摘 要：在檔案管理中工作方式的轉變，組卷的優化，建立統一的檔案、組卷管理能很好的便于管理、跟蹤，利用計算機管理平臺來實現信息實時調取、檢索，讓檔案管理成為規范化、系統化的管理機制。

關鍵詞：轉變；優化； 統一； 計算機管理；規范

隨著國家經濟的不斷發展，以及國內巨大的人口流動量，都給交通運輸事業的發展提出了更高的要求。為緩解交通運輸壓力，和提高交通運輸效率，作為城市軌道交通有著高效，便捷，準時，惠民等特性，自然也就成了交通事業發展的重要組成環節，為了很好的帶動各地的生產力，各地區政府發展城市軌道交通的需求也越來越大。在這種大的社會環境下，如何更好的發展軌道交通就成為了我們必須探索研究的課題。在城市軌道交通的投資模式中，PPP融資模式能夠很好的減輕政府的財政壓力，使政府不再是直接的經營者，而是監管者，其優勢也非常明顯，那么城市軌道交通工程PPP模式檔案管理就顯得尤為重要。在檔案管理中工作方式的轉變，組卷的優化，建立統一的檔案、組卷管理能很好的便于管理、跟蹤，利用計算機管理平臺來實現信息實時調取、檢索，讓檔案管理成為規范化、系統化的管理機制。

一、組卷優化的必要性

組卷方式的優化，能細化各部門的工作，明確其職責，讓各個部門緊密的聯系在一起，成為一個有機的整體，讓不同類文件不被混淆，同類文件統一規整，這是確保工程檔案管理的主框架，如果不能確保組卷管理成套性，那么組卷管理工作就會變得混亂，無法將文檔歸類，對工程的監管及跟蹤影響非常巨大，甚至引發工程問題，拖慢工程進度，因此組卷優化也是勢在必行的，但優化組卷還必須遵循總體原則，文件材料的自然形成規律，保持卷內文件的有機聯系和案卷的成套性、系統性，使組成案卷便于保管和提供利用。

二、PPP模式檔案管理要貼合實際因素

我們的城市城市軌道交通建設不只是用單一的投資模式，一個大的工程項目可能有幾家公司參與合作，例如某市規劃地鐵線網8條，其中1.4號線采取的是PPP模式，一號線由A公司獲得特許經營權，而4號線由B公司獲得特許經營權，那么A、B公司的檔案范圍、分類、組卷、編目、整理都應該與當地地鐵建設單位統一標準，如果都各自按照自己的標準，那么移交當地地鐵建設單位時，分類、排列每條線路都不相同，會給以后的借閱造成麻煩。

三、提高檔案管理人員的管理意識，確保檔案的及時有效的存檔、上傳

任何商業行為模式，主導體都是人，檔案管理自然也不例外，檔案管理過程中出現的漏洞，都與管理者指導的方向不正確和執行者的不專業所導致，這也是制約檔案管理事業發展的因素之一，作為管理者時刻要有創新的意識，不斷健全管理機制，善于發現問并解決問題，優化管理方案。而執行者，要本著認真負責的工作態度，確保數據整理的真實性，及時高效的將數據編檔入冊，確保第一手信息得到妥善保存。只有良性的發展，才能幫助檔案管理事業再上新臺階。

四、在檔案管理時應避免的幾個問題

（一）檔案內容缺失

在檔案管理文件里，絕大部分是竣工圖紙和工程文件，如果出現殘缺，將破壞檔案的完整性，在檔案管理時，會出現如用于存檔的文件的一部分文件不齊全，一些建筑記錄沒有存檔，如：隱式檢查記錄，或各種各樣的材質報告等，有的一些工程竣工圖，即使最是基本路線計劃都沒有之類問題，會嚴重影響操作的使用和維護。所以不能一味的高度重視紙質檔案文件的集合，卻忽略了其他類型的載體文件儲存。

（二）在管理檔案時，發現應有的檔案缺失，再后期添加問題

施工單位的材料不注意平時的匯總存檔，等到項目要完成驗收時才發現文件不齊全，然后匆忙的補齊缺失的資料，有的資料需要多方簽字的，也是后補的簽字，有的需要材料質量證明文件的文件也沒有，讓工程質量得不到保障。

五、前端管理對于檔案管理的重要性

（一）前端控制可以實現檔案管理的電子化全程跟蹤管理，實現檔案生成到編檔再到入檔的統一，實現重新組卷，并在文檔初期生成及維護的時候進行監控管理，正真完成從源頭就開始規范文件錄入。全面提高檔案管理工作效率，最大的轉變是可以使檔案監管部門實現提前介入，這樣就能確保文件的真實性，可靠性，完整性及可安全利用性。

（二）前端控制最大的特點在于它能很好的使用在城市軌道交通PPP模式檔案管理，不僅能最大程度的保證工程檔案的真實性，還能確保檔案編檔的完整性。因為城市軌道交通的檔案管理所涉及的工程體多，結構相對復雜，文件材料收集繁瑣，及工程周期性長等，導致檔案管理工作難管理、難統一、問題多，而前端控制能很好的解決這些問題。

六、規范檔案編寫

檔案的編寫，及檔案信息的真實全面尤為重要，檔案是整個工程的真實寫照，更是第一手的原始資料，為以后的工程積累寶貴的經驗，畢竟檔案涉及到的面廣，整個工程的檔案都有各個部門的檔案編寫人員負責，但編寫人員的專業知識也各不相同，為保證檔案資料的質量，應不斷提高檔案編寫人員的專業技能，定期做相關的知識培訓。與此同時我們也要防止相關人才的流失，我們也要理解檔案編寫是一份比較枯燥且壓力大的工作，我們要相應提高工資，進行人性化管理。

七、總結

城市軌道交通PPP模式檔案管理是系統化的工程，為保證其真實性、完整性我們必須不斷優化檔案管理的方式，組卷方案，不斷探索新形勢下的發展方向，將前端管理工程落實到位，規范健全管理機制，才能讓檔案管理工作再上一個臺階。