計算機技術在檔案管理應用中的必要性

劉鑫城

（濱州市鄒平縣黃山街道辦事處，山東 濱州 256200）

計算機技術在檔案管理應用中的必要性

劉鑫城

（濱州市鄒平縣黃山街道辦事處，山東 濱州 256200）

進入21世紀以來，計算機技術在我國各行業得到了廣泛應用，而在現代檔案管理中起到了重要作用。計算機技術在處理數據時具有快捷、準確等特點，是其他技術沒有辦法比擬的優越性。計算機技術的應用在很大程度上有利于提高檔案管理工作的質量與效率。本文主要分析計算機技術在檔案管理應用中的必要性。

計算機技術；檔案管理；必要性

1　計算機技術在檔案管理中的優勢

進入21世紀以來，計算機技術在我國各行業中得到了廣泛應用，并在現代檔案管理中起到了重要作用。因而如何高效地運用計算機技術管理檔案已成為相關部門需要解決的問題。現代檔案管理技術與傳統檔案管理相比具有更大優勢。有利于檔案的查缺補漏，使檔案查詢起來更為便捷簡單，也降低了管理工作的難度，提高了工作質量。隨著計算機技術的不斷發展與普及，在各個領域得到廣泛的應用，而在現代檔案管理中則是其最先進的技術手段。計算機技術在處理數據時具有快捷、準確等特點，是其他技術無法比擬的。在檔案管理中應用計算機技術在一定的程度上提高了工作的效率與質量，也便于日后查詢。面對檔案管理的新發展，在未來必定會找到適合我國檔案管理發展的模式，迎接技術上的挑戰。

隨著我國社會經濟的發展，計算機技術在檔案管理中的意義也越發明顯，當需要向相關人員提供檔案時，不需要將全部檔案取出，只需要取出其需要的內容即可。這樣就會使借閱者在較短時間內獲取自己想要的文件，同時又可增加文件的保密性。計算機進行傳輸的時候可采用群發、大量發送等，網絡進行傳送的時候具有較高的工作效率。計算機技術在檔案管理中的應用產生了大量的電子文件，電子文件通常是以計算機軟盤、光盤等材料為載體的，其特性與紙質文件有很大不同，在未來的發展中，其在檔案管理中的作用將會更加明顯。

2　計算機在檔案管理中的必要性

第一，隨著社會經濟的發展與科技的提高，計算機技術逐漸的融入到人們生活中。在日常生活中我們每天都會產生很多的電子文檔，若是想要好好保存文檔就應該要運用電子檔案管理。檔案信息化只需要投入一次就可多次產出，在很大的程度上是可改變經費受到限制的局面。檔案信息電子化在一定的程度上可不受到地點、時間與空間等條件限制，不斷拓寬服務范圍。檔案電子信息化在一定程度上有利于順利實現與最新技術的接軌。傳統紙質檔案在制作時需要大量的人力與物力以及紙張，不僅浪費資金而且還不環保，且紙質檔案容易損壞。計算機技術在檔案管理中的應用時間不是很長，還存在一些問題，隨著時間與技術的發展，人們對計算機技術在檔案管理中的應用認識會不斷加深。

第二，在當代檔案管理中，充分的利用計算機技術十分必要。利用計算機技術，管理者的工作就是將紙質文件錄到計算機中最終形成電子文檔，這在很大程度上降低了工作人員的工作量，進一步實現了檔案自動化。檔案信息管理主要是為了保存資料，這些資料一般是社會各界人士進行工作考察的重要依據。計算機技術在檔案管理中可進行檔案信息的分類、提取等方面工作，有利于實現檔案管理的自動化。為實現高效的檔案管理模式就應與電子檔案管理的新理念相結合，這樣有利于實現檔案管理信息化，提高檔案管理工作質量，提高其社會地位與發展前景。

第三，信息技術的進步使得我國檔案管理從紙質時代向計算機技術管理時代轉變。計算機的發展在很大的程度上決定了數字化的檔案的過渡，電子計算機技術有利于實現智能化、自動化的檔案管理，有利于降低人力物力的使用與浪費。我國檔案管理中計算機的應用與其他國家還是存在一定差距，這需要我國不斷更新思想促進檔案的管理的發展，同時也要加強檔案管理工作人員的隊伍建設，提高相關技術人員的專業素養進一步提高檔案管理的工作水平。

3　結 語

計算機是一種高科技的產品，已經應用到社會中的各個領域中，并發揮著重要作用。隨著社會經濟的發展與科技的提高，計算機技術逐漸的融入到人們生活中。在日常生活中我們每天都會產生很多電子文檔，若想要好好保存文檔就應該要運用電子檔案管理。計算機技術在檔案管理中的應用產生了大量電子文件，電子文件通常是以計算機軟盤、光盤等材料為載體的，其特性與紙質文件有很大差別，在未來的發展，其在檔案管理中的作用將會更加明顯。

主要參考文獻

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［2］林洋.談計算機技術在檔案管理應用中的必要性［J］.赤子，2014（7）.

［3］梁海榮.計算機技術在檔案管理應用中的必要性分析［J］.電腦知識與技術，2013（17）.

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.22.124

G271

A

1673-0194（2015）22-0155-01

2015-10-09