從財務角度芻探提高數據信息質量方法

楊斌

（新疆華電喀什熱電有限責任公司，新疆喀什844000）

從財務角度芻探提高數據信息質量方法

楊斌

（新疆華電喀什熱電有限責任公司，新疆喀什844000）

在大力提倡科學發展觀的今天，科學的決策自然離不開數據的支持，數據的作用越來越重要，因此有時數據質量好壞直接決定了決策的質量，數據錯誤將有可能造成十分巨大難以挽回的損失。從財務的角度出發，就如何提高數據信息的質量方面提出一些粗淺的方法：加強變動管理；加強報表編制過程管理；重視數據的審核工作。

數據；信息質量；方法

從名稱上來看“會計”與“統計”工作一字之差，都有一個“計”字，反映了兩種工作的共通之處，都是與數據有關的工作。實際工作當中，“統計”與“會計”工作相互配合情況較多，關聯十分密切，只是各有側重，“會計”是側重于一個會計分期內的貨幣數據、利潤數據，而“統計”不論是時間還是空間維度都更為廣泛，側重于包括財務數據在內的更長周期的生產、技術數據，以從數據中發現規律，進行對標，反過來再指導生產。從數據范圍來看，兩者都有范圍不斷擴張、細化的趨勢，現在的會計報表信息項目不單是貨幣數據列示，也包括了煤耗、廠用電率等技術經濟指標，統計信息項目也越來越廣泛，產值、利稅也早已納入統計范圍。當然，兩類工作仍然不能互相取代，而且都將會各自的領域發揮越來越重要的作用，暫且拋開差異不說，從財務的角度出發，就提高數據信息的質量方面提供幾種方法，與各位同行討論。

一、加強“變動”管理

變動包括人和物的變動，即數據工作崗位變動、人員變動、與數據相關的現場設備變動、數據表格變動、范圍變動、軟件變動、使用的計算機變動、數據關系變動等一系列變動，這所有的變動都會對質量產生影響。約翰遜(Johnson)是最早提出這一理論的管理專家，他把失誤造成的原因歸結為一系列的變化，簡稱“變化-失誤理論”。管理好這些變化，就能控制好各類數據的質量。一是加強“源”的變動管理。就像財務報表數據來源于原始憑證一樣，任何數據信息都不可能憑空產生，必然存在一個“數據源”，提高信息質量，第一步自然不能繞開“源”問題。從某種程度上說，這些數據信息質量其實往往就是數據源的質量，數據工作者要保持與數據源的密切聯系，實時掌握物理數據源設備、結構如采樣方式、精度等參數和非物理源如各種經濟行為單據、結算方式的變動情況，加強對新設備、結構、新經濟行為的學習了解，合理預判這一變動對數據的影響，提前做好變化應對措施，實現平穩過渡。二是“崗位”的變動影響。現代化企業高效運轉，崗位分工十分明確，但仍然擺脫不了“熟能生巧”的老規律，一個熟練的員工休假或者發生人事變動時，工作質量發生變動是必然的，就像科比罰下后的湖人一樣。針對這種情況就要求企業一方面要未雨綢繆，在培訓人才梯隊、崗位替補的情況下，加強輪崗制度，培養一崗多能型復合人才，減少人員變動引起的數據質量變動；另一方面要打通本專業內晉升渠道，為數據工作人員提供良好充足的可持續發展空間，維持專業內人員結構的穩定，而不是充當一個“數據輔助”角色，晉升不得不以“轉行”為代價。三是“心情”變動影響，家里的問題、領導的批評、愛人的責怪有時都會直接表現在工作上，尤其對于數據工作這么細致的工作來說，心情的影響在數據上顯而易見。基層的各個管理人員要高度重視數據質量問題，以人為本，在安排數據工作時察顏觀色，給員工安排高強度、高難度的數據工作時避開心情低谷期，合理引導情緒高漲的員工主動應對挑戰，可有效提高數據質量。四是突發變動影響，對于一些非常見數據統計、數據填報方法因為理論準備、經驗不足而造成的質量不高。這類問題實際是因為數據統計管理部門的原因，對于新出現的非例行報表類型、數據項目、填報方法均應隨填報通知、樣表一同編制下發盡可能詳細的《填列說明》與《填列樣例》，兩者缺一不可，《填列說明》指導數據人員填列，《填列樣例》通過例證來有效避免數據項目因填報人員素質文化差異造成對《填列說明》的理解分歧，兩者相輔相成，缺一不可。但實際上，大部分數據填列工作受時間限制和對《填列說明》與《填列樣表》認識不夠影響，《填列說明》、《填列樣表》與填報通知一同下發的情況占比并不多，事后又埋怨填報質量不高，卻也于事無補。《填列說明》與《填列樣表》其實就是數據工作人員的成文法和案例法，有法可依，突發型質量影響的情況就有可能避免。

