.8級地震、1999年11月1日大同-陽高5.6級地震、2002年9月3日山西太原5.0級地震在震前做過初步判斷。這些歷史檔案不僅為當今研究分析該地域內的地震危險性有重要的借鑒作用，而且也為地震學的發展提供了寶貴的第一手資料。

2.目前存在的問題

檔案工作就是一項專業性、技術性很強的工作，通過對該臺1972年建臺以來所有資料規范化整理，發現存在如下問題：

2.1 模擬儀器的圖紙檔案不易保存

地震監測儀器在“十五”數字化改造之前，所有產出數據、手薄、圖紙、相紙以及重要報告均為手稿，且原始資料大多為鉛筆書寫容易褪色或模糊，科技檔案的保存期限又較長，很多為永久性保存，紙張破損、低劣、油印稿本字跡不清，相紙變質發黃已不清晰。

2.2 科技檔案原始資料歸檔不全、利用率不高

目前臺站檔案普遍存在材料收集不齊全的問題，具體表現在：歸檔標準不健全；檔案管理（登記、借閱、利用等）相關制度未建立或建立不全；電子文件、聲像檔案嚴重缺乏等。還有部分單位為了使用方便，將集中統一歸檔保管的檔案資料分散在個人手中，或者利用者在借閱檔案后沒有及時歸還，將檔案隨處亂放，造成檔案頁面損毀、甚至丟失。

2.3 領導的重視度不夠，檔案員業務素質不高，科研人員歸檔意識不強

立卷歸檔及時與否、質量的優劣取決于該單位領導的檔案意識、重視程度。但由于檔案不能給單位產生直接的經濟效益，有些領導就淡薄檔案管理意識，只注重專業人員的配備，忽略了對科技檔案人員的培訓。而在基層幾乎沒有專職的檔案管理人員，科技檔案人員多是身兼數職，大多所學的專業與檔案管理專業毫無關系，沒有經過檔案專業的系統培訓，單位也未建立有效的管理和激勵機制，這就造成檔案人員對科技檔案的重要性、檔案管理要求以及科技檔案資料的收集、整理等業務知識的欠缺，從而使得檔案員缺乏責任心和服務意識，不能及時對本單位所產生的科技檔案進行整理和歸檔，只是把檔案資料簡單的保管好，使得臺站的檔案管理工作存在嚴重缺陷。

3 提高科技檔案管理的有效措施

3.1 圖紙資料的保管方法

地震圖紙是珍貴的科技檔案原始資料，選擇正確的保管方法，具有很高的現實意義。經過多方的查閱考證，折疊保管圖紙是一種比較好的方式。圖紙以其紙質的特殊性，圖幅大小不一區別于別的紙質檔案，其實各大單位的圖紙檔案都是折疊且用文件袋包裝的，分別豎向放置，以便于隨時抽取看圖，圖紙也不易損壞，利于圖紙的保存，利于圖紙的調用。目前先進的檔案管理方法是：將圖紙逐一掃描為電子版，并按照編碼要求存入計算機內，使用查詢調用軟件，方便隨時遠程調用和套用。因此檔案管理人員應積極采用現代先進技術將圖紙檔案完整保存，確保其有效利用和安全保管。

3.2 數字化管理與紙質歸檔管理并重

隨著電子技術和信息技術的迅猛發展，現代科技檔案的管理工作正從兩個方面發生質變：一是管理機制正在向紙質文件與電子文件并行管理的新機制轉變；二是管理手段正在向具有現代先進科學技術的水平轉變。特別是“九五”、“十五”數字化儀器改造完后，從過去只有紙質文件變為現在出現的電子文件，增加了磁盤、光盤等載體，這就提醒我們要重視數據的經常性備份，如服務器、光盤刻錄等。雖然數字化存儲方式豐富了歸檔記錄的手段，但仍然亦存在一定的不確定性。如突發的電磁干擾易導致數據丟失、損壞，網絡黑客與病毒的攻擊易產生數據的安全性隱患。因此，傳統紙質歸檔的必要性與重要性不容忽視。結合傳統方法，對于長期、永久性科技文件進行紙質歸檔，對于高保密性文件進行紙質歸檔，這將有效彌補上述數字化方法的不足，保證歸檔文件的完整性與安全性。

3.3 提高檔案意識、加強檔案業務培訓、重視檔案宣傳

面對目前臺站檔案管理陳舊和科技檔案管理人員水平參差不齊的狀況，單位領導必須要更新觀念，積極主動，把科技檔案管理工作擺在重要的位置，采取有效措施調動檔案管理人員工作的積極性，相關部門應積極組織檔案員參加檔案業務知識培訓，提高檔案人員的知識結構和整體水平。在培訓課程安排上要將培訓內容與實際工作相結合，制定科學系統的培訓計劃，創造有利的時機，加強檔案工作者之間的學習交流，建立一支高素質、結構合理，適應信息時代科技檔案管理的新型檔案工作人員隊伍，使科技檔案管理工作逐步走向法制化、規范化、制度化的軌道。

4 總結

總之，檔案是歷史的記載，同樣地震科技檔案可以使科研人員更好地了解過去、把握現在、預見未來，也是人們認識和把握客觀規律的重要依據。但是，為了更好地開發利用地震檔案信息資源，我們必須在檔案的“收、管、用”上下功夫，比如完善科技檔案管理辦法和制度、明確電子文件的歸檔范圍及歸檔原則、加強檔案管理人員的業務培訓工作、重視檔案宣傳工作提高科研人員的歸檔意識，等等。這樣就可以確保檔案資料的完整和及時歸檔，才能讓科技檔案在地震事業發展中充分發揮其應有價值和作用，為防震減災事業提供更加有力的知識支撐。

參考文獻

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