普通高等院校本科招生信息化及業(yè)務(wù)流程再造的分析研究

黃寶成

（哈爾濱工業(yè)大學(xué) 招生就業(yè)處，哈爾濱 150001）

0 前言

從20世紀(jì)60～70年代起是主機(jī)時(shí)代，除科學(xué)計(jì)算以外，各種計(jì)算機(jī)輔助教育軟件CAI的開發(fā)，先后列入國外一些高校的研究計(jì)劃中。從20世紀(jì)70年代開始，個(gè)人計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)及其普及；80年代，美國許多高校建立了CAI教室，學(xué)生隨時(shí)可以到這類教室中通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行自學(xué)，如依利諾斯大學(xué)是當(dāng)時(shí)開展計(jì)算機(jī)輔助教學(xué)活動(dòng)比較先進(jìn)的學(xué)校之一；90年代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)特別是因特網(wǎng)的出現(xiàn)，給高校的教育帶來了深刻的影響，使高校信息化進(jìn)入一個(gè)嶄新的階段。信息化不僅影響到高校的主要教學(xué)與科研活動(dòng)，帶來傳統(tǒng)教學(xué)、科研的巨大變化，同時(shí)也對學(xué)校現(xiàn)行的運(yùn)行體系與管理機(jī)制提出挑戰(zhàn)，推動(dòng)它們的變革。推動(dòng)這種變革的動(dòng)力來自兩個(gè)方面，一個(gè)是信息化帶來傳統(tǒng)教學(xué)、科研模式的變化，需要新的管理機(jī)制；另一個(gè)是以信息技術(shù)為手段的校務(wù)管理，也需要新的機(jī)制，即需要一個(gè)數(shù)字化的校園。在這個(gè)信息化的進(jìn)程中，作為學(xué)校重要部分的招生管理工作，也隨之發(fā)生了巨大的變化，其中最重要的影響就是業(yè)務(wù)的流程再造。［1－2］

但是，隨著我國國情的不斷發(fā)展，一些新近涌現(xiàn)出的問題，逐漸暴露了既有的招生管理流程的一些弊端，同時(shí)也使得招生管理流程近期建設(shè)的重點(diǎn)和難點(diǎn)得到了彰顯。目前，我國高中畢業(yè)生參加高考的人數(shù)雖然呈現(xiàn)逐年遞減的形勢，但是數(shù)量依舊巨大，據(jù)國家教育部公布的數(shù)據(jù)顯示，截至2014年7月，全國高等學(xué)校（不含獨(dú)立學(xué)院）共計(jì)2542所，其中普通高等學(xué)校2246所（包括民辦普通高校444所），成人高等學(xué)校296所（包括民辦成人高校1所）。這說明，普通高校將面臨的問題是普遍的，管理信息化是這個(gè)時(shí)期高校招生管理工作面臨的重要問題。［3］

1 本科招生信息化的特點(diǎn)

1.1 信息流轉(zhuǎn)多樣化

招生管理系統(tǒng)在各高校相繼建立，即便是沒有大的系統(tǒng)，也是在不斷建設(shè)自身的宣傳網(wǎng)站。無論招生網(wǎng)站還是微信平臺，信息的傳播方式在不斷變化，內(nèi)容不斷增加，而且更加規(guī)范。基本上，所有與學(xué)生交互的數(shù)據(jù)都出自招生管理系統(tǒng)，無一不需要依靠網(wǎng)絡(luò)來完成。我國考生眾多，如果僅僅依靠人力來完成招生管理的相關(guān)工作，必然是一個(gè)復(fù)雜而龐大的過程，依靠網(wǎng)絡(luò)不僅可以實(shí)現(xiàn)信息的收集和分析，同時(shí)還能夠有利于招生管理的相關(guān)宣傳。再者，還要配合使用一些傳統(tǒng)的（郵遞、快件、電話、短信、廣播等）信息傳遞渠道，能夠確保招生工作的全面開展，實(shí)現(xiàn)點(diǎn)（單一的學(xué)生或?qū)W校）、面（地區(qū)甚至是全國范圍的學(xué)生和學(xué)校）兼顧，針對宣傳渠道多樣化，要將招生管理信息化系統(tǒng)與傳統(tǒng)工作在傳遞信息時(shí)結(jié)合起來。

