在辨析“目錄管理”中提升高校檔案工作

蔡雨

摘 要：通過研究其推行的過程，執(zhí)行的效果，分析其對高校檔案工作的現(xiàn)實作用，探尋其可能產(chǎn)生的中期影響。

關(guān)鍵詞：辨析；目錄管理；提升；高校檔案

高校檔案工作“目標管理”的提出，為高校檔案工作提出了一個近期工作目標。自推行以來，通過對高校的檔案工作量化的測試和標準的評定，使其在檔案工作管理體制 、列入學校各項管理、檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案信息開發(fā)利用等方面受到了全面地檢驗、規(guī)范地考核，從近幾年推廣的情況看，對高校檔案工作確實起到了一定的推動作用。高校檔案工作自此有了一個統(tǒng)一的衡量尺度，各校檔案管理水平在此標準尺度的衡量下，優(yōu)者勝出。

高校檔案“目標管理”的推行狀況和實施特點：

1 其考核程序基本覆蓋了高校近期檔案工作的發(fā)展進程

1.增強檔案意識，建立高校檔案領(lǐng)導體制

近年來，凡申報考評的學校基本建立起相應的檔案工作領(lǐng)導體制以及與學校整體發(fā)展相適應的檔案工作機構(gòu)。一些高校檔案館的建立，表明高校檔案工作地位正穩(wěn)步提高，標志著檔案工作邁出了與學校整體建設(shè)同步發(fā)展的第一步。

2.加強隊伍建設(shè)，檔案管理形成網(wǎng)絡(luò)

隨著學校對檔案工作認識程度的加強，檔案干部隊伍建設(shè)逐步得到重視，隊伍結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢，知識層次及專業(yè)素質(zhì)均有較大幅度提高。多數(shù)學校已形成由學 校領(lǐng)導分管、校辦主任主管，專職檔案人員負責，兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。為學校檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。

3.建立健全檔案管理制度，與檔案工作進程保持同步發(fā)展

由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務(wù)日漸艱巨、為適應檔案工作快速發(fā)展變化的特點，各校采取一系列措施，如將檔案規(guī)章制度重新修訂后匯集成冊 ，制訂特色檔案管理制度等。

4.檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)步入規(guī)范化、標準化軌道。

高校檔案工作“目錄管理”將傳統(tǒng)的檔案管理注入了生機和活力。自此，打破了傳統(tǒng)模式中由于缺乏統(tǒng)一的工作標準而出現(xiàn)的分散管理局面，提出了科學、規(guī)范、標準的操作方式。部分高校檔案部門據(jù)此展開各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門與有關(guān)部門密切配合，參與 學校科研成果鑒定、基建項目竣工、設(shè)備開箱驗收等重大活動，一定程度上實現(xiàn)了檔案工作和學校主要職能活動的同步管理。檔案分類日趨勢科學、合理，逐步形成了適合學校檔案工作實際的檔案分類方案，并在實體分類的基礎(chǔ)上，開始多途徑的嘗試信息分類的實踐。

5.引入現(xiàn)代化手段，主動開發(fā)檔案信息資源

高校檔案部門在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎(chǔ)上，圍繞學校的中心工作和重點任務(wù)，分析檔案需求信息，編制出大量適合當前高校改革和發(fā)展的檔案編研資料。轉(zhuǎn)換被 動服務(wù)方式，突出主動服務(wù)特色。依托現(xiàn)代科技，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了 利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。

2 其實施效果給檔案部門帶來雙重收益

1.硬件設(shè)施地更新、充實，使檔案管理條件和信息開發(fā)手段得到改善。

高校普遍增加了對檔案工作的投資份額，為檔案部門單獨配備或更新了現(xiàn)代化設(shè)備，并配備了與之相應的專業(yè)人員，輔助檔案現(xiàn)代化管理工作的開展，并已取得可喜成果。

2.軟件收益顯著提高：

領(lǐng)導檔案意識加強，為檔案部門解決了大量現(xiàn)實問題。通過“目標管理”使檔案部門獲得與其他教學部門等同的位置，接授檔案專業(yè)考評，其考核過程和結(jié)果在校內(nèi)引起關(guān)注和重視， 客觀上提高了檔案部門在學校的知名度，為檔案工作在學校綜合管理中贏得了相應的地位。檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平在實踐檢驗中全方位得到鍛煉。考核和提高。檔案工作的規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化程度大幅度提高，檔案信息開發(fā)成果倍出，為今后的工作奠定了堅實的基礎(chǔ)。

