文物檔案的數(shù)字化管理分析

李 琳

（重慶三峽博物館，重慶 404100）

文物檔案的數(shù)字化管理分析

李 琳

（重慶三峽博物館，重慶 404100）

信息時代已經(jīng)到來，電子檔案已普及到各個領(lǐng)域，很多單位、企業(yè)對檔案數(shù)字化管理工作越來越重視。快捷的查詢方式，完整詳盡的檔案內(nèi)容，較長的保存期限，在線搜索等功能是檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢，文物檔案的數(shù)字化建設(shè)是大勢所趨。

文物檔案；數(shù)字化；管理

1　文物檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀及存在問題

文物檔案數(shù)字化的建設(shè)是全國文博信息化建設(shè)發(fā)展的必然所趨，進一步規(guī)范文物檔案信息處理和交換工作，建立規(guī)范化的數(shù)字化管理系統(tǒng)。2001年我國的文物局便出臺系統(tǒng)規(guī)范文物檔案信息管理的文件。從那時起，我國便開始了建立文物調(diào)查與數(shù)據(jù)庫建設(shè)的試點工作。當時的調(diào)查項目，主要是對文物信息進行采集，并建立數(shù)字化管理系統(tǒng)，大力提升對文物的保護和利用管理水平。

現(xiàn)在很多博物館已經(jīng)建立了自己的網(wǎng)站，其內(nèi)容還僅限于對自身館藏及內(nèi)設(shè)機構(gòu)的介紹，但是我國的文物檔案數(shù)字化管理整體還處于初步發(fā)展階段。這樣的現(xiàn)狀與當今信息化的要求不相適應(yīng)，甚至與信息時代的具體需求相差很遠。集中表現(xiàn)在以下幾點。

1.1文物檔案的標準化、 規(guī)范化工作有待提高

文物檔案基礎(chǔ)工作需要規(guī)范化和標準化，這是文檔檔案數(shù)字化管理的前提條件。不同地方的博物館文物檔案的發(fā)展水平不等，大多數(shù)地方的文博單位關(guān)于檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)性工作較為薄弱，信息化發(fā)展程度較低。很多文博單位在實施過程中，往往看到的是滿足現(xiàn)階段的發(fā)展情況，對未來文物檔案數(shù)字化管理的長遠考慮不足。目前實現(xiàn)文物檔案數(shù)字化管理的文博單位沒有相關(guān)統(tǒng)一的標準。因此，各文博單位都是按照自己的需要進行檔案管理，隨意行較大，很多工作停留在歸檔階段，至于今后的整理、保管、編排目錄等工作則沒有具體的管理規(guī)范，有時文博單位的文物檔案數(shù)字化管理集中于某一項工作流程，所有工作環(huán)境的數(shù)字化管理還沒有推廣，這也直接制約了整個文物檔案信息工作的數(shù)字化推廣及應(yīng)用。

1.2文物檔案信息數(shù)字化的管理有待成熟

文物檔案工作涉及的信息量很龐大，目前將傳統(tǒng)文物檔案裝換成數(shù)字化的管理方式通常需要通過兩種方式實現(xiàn)，即鍵盤錄入和掃描。鍵盤錄入的普遍缺點是錄入速度較慢，且準確率不高，效率過低，有時所需要的人力、物力等方面的過高。但是，掃描存在的普遍缺點是圖形的質(zhì)量不高，掃描的速度慢，很多漢字的識別率不高。有的文物檔案信息類別不同，保密的程度也應(yīng)當有所側(cè)重，因此哪些檔案需要數(shù)字化管理，哪些只能通過傳統(tǒng)管理方式也需要按需進行。

文物檔案信息數(shù)字化的管理也存在自身的缺點，沒有個人筆跡的特征，也沒有新舊區(qū)別，所管理的內(nèi)容很容易被篡改和復(fù)制，檔案信息的真實性容易被破壞。

