采購質(zhì)量控制要點與方法

周南

采購質(zhì)量控制要點與方法

周南

產(chǎn)品的研制生產(chǎn)離不開采購，采購的質(zhì)量與研制生產(chǎn)出的產(chǎn)品質(zhì)量密切相關(guān)，本文重點就采購定義、采購與外包的區(qū)別、采購風(fēng)險，采購質(zhì)量控制要點等幾方面進行了探討。

產(chǎn)品；采購；質(zhì)量控制；要點；方法

采購質(zhì)量控制是指為達到質(zhì)量要求所采取的作業(yè)技術(shù)和活動，是采購管理最重要的內(nèi)容之一。企業(yè)在產(chǎn)品研制生產(chǎn)過程中，物資采購質(zhì)量的管理貫穿于物資采購的全過程。加強采購過程的管理和控制，是提高物資質(zhì)量的關(guān)鍵。在物資采購過程中，重點是對采購人員的素質(zhì)控制、采購信息的控制、供應(yīng)商的控制和進貨檢驗控制。

一、采購的內(nèi)涵

（一）采購的定義

至今為止，沒有一個定義能把對采購團隊的一整套技能的要求完全包含進去，采購隨情景而言是多樣性的。狹義的采購是買東西，就是企業(yè)根據(jù)需求提出采購計劃、審核計劃、選好供應(yīng)商、經(jīng)過商務(wù)談判確定價格和交貨條件，最終簽訂合同并按要求收貨付款的過程[1]。簡而言之，采購，是企業(yè)在一定條件下，從供應(yīng)市場獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動正常開展的一項企業(yè)經(jīng)營活動。

（二）采購與外包的區(qū)別

采購和外包，都是從外部獲取資源，為自身服務(wù)；為了確保自身利益，都要對采購和外包進行控制，這是兩者的共同點。但兩者控制的區(qū)別在于：（1）采購的對象是經(jīng)權(quán)威機構(gòu)審定、有產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)號的批量生產(chǎn)的成熟產(chǎn)品（也稱貨架產(chǎn)品）；外包的對象是新開發(fā)的尚未成熟的產(chǎn)品或產(chǎn)品形成的全過程或某一中間過程。（2）采購質(zhì)量控制是指為達到質(zhì)量要求所采取的作業(yè)技術(shù)和活動。（3）采購控制的重點是控制供應(yīng)商和進貨檢驗。

二、采購的風(fēng)險識別

風(fēng)險管理是通過風(fēng)險的識別、預(yù)測和衡量，選擇有效手段，盡可能降低成本，有計劃的處理風(fēng)險，以獲得企業(yè)安全生產(chǎn)的經(jīng)濟保障。

隨著現(xiàn)代化專業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展，一般企業(yè)常用集成的方法組合成自身出品的新產(chǎn)品，因此，產(chǎn)品組成中多達的60%～70%的組件（包括零、部、整件、標(biāo)準(zhǔn)件、原材料等）是通過采購獲取的。所以，產(chǎn)品的質(zhì)量更多地體現(xiàn)在控制供應(yīng)商提供的組件質(zhì)量中。其次，產(chǎn)品質(zhì)量直接影響銷售業(yè)績和企業(yè)效益。同時，與企業(yè)的信譽也密切相關(guān)。這三者均是采購帶來的風(fēng)險，為了企業(yè)的生存和良性發(fā)展，規(guī)避這些風(fēng)險不得不引起企業(yè)家的高度重視。

（一）采購組件質(zhì)量風(fēng)險

在采購組件過程中，由于采購的物資質(zhì)量不符合要求，而導(dǎo)致加工產(chǎn)品的性能達不到顧客需要的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，從而給采購方的生產(chǎn)帶來嚴(yán)重損失，并給用戶造成經(jīng)濟、技術(shù)乃至人身安全等方面損害的可能性，這就是采購質(zhì)量風(fēng)險。