3 從推進程度分析其實施過程的難點

“目標管理”推廣實行后，一些學校在實施過程中，遇到了某些實際情況和“目標管理”的 有關(guān)條款不兼容的難題，突出體出在檔案工作與學校整體工作要求保持“四同步”發(fā)展等問題。究其原因，高校檔案“目標管理”是從檔案工作發(fā)展角度出發(fā)，對檔案工作的主體環(huán)節(jié)及周邊方面加以規(guī)范，力爭使之盡量合乎標準。然而，檔案管理作為一門邊緣學科，其承載 內(nèi)容涉及各個領(lǐng)域，管理方式滲透到多個層面。如果將檔案作為一個隔離體研究，則將失去 其存在的意義。同樣，檔案工作作為一種動態(tài)的存在方式，應考慮到它與周邊介質(zhì)的相互作 用與影響。上述問題的主要癥結(jié)是“目標管理”的設(shè)置初衷沒能找準檔案工作的位置——服務(wù)性、輔助性，過分夸大了檔案部門的職能和作用。其基礎(chǔ)性、局域性表明它無法與學校整 體的中心工作和重點任務(wù)并舉，更不能單方面越級協(xié)調(diào)學校的整體規(guī)劃和片面干預教、科、研工作的實施過程。

4 從高校檔案部門對考評工作的反饋意見分析其可能產(chǎn)生的中期影響

從目前高校檔案部門對考評工作的反饋意見看，認為考評基本反映出高校檔案工作的特點和 檔案管理的全過程，具有較強的可操作性。但是，經(jīng)過整體考評過程后，總感覺有些缺憾。 在實際考核和驗收過程中，似乎比較偏重申報性文件資料的齊備與否，而實際工作的量化程 度及考評前后的差異狀況未能充分體現(xiàn)出來。這樣會出現(xiàn)一些負效應，一些學校在初步了解 了考評程序后，在申報文件和自檢報報告上大作官樣文章，而較多的忽略了檔案工作扎實內(nèi) 功的修煉，致使高校檔案工作“目標管理”的效果大打折扣。如據(jù)此預測其中期效果，終究 會對高校檔案工作“目標管理”的整體運作蒙上一層陰影。另外從考評結(jié)果看，一些學校反 映考評后的獎勵由于學校受到某些因素的制約無法兌現(xiàn)，若此現(xiàn)象發(fā)展至在數(shù)量上具有一定的代表性，勢必在一定程度上影響檔案人員繼續(xù)取進的積極性。既然是依法治檔，檔案行政 管理機關(guān)能否以此為依據(jù)，向有關(guān)的財政部門申請專項經(jīng)費用于此項活動的表彰和獎勵。這 樣，既可緩解不校經(jīng)費緊張狀部分，又可保證此項工作持續(xù)執(zhí)行的效果。高校檔案工作“目標管理”對高校檔案工作產(chǎn)生的影響實行高校檔案工作“目標管理”對高校檔案工作總體發(fā)展水平不均衡，檔案工作尚未與高校 整體工作完全實現(xiàn)“四同步”，檔案干部素質(zhì)差異較大，檔案部門環(huán)境設(shè)施有待進一步改善 ，檔案信息開發(fā)薄弱于基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)等高校檔案工作現(xiàn)存的問題，具有較好的“醫(yī)治”作用 。一定程度上可以改善或緩解目前存在于高校檔案部門的尖銳矛盾，相信經(jīng)過一段時間的努力，高校檔案工作的整體水平會在現(xiàn)有基礎(chǔ)上整體提高。此外，隨著檔案工作“目標管理” 等級地遞進，從“目標管理”的內(nèi)容，可見檔案工作重點逐步從基礎(chǔ)建設(shè)轉(zhuǎn)至現(xiàn)代化管理， 其所占比重也在逐步遞增。既然高校檔案工作“目標管理”設(shè)置者在其設(shè)置初衷，已預測到 檔案工作發(fā)展趨勢，主觀規(guī)定了其發(fā)展軌跡，相信在進一步推向深入的過程中，客觀上會在 中期發(fā)展階段看到其顯著軌跡，相信在進一步推向深入的過程中，客觀上會在中期發(fā)展階段 看到其顯著成效。但是，前文述及的某些問題也不容忽視。倘若在近期解決不好，勢必成為 阻礙發(fā)展的隱患，其日積月累的負面效應，會逐漸吞噬高校檔案工作“目標管理”的主體。

為此，應給予高度重視。盡快采取有效措施，以利該項工作全面、深入的推進和發(fā)展。