1.2 招生信息化的趨勢

招生信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，正改變著經(jīng)濟(jì)的結(jié)構(gòu)、增長方式和全球格局，改變著人們生活、學(xué)習(xí)、發(fā)展的方式。招生網(wǎng)絡(luò)化是當(dāng)前中國各高等院校應(yīng)對知識經(jīng)濟(jì)挑戰(zhàn)，保持自身優(yōu)勢，體現(xiàn)實(shí)力的重要戰(zhàn)略選擇。招生信息化是國家教育信息化的重要組成部分，是在教育領(lǐng)域全面深入地利用信息技術(shù)，開發(fā)利用教育資源，促進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新、知識創(chuàng)新和創(chuàng)新成果的共享，并且提高了教育教學(xué)質(zhì)量和效益。所謂信息化，就是在基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的基礎(chǔ)上，應(yīng)用信息技術(shù)和信息資源來推動(dòng)教育教學(xué)發(fā)展和改革，從而實(shí)現(xiàn)教育現(xiàn)代化，滿足時(shí)代和社會(huì)需求的過程。［4］例如，2015年全國自主招生報(bào)名工作，所有考生在試點(diǎn)高校自主招生報(bào)名系統(tǒng)學(xué)信網(wǎng)來統(tǒng)一報(bào)名、提交材料。目前，哈爾濱工業(yè)大學(xué)整個(gè)校園的信息化工作，內(nèi)容涵蓋信息安全防范、信息化與教學(xué)及科研的融合、無線網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、管理流程的再造、運(yùn)營服務(wù)體系構(gòu)建、鑒定標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。招生工作的信息化建設(shè)是包括在其中的。

2 招生信息管理的重點(diǎn)

2.1 工作業(yè)務(wù)的客觀要求

隨著中國夢指引下的和諧社會(huì)發(fā)展，現(xiàn)代招生逐漸擺脫了僵化刻板的流程，轉(zhuǎn)向更具有彈性和舒適度的人性化管理。主要是招生工作作為一種社會(huì)服務(wù)性質(zhì)的工作，應(yīng)當(dāng)思考如何對自身進(jìn)行改變，以達(dá)到提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)、適應(yīng)當(dāng)前學(xué)生家長及社會(huì)公眾的需求，確保招生過程按照國家政策的招考流程來設(shè)計(jì)。例如，面對各類招生時(shí)，在學(xué)生測試錄取方面，如何保證客觀公開、公平、公正，并且最大限度地保障學(xué)生的求學(xué)權(quán)益。再如，采取現(xiàn)場測試采錄指紋，核對本人真?zhèn)巍＿@些在信息化輔助工作的流程中要全面考慮。

2.2 招生信息的整合

信息化在院校中的作用是使得資源得到整體規(guī)劃，排除冗余，這部分涉及到招生業(yè)務(wù)的系統(tǒng)，一般會(huì)納入到學(xué)校整體規(guī)劃的入口學(xué)生管理部分，而大多數(shù)與數(shù)字校園其他系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了全面的數(shù)據(jù)共享和流程整合。例如，哈爾濱工業(yè)大學(xué)招生報(bào)名管理系統(tǒng)在過去的10年中，支持了三大類或者四大類優(yōu)秀考生報(bào)名、打印、發(fā)布成績等工作。

2.3 招生錄取信息處理的科學(xué)性

由于招生軟件的導(dǎo)出數(shù)據(jù)格式為DBF，所以使用Foxpro處理數(shù)據(jù)成為首選。考生數(shù)據(jù)信息由20個(gè)左右的表組成，分為代碼表和數(shù)據(jù)表，在處理過程中要根據(jù)院校相關(guān)部門的需要來處理原始數(shù)據(jù)，將導(dǎo)出數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)楦鞑块T可以利用的格式。由于各省市招辦定義的代碼具有各異性，無形中在開發(fā)處理統(tǒng)計(jì)程序中帶來障礙，相信在未來更加規(guī)范的信息化過程中，這個(gè)問題將會(huì)統(tǒng)一，從而這個(gè)疑難不復(fù)存在。因此，現(xiàn)有的處理方法使得數(shù)據(jù)在最大程度上保持了數(shù)據(jù)的原始統(tǒng)一性和完整性，這為學(xué)校后續(xù)的迎新系統(tǒng)等提供了良好的數(shù)據(jù)源頭。