采購質(zhì)量風(fēng)險主要來源于供應(yīng)商。目前，社會上存在不少假冒偽劣產(chǎn)品，一些不法商販者以次充好，提供不合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的組件。如果企業(yè)內(nèi)部管理不嚴(yán)，不能及時識破，或放松警惕，或違反檢驗程序驗收，就很可能被蒙混過關(guān)，造成質(zhì)量風(fēng)險。

（二）企業(yè)效益風(fēng)險

企業(yè)以效益而生存，以效益而發(fā)展。這是人們都能理解的，也是企業(yè)家們通曉的道理。但企業(yè)在運行過程中，因采購失誤給企業(yè)造成巨大經(jīng)濟損失的教訓(xùn)并非鮮見，因此規(guī)避效益風(fēng)險，必須引起企業(yè)家的重視。

隨著我國加入世界貿(mào)易組織，市場競爭從國內(nèi)延伸到國際，更加如火如荼。這就要求企業(yè)在規(guī)定的時間之內(nèi)（或最短時間），以最佳的質(zhì)量來完成項目，節(jié)省運營成本。同時，要求企業(yè)從源頭上控制采購成本，不斷創(chuàng)新，增添企業(yè)活力，增加企業(yè)效益。采購成本的管理已提高到至關(guān)重要的位置。因此，利用現(xiàn)代管理方式來進行采購成本的控制與規(guī)劃，不僅可以提升管理效率，最大化地保留經(jīng)濟實力，還可以降低采購成本為企業(yè)留存更多的資金。只有這樣，才能克服效益風(fēng)險，使企業(yè)在市場經(jīng)濟的大潮中，乘風(fēng)破浪，永往直前。

（三）企業(yè)信譽風(fēng)險

企業(yè)信譽是企業(yè)取得社會認可，從而取得資源、機會和支持，去完成價值創(chuàng)造的能力的總和。1996年斯特恩商學(xué)院的名譽教授查爾斯·韋布蘭（Charles Fombrun）給出的企業(yè)信譽定義是：“企業(yè)信譽是一個企業(yè)過去一切行為及結(jié)果的合成表現(xiàn)，這些行為及結(jié)果描述了企業(yè)向各類利益相關(guān)者提供有價值的產(chǎn)出的能力。”企業(yè)信譽包含了企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)、競爭、財務(wù)、商業(yè)、銀行等信譽。其中，產(chǎn)品質(zhì)量信譽無疑是各種信譽中最重要的一項，而采購質(zhì)量又直接與產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)。因此，要克服企業(yè)信譽風(fēng)險，必須重視采購質(zhì)量。

三、采購質(zhì)量控制要點

（一）提高采購人員的素質(zhì)

以人為本的科學(xué)發(fā)展觀告訴我們，任何時候，做任何事，都要依靠人。因此，人的素質(zhì)高低與他從事的工作質(zhì)量的好壞密不可分。采購工作的質(zhì)量高低也一定符合這條規(guī)律。

責(zé)任心和事業(yè)心是采購人員首先要具備的基本素質(zhì)。責(zé)任心源自于對事業(yè)的熱愛和忠誠。但凡成功人士，必定是高度負責(zé)的人；負責(zé)是一種職業(yè)精神，缺乏這種精神的人，即便是從事自己最擅長的工作，也會做得一塌糊涂。選拔的采購員必須有強的責(zé)任心和事業(yè)心，絕不能讓損害集體的利益的“蛀蟲”進入采購員的隊伍。

其次，要對采購人員加強培養(yǎng)。要創(chuàng)造條件和機會讓他們學(xué)法、知法、懂法。重點是學(xué)好產(chǎn)品質(zhì)量法、合同法等相關(guān)法律，充分發(fā)揮法律法規(guī)的約束作用。按照《產(chǎn)品質(zhì)量法》《合同法》誠實信用的基本原則，要求供應(yīng)商必須按照合同規(guī)定，提供合格的產(chǎn)品，若違背合同規(guī)定，就必須承擔(dān)違約責(zé)任。采購人員要懂得合理合法、有利有節(jié)地維護企業(yè)的合法權(quán)益。