1.3文物檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

過去傳統(tǒng)的文物檔案管理人員不需要較高的技術(shù)操作，只需要從事簡單的抄錄及搬運。文物檔案的數(shù)字化管理工作實施后，管理人員需要具備現(xiàn)代化知識的人員，要有較高的專業(yè)知識和技術(shù)水平，不僅需要大量精通計算機技術(shù)的人才，還需要掌握更多科技性工作的人才，例如，他們需要進行信息錄入、圖片掃描、電子文檔排序或網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)置。很多文博單位缺乏這類的現(xiàn)代高技術(shù)人才，特別是文物檔案及信息處理型人才緊缺，盡管很多單位已經(jīng)引進了現(xiàn)代化設(shè)備，但是缺乏相關(guān)人才，設(shè)備也無法發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1.4文物檔案網(wǎng)絡(luò)開放利用效率不高

不少文博單位都已經(jīng)開設(shè)專門的網(wǎng)站，但各網(wǎng)站面臨的情況卻不樂觀，很多網(wǎng)站存在不同程度的問題。例如，很多網(wǎng)站的內(nèi)容欠缺系統(tǒng)性和完善性，網(wǎng)站的內(nèi)容僅限于館藏及所設(shè)機構(gòu)的配備情況，內(nèi)容刻板，更新速度慢，沒有吸引人眼球的創(chuàng)意，瀏覽量不高，專業(yè)知識及服務(wù)性很低。

2　文物檔案數(shù)字化管理工作的一些可行性措施

2.1加強文物檔案數(shù)字化工作人員隊伍建設(shè)

在未來的文博單位檔案管理工作中，要重視檔案管理人員的綜合素質(zhì)，注重選拔高素質(zhì)的管理人員來勝任此項工作。檔案管理人員應(yīng)加強對檔案信息資源管理及應(yīng)用方面的知識學(xué)習(xí)，將過去注重文物收藏工作的傳統(tǒng)觀念徹底革新，組織相關(guān)人員進行文物專業(yè)知識、檔案專業(yè)知識及計算機信息基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)學(xué)習(xí)情況，提高檔案管理人員的綜合技能，以適應(yīng)當今文物檔案數(shù)字化管理的需求。

2.2 加強電子文件安全性、完整性、真實性

要強化保證文物檔案管理部門的權(quán)威性，將文物檔案管理的工作流程及文件傳輸工作規(guī)范化、制度化。確保文物檔案數(shù)字化管理的設(shè)備及環(huán)境適合工作，以確保外在環(huán)境上文件的安全。為了保證文物檔案數(shù)字化管理的完整性及可讀性，應(yīng)當讓技術(shù)人員專門對記錄電子檔案的計算機設(shè)備定期檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題，要及早有效的采取維護措施。對文物檔案的數(shù)字化管理工作做好保密設(shè)置。電子檔案保存的同時，紙質(zhì)版本應(yīng)當作為備份材料予以保存，確保文物檔案資料的原始性。

2.3與時俱進， 創(chuàng)新檔案數(shù)字化管理工作

文物檔案電子化管理工作需要不斷與時俱進，順應(yīng)社會形式不斷創(chuàng)新工作制度，從責(zé)任風(fēng)險、目標管理、競爭機制、激勵機制等多方面著手，不斷轉(zhuǎn)變檔案管理人員的綜合素質(zhì)。不斷強化管理職能，加強文物檔案管理工作的后續(xù)監(jiān)管力度，讓檔案工作實現(xiàn)數(shù)字化管理后更加制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。

3　結(jié) 語

文物檔案的數(shù)字化管理工作是一項長期的工作，從目前我國文博單位的現(xiàn)狀來看，存在的問題和差距較大。因此，要想建立一個完善全面的文物檔案數(shù)字化建設(shè)工作，需要不斷創(chuàng)新工作方法，全面提升文物檔案的數(shù)字化設(shè)備，加大關(guān)于檔案管理人員的科技水平及綜合素質(zhì)，培養(yǎng)掌握現(xiàn)代化檔案管理的綜合性專門人才。不斷革新計算機等硬件設(shè)備以順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的水平，最大程度提升文物檔案的現(xiàn)代化管理水平，實現(xiàn)文物檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

主要參考文獻

［1］劉宇.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案工作創(chuàng)新研究［J］.檔案管理學(xué)，2011（2）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.22.126

G270.7

A

1673-0194（2015）22-0158-01

2015-10-20