二、加強報表編制過程管理

（一）信息化

工欲善其事，必先利其器，好的報表編制、填報軟件的確可以事半功倍，提高數據質量，這個是一個不爭的事實。但從目前來看，現代化的數據需求與落后的數據采集、匯總編制手段之間仍然存在一定的矛盾，數據網絡基礎技術設施落后，數據庫效率不高，功能豐富使用便利的數據軟件稀缺，都極大地制約了數據信息質量的提高。從目前使用的信息軟件來看，普遍存在以下幾個問題：1.系統分散，各管理領域的數據各自為政，通過各自部署的軟件填報，形成了垂直孤島。實際上這些數據無論是基層公司、區域公司還是集團公司都有相互取用、聯系的情況，這些數據無法統一存儲、取用、加工，一方面大大弱化了數據分析功能，另一方面在需要使用時只能另行再由基層數據人員重復填報，增加了填報錯誤的機率和工作量。2.系統不完善，升級后向前數據的兼容性不好，系統升級后往往無法兼顧以往歷史數據，喪失了前期積累的數據優勢和聯系起來分析的可能。3.軟件較為封閉，拓展性不好，因為工作需要增加數據上報項目時，取用數據、自定義運算數據、分析模型功能往往需要后臺專業程序員定制，在實際使用過程中，使用人員無法自由定制或者定制難度較大，也大大限制了信息化手段在數據信息工作方面的功效，也限制了基層數據工作人員的主觀能動性。4.受信息安全和網絡帶寬影響，信息化數據呈分散式離線存放，上級管理部門無法實時提取數據，數據時效性差。5.軟件維護者與使用者分離，持續改進能力差，對于各類信息軟件未能定期收集使用意見，并進行改進，失去了信息軟件能夠持續提高工作效率的作用。雖然存在上述問題，但應該說隨著信息化的不斷推進，數據工作人員仍然能夠感受信息化給數據工作帶來的便利，但作為幾乎每天都要用信息軟件開展數據工作的廣大數據工作者來說，應當不放棄任何一次呼吁和建議的機會，重視信息化軟件對數據工作方式帶來的革新和影響。結合當前最新信息技術“云”技術，一方面建立安全可靠，數據統一存儲、便捷實時讀取的企業“云”數據端，建立可由信息使用者自由定制的兼容性強、拓展性好的軟件系統，實現數據安全的前提下便捷取用，減少人為因素對數據的干預和影響；另一方面定期征求軟件使用意見表，與信息部門及時溝通，從細節入手，持續的漸進的推進數據軟件的持續改進和更新，助力提高數據工作質量。

（二）標準化

運行操作可以標準化、檢修作業也可以標準化，報表填報自然也可以標準化。其實報表編制也可以標準化，但因為標準化這個過程前期工作量較大，所以大多數人對標準化有抵觸心理，需要做大量的工作，建立健全各項制度、標準，編制流程圖，預設各種需求口徑下的標準化模板，這些工作十分超前，且工作量較大，中國人思想中占主導地位的是兵來將擋，水來土掩的自然主義。但不能否認，標準化在當前大行其道是有其一定優勢的，在報表編制方面采用標準化的方法，可以有效控制數據質量。具體方法首先是對報表編制工作建立標準制度、標準，劃定報表項目責任和范圍，對每項數據項目出具標準化的定義，編制數據工作標準化流程圖，設置標準化報表質量控制模板、節點質量控制表，這樣一來，報表填列少了很多人為因素，可有效避免因個人素質差異、數據項目理解歧義、人為填列隨意性誤差對數據質量的影響，使報表數據填列工作也和運行操作、檢修作業一樣都有章可循，實現數據工作的“標準化作業”。

三、重視數據的審核工作

數據審核工作對于提高數據信息質量有著舉足輕重的作用，為保證數據正確性、真實性、可靠性，審核工作是必不可少的一步，但實際工作中對數據的審核并沒有統一的規定和要求，審核的方法和內容往往都是管理者自定，審核質量難以控制。因此，數據的審核工作也應當實行標準化審核，為提高數據信息質量把好最后一道關，下面就總結幾種審核方法。

（一）關系審核法

數據之間并不是各自獨立的，之間有很多微妙和千絲萬縷的關系，本方法正是利用這一點進行審核，編制有相互關系的數據審核模型，通過比對運算關系、邏輯關系、聯動關系、因果關系，分析和發現數據中的錯誤。比如數據報表中存在相互有運算關系的三個指標，那么其中兩個指標就應能推算出第三個指標，他們之間符合這種運算關系，如果不符，那就說明數據填列有誤；或者兩個有正相關的指標A、B，當A指標呈現增加趨勢時，B指標也應當呈現增加趨勢，反之就需要對數據進行核實。這種審核方法如果充分利用信息化軟件的功能，效率將大為較高，審核數據量大、范圍廣、審核效果好。

（二）極值庫審核法

建立各項數據歷史極值庫（至少5年以上），利用計算機技術或人工挑選技術將數據與極值庫進行比對，各項數據均應在極值庫正負范圍之內，對于超出極值庫正負范圍的數據，應進行重點鑒別、核實，此種方法可有效的識別異常數據和錯誤數據，提高數據質量。

（三）因素分析法

挑選較為重要的綜合性數據(如A=B*C*(1-D)的情況，數據A為綜合性數據)與上期數據進行比較，該項數據的差異應當能夠通過其他相關性數據（B、C、D）的差異相互印證，如果不是，應當重點檢查數據是否填列正確。

（四）外部審核法

參照財務的審計模式經驗，在統計系統建立“統計審計”、“數據評估師”模式，設立獨立的數據審計、檢查機構，培養“統計審計師”、“數據評估師”人才，定期對統計數據進行外部有效性認定，借助外部的專業力量監督、規范統計數據的采集、匯總、填列工作，持續提升數據工作的質量，充分發揮和突顯數據工作在企業管理當中的重要作用，助力企業在日益激烈的競爭中正確決策、高效運營。

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［責任編輯：高 瑞］

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A

1005-913X（2015）07-0141-02

2015-04-04

楊 斌(1982-)，江蘇人，經濟師，注冊造價工程師，研究方向：大中型企業財務規范化管理。