第三，采購人員要掌握與本企業(yè)相關(guān)的基礎(chǔ)技術(shù)，這對采購工作順利開展會大有幫助。如：電子整機行業(yè)的采購人員，除了知道本行業(yè)整機的基本性能外，還應(yīng)熟悉本企業(yè)常用電子元器件的品種、等級；熟悉本企業(yè)常用金屬材料、絕緣材料的性能、規(guī)格；熟悉本企業(yè)常用電線、電纜的性能、規(guī)格等。

第四，采購人員要掌握與本企業(yè)相關(guān)的關(guān)鍵和重要件的采購聚道。首選信譽好的大品牌的廠家，與他們建立良好的供求關(guān)系，以便采購的產(chǎn)品質(zhì)量、供貨進度有相對可靠的保證。采購人員還要學(xué)會談判技巧，如進貨量大，應(yīng)降低價格；進貨量少，應(yīng)提前供貨等。

（二）控制采購信息

采購質(zhì)量源自于準(zhǔn)確的采購信息。采購任何一件物品，都必須明確它的唯一性采購信息，否則都有可能出現(xiàn)誤購。唯一性信息，一般不可能簡明表示，而往往由各種復(fù)雜因素組成。以螺絲釘為例：有螺紋形式（三角形螺紋、梯形螺紋），螺距大?。▎晤^還是多頭，普通、粗牙、細牙），螺頭形式（圓柱頭、半圓頭、沉頭），材料（不銹鋼、普通鋼、銅），表面鍍復(fù)（鍍鉻、鍍鎳、鍍鋅）…如再細分，不銹鋼、普通鋼、銅材因成分不同又有好多種。如果表述不準(zhǔn)，很容易購錯，造成不能使用或庫存積壓。

某企業(yè)曾出現(xiàn)購錯氧氣瓶的典型事例：采購表中的采購信息只寫了“40L氧氣瓶”幾個字，沒注明標(biāo)準(zhǔn)號，結(jié)果采購回來的氧氣瓶裝車時才發(fā)現(xiàn)放不下，經(jīng)檢查，外型尺寸不對。再查閱氧氣瓶標(biāo)準(zhǔn)，即GB5099-94《鋼質(zhì)無縫氣瓶》。而該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：40立升的氣瓶，外徑有三種尺寸：219mm、229mm、 232mm；而瓶底型式有5種（a、b、c、d、e）型式，瓶體材料又有三種（碳錳鋼、鉻鉬鋼或其他合金鋼）。這樣三個要素組合，40立升氣瓶共有45種，所以只寫“40L氧氣瓶”（40L是指容量為40立升），只有1/45購對的可能，而44/45會購錯。

控制采購信息，一是要求設(shè)計師在原始設(shè)計文件中就要寫全；二是采購員對采購信息不全或有疑問，一定要反饋到設(shè)計部門追根查底；三是從設(shè)計文件轉(zhuǎn)化至采購文件時，一定要仔細核對，避免轉(zhuǎn)化錯誤。

（三）完善采購制度

選拔高素質(zhì)的采購人員和完善采購制度是相輔相成的兩個方面。制度應(yīng)具有規(guī)范性、可操作性和指導(dǎo)性。例如：“采購管理制度”，規(guī)定了采購申報審批流程，防止個人說了算。“合格供方名錄”，限定了采購廠家，防止隨意選擇供應(yīng)商的行為。“進貨檢驗制度”，規(guī)定了檢驗不合格的物品不準(zhǔn)入庫、不得報銷等。

一項好的制度，能夠?qū)θ藗兊男袨樽鞒鼍唧w、明確、可供操作的規(guī)定，指導(dǎo)人們做什么、不做什么。加強制度建設(shè)，是逐步實現(xiàn)采購工作科學(xué)化、規(guī)范化、制度化和法制化管理的重要方面。同時還要注意那些“增刪制度，隨心所欲；藐視制度，執(zhí)行不力；執(zhí)行制度，網(wǎng)開一面；會議決定，繞開制度；各搞一套，常換制度”的錯誤傾向，把建立起來的制度真正落到實處，確保企業(yè)在采購工作中不受損失。

