談檔案信息化建設

康杰

摘 要：根據當前檔案信息化建設的發展情況來看，應該加快檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案的數字化和數據庫建設，在部分中心城市建設示范性數字檔案館，開展公眾網上查詢檔案信息服務，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和人才隊伍建設。

關鍵詞：檔案；信息化；建設

當前全國檔案信息化建設的目標和主要任務是：本著統籌規劃、統一標準、分級建設、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案的數字化和數據庫建設，在部分中心城市建設示范性數字檔案館，開展公眾網上查詢檔案信息服務，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和人才隊伍建設。依托公眾信息網，建立面向社會、服務公眾的檔案網站，逐步構建全國檔案工作信息網。

1 檔案信息化基礎設施建設

1、繼續推進運用計算機管理檔案，提高各級各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。到2020年末，全國應用計算機管理檔案的普及率，力爭東部地區省級機關檔案部門達到90%，縣以上各級國家檔案館達到70%；中西部地區省級機關檔案部門達到80%，縣以上各級國家檔案館達到50%。

2、各省、自治區、直轄市檔案局館都要建設和完善局域網，并且與當地政務網聯通。到2020年末，各省、自治區、直轄市及主要中心城市檔案局館力爭全部建立局域網；省以下檔案局館的局域網建設以北京市、天津市、江蘇省為試點，80%的區縣市檔案局館建立局域網并與當地政務網聯通。

3、西部地區要把檔案信息化建設納入實施西部大開發戰略的范疇，充分發揮后發優勢，逐步推進西部地區檔案部門計算機和網絡技術的應用，努力探索一條適合當地檔案信息化建設的路子。

2 檔案信息資源建設

1、加強檔案目錄數據庫建設。充分運用計算機技術，加快檔案目錄數據庫建設，提高檔案檢索利用服務質量。到2020年末，有條件的省級檔案館全部館藏檔案案卷級目錄都要實現機檢，重要全宗檔案逐步實現文件級目錄機檢。

2、各級機關向檔案館移交檔案時，要逐步做到同時移交機讀目錄。到2020年末，各省、自治區、直轄市檔案館要基本實現接收檔案時同時接收已有的機讀目錄。

3、進一步加強檔案目錄中心建設。進一步完善明清、民國和革命歷史檔案資料三個目錄中心的建設。鼓勵各地區國家綜合檔案館建立區域性檔案文獻機讀目錄中心，推進檔案信息資源共享。

4、積極推進檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設。有條件的檔案館應通過接收電子檔案、對各種類型檔案進行數字化等方法，積極建設相關的全文數據庫和多媒體數據庫，逐步實現檔案全文信息查詢，不斷提高服務效率和質量。

3 檔案管理應用系統建設

1、進一步提高檔案管理軟件的技術和應用水平，盡快在全國推廣應用相對統一、符合規范的檔案管理軟件，為保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件。

2、推進機關檔案管理與辦公自動化同步發展。適應辦公自動化和電子政務建設的要求，在中央、國家機關以及省直機關中普及應用文檔一體化管理系統，并與機關辦公自動化和電子政務系統同步建設，協調發展。

3、各級檔案行政管理部門要積極參與當地政府上網工程和電子政務建設。加強檔案信息建庫入網工作，爭取將各地檔案數據庫作為重要信息資源庫納入當地電子政務、信息港建設總格局中，為逐步構建中國檔案文獻數據庫積極創造條件。

4、充分利用和發揮網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。省級以上檔案館應盡可能建立自己的檔案網站（省級以上檔案部門網站開通時間表見附件一），已經建立網站的要不斷加以完善，豐富網站內容，有計劃地上載開放檔案目錄，有條件的可上載已公開的檔案全文信息，向社會提供網上查詢和利用服務，進一步發揮檔案信息資源服務社會的作用。

5、各省、自治區、直轄市檔案行政管理部門應建立鏈接本地區各級各類檔案網站的門戶網站，積極探索實現館際互聯的路子。在逐步推進地區性館際互聯的基礎上，不斷促進全國范圍內的檔案信息資源共享。以國家檔案局網站為龍頭，逐步與各地檔案網站實現鏈接，最終構建全國檔案工作信息網，為全社會提供方便、快捷、優質的檔案信息服務。

6、建設示范性數字檔案館。在總結深圳、青島建設數字檔案館初步經驗基礎上，進一步在杭州市檔案館、天津開發區檔案館、江蘇省電力公司檔案館等開展試點工作。

4 檔案信息化標準規范建設

1、加快推進檔案信息化法制建設。適時提出比較成熟的行政立法建議，推動相關配套行政規章的制訂和完善。加快研究和制訂電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開和上網安全、網站建設與管理等方面的行政規章，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，推動檔案信息化建設有序開展。

2、完善檔案信息化標準體系。集中力量研究制訂一批急需的檔案信息化標準，采取切實措施進行宣傳與貫徹。2020年期間，要優先制訂電子文件歸檔，檔案信息采集、整合和安全管理等方面的標準，加快建立健全檔案信息化標準實施機制。已經出臺的相關地方標準，要認真試行，總結完善；承擔有關試點任務的檔案部門，應率先出臺相關標準，在試行的基礎上加以完善，爭取上升為國家標準或行業標準，在全國范圍內推行。

5 檔案信息化人才隊伍建設

1、加強檔案業務人員培訓工作。堅持各級檔案部門領導干部進修制度，把檔案信息化建設相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識等列入指導性教學計劃；加強對檔案業務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，普及信息技術知識，提高檔案業務人員掌握和運用現代化技術的技能。檔案業務人員參加檔案信息化等知識培訓的時間應多于20課時。

2、加強檔案信息化建設相關技術培訓課程與教材的建設和管理。國家檔案局將積極推動教材編寫工作，并定期組織對備案教材進行評選和推薦。

6 檔案信息安全保障體系建設

1、組織建立檔案信息安全保障體系框架，逐步完善檔案信息安全管理體制。各級檔案部門要加強對計算機檔案管理系統的管理，確保檔案數據庫安全；加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；檔案部門的內部局域網要切實與一切外網實行物理隔離，加強身份認證和密鑰管理，確保檔案信息網絡傳輸的安全。

2、各級檔案部門在開發利用檔案信息資源和網絡系統建設工作中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生。參加各級政府電子政務建設的檔案部門，要嚴格遵守相關的安全保密制度。非公開的檔案信息一律不得上外網；在因特網上提供已公開檔案目錄查詢服務的，要認真采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施，確保檔案信息和系統安全。