2.4 招生信息管理流程的精準(zhǔn)性

管理的精細(xì)化、精準(zhǔn)化是信息管理的基本要求。不可否認(rèn)的是，目前的招生管理流程仍舊存在一定的滯后性。一方面，是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等高新技術(shù)的支撐下，招生管理流程仍舊沒有做出一些創(chuàng)意性的革新，造成工作人員隊(duì)伍冗雜，工作往往事倍功半，因此如何以先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)為支撐，實(shí)現(xiàn)招生管理流程的最優(yōu)化依舊值得深思；另一方面，招生管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)之間的銜接尚顯得不夠緊密，不僅每個(gè)環(huán)節(jié)之間無法做到一應(yīng)俱全的配合，關(guān)鍵還在于環(huán)節(jié)過于復(fù)雜、獨(dú)立，因而在執(zhí)行時(shí)容易在中間過程中停止延遲。例如，對各類學(xué)生屬性的統(tǒng)計(jì)分析，通過系統(tǒng)展開運(yùn)算，快速準(zhǔn)確查看，真正做到把繁重的、重復(fù)的工作交給系統(tǒng)去做。通過系統(tǒng)報(bào)表，實(shí)時(shí)、快速了解學(xué)生的整體情況、報(bào)名進(jìn)度等狀況。

3 招生管理信息系統(tǒng)規(guī)劃及業(yè)務(wù)流程再造

依據(jù)信息的業(yè)務(wù)流程再造原因，可以理解為業(yè)務(wù)流程是信息流的載體，信息流是對業(yè)務(wù)流程的反映。如果學(xué)校對信息流進(jìn)行重組，則可能達(dá)到信息流真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)地反映業(yè)務(wù)流程的目的，但是不能達(dá)到優(yōu)化業(yè)務(wù)流程以及改進(jìn)關(guān)鍵績效領(lǐng)域的目的。相反，如果學(xué)校從業(yè)務(wù)流程再造開始，那么學(xué)校則可以達(dá)到優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的目的。因此得出結(jié)論，業(yè)務(wù)流程再造和信息流重組不完全是指同一件事情，業(yè)務(wù)流程再造可以帶來信息流重組。在實(shí)際工作中，發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的改變使得信息系統(tǒng)也要重新設(shè)計(jì)，當(dāng)招生管理系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用時(shí)，也會(huì)給現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程帶來新的變化，這其中有效率提高的效果，也有一些意想不到的細(xì)節(jié)問題。一方面，隨著帶來人員的配備是否合理，使得在決策安排人員、人力財(cái)力的付出更加合理；另一方面，工作效率是否高效，比如紙質(zhì)材料的閱覽變?yōu)殡娮游臋n的閱覽。省去管理紙質(zhì)材料所需的空間，而電子材料保存方便，不受時(shí)間空間的限制，可以省去精力去管理紙質(zhì)材料。［5］

4 總結(jié)

總而言之，現(xiàn)代招生信息化工作正面臨著劃時(shí)代的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，面對日益激烈的市場競爭，日新月異的信息技術(shù)，不斷變化和提高的社會(huì)要求，唯有實(shí)現(xiàn)穩(wěn)固發(fā)展，果斷進(jìn)取，才能使招生管理流程與教育形勢相匹配。在此工作中，不僅需要各本科招生院校對自身提出更高的要求，同時(shí)還需要國家政府主管部門認(rèn)真履行自己的職責(zé)，始終以指導(dǎo)者、監(jiān)督者和領(lǐng)導(dǎo)者的身份，不斷促進(jìn)招生管理流程向合理化、科學(xué)化、健康化發(fā)展。高校信息化的根本目的，是為了提升高等教育培養(yǎng)學(xué)生的效率和質(zhì)量，其中提高質(zhì)量是根本。在普通高等院校本科招生信息化中建立起來的，一切新的教育理念、新的教育模式、新的教育方法、新的教育設(shè)施和新的管理方式成功與否，惟一的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)是，是否提高了招生工作的工作效率和效果，這樣才能夠促進(jìn)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代招生工作的新模式。

［1］ 周鏡平.本科招生信息對高校教學(xué)改革的影響［J］.質(zhì)量探索，2011（10）.

［2］ 郝高宇，吳棟.地方高校研究生生源質(zhì)量提高的對策與方法［J］.黑龍江科技信息，2011（28）.

［3］ 王繼元，喬光.新建本科院校信息招生［J］.教育教學(xué)論壇，2012（6）.

［4］ 王眾托.信息化與管理變革［J］.管理科學(xué)學(xué)報(bào)，2000，3（2）：1－8.

［5］ 唐忠陽，蔡言厚.本科信息招生方法對工業(yè)業(yè)務(wù)重組分析［J］.中國高等教育評估，2012（1）.