（四）供應(yīng)商的控制

控制供應(yīng)商是采購控制的又一重點之一。采購是以購買的方式獲取產(chǎn)品的行為過程，這些活動包括購買、接收、進貨檢驗等?？刂乒?yīng)商：主要是在采購前，對供應(yīng)商進行調(diào)查評價，可以從網(wǎng)上了解，從同行了解，從試用其供貨產(chǎn)品的質(zhì)量、周期、經(jīng)費、售后服務(wù)態(tài)度和能力等方面了解。對經(jīng)過考查評價符合要求的供應(yīng)商，才能初步列入合格供應(yīng)商名錄。對初步列入合格供應(yīng)商名錄中的供應(yīng)商，還應(yīng)進行周期性考評，實施動態(tài)管理（主要考評產(chǎn)品合格率、供貨周期、價格的合理性等），以確保具有持續(xù)質(zhì)量保證能力。在采購后，應(yīng)對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品進行質(zhì)量跟蹤，隨著使用年限做跟蹤記錄，可以更深層次了解該產(chǎn)品的質(zhì)量情況，為企業(yè)提供進一步合作的可行性。

根據(jù)外購器材質(zhì)量特性的重要程度，應(yīng)對供應(yīng)商質(zhì)量保證能力分三類進行控制：一類是提供合格證明；二類是提供具有合格的檢驗系統(tǒng)證明；三類是應(yīng)對其進行質(zhì)量體系考察、監(jiān)督。如果該供應(yīng)商己通過國際或國內(nèi)有認證權(quán)的機構(gòu)認證，則可免去對其考察。

（五）進貨質(zhì)量控制

進貨檢驗是檢查供應(yīng)商提供的貨物是否符合相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)（國標(biāo)、行標(biāo)、企標(biāo)）等技術(shù)文件的要求。是把好采購產(chǎn)品入廠的重要環(huán)節(jié)，但如何把好這一關(guān)口，卻大有文章可做。除大型或特大型企業(yè)有較全的檢測手段外，一般企業(yè)，特別是中小企業(yè)，不具備進貨檢驗手段，只能信任供應(yīng)商，檢查其提供合格證書或合格檢驗記錄，觀察型號、名稱、規(guī)格的正確性及外觀、外形、尺寸的符合性。

對于關(guān)鍵件、重要件，為了防止無法進行進貨檢驗而帶來隱患，可以采取到制造方或第三方進行檢驗，但應(yīng)在合同條款中予以注明。對電子元器件都應(yīng)進行二次篩選來進行入廠驗證。

四、結(jié)束語

控制采購風(fēng)險，加強采購質(zhì)量控制，不僅僅是采購人員、檢驗人員的責(zé)任，也是分管采購、質(zhì)量工作領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。企業(yè)一把手更要時刻關(guān)心采購工作，加強采購、檢驗隊伍的管理、培訓(xùn)、提高，建設(shè)一支思想過硬、技術(shù)精湛的采購、檢驗隊伍，必然會促進企業(yè)的良好發(fā)展。

[1]李夏,唐立新.采購質(zhì)量控制[J].物流工程與管理,2009，（05）：51-52.

[2]梁素娟,王艷明.德魯克管理思想大全集[M].北京:企業(yè)管理出版社,2010，7.

[3]朱景欽.控制物資采購質(zhì)量的思考 [J].企業(yè)研究,2012，（02）：51.

[4]鐘黎紅,張麗麗,葉渭川.論外包和外購的差別與控制[J].市場周刊,2014，（08）：31-32，61.

[5]徐吉輝,和麥成.軍品質(zhì)量檢驗理論與方法[M].長沙：國防科技大學(xué)出版社,2011，6.

周南，女，安徽蕪湖人，高級工程師,現(xiàn)任中國電子科技集團公司第三十二研究所計劃部主任，研究方向：技術(shù)管理與物資管理。

F253.2

A

1008-4428（2015）01-11-03