職業學校檔案工作的發展方向

摘 要：職業學校檔案管理工作是學校管理的重要組成部分，職業學校檔案管理工作的發展方向是職業學校所有檔案應實行綜合管理；檔案工作應圍繞教學中心開展服務；檔案管理方向應向信息化發展；檔案干部整體素質需要迅速提高。

關鍵詞：職業學校；檔案工作；發展方向

中圖分類號：G717 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2014） 18-0000-01

職業學校檔案管理工作是學校管理的重要組成部分，是職業學校整體工作不可缺少的重要環節，是辦好職業學校的重要基礎工作之一，也是衡量職業學校教育質量和管理水平的一個重要標志。本文就目前職業學校檔案管理工作中存在的問題和制約因素.提出推進職業學校檔案管理工作的幾點建議。

一、職業學校所有檔案應實行綜合管理

職業學校檔案工作是職業學校教學、科研等各項工作的重要組成部分，職業學校應將檔案工作納入自身整體發展規劃，加強對檔案工作的領導和管理。職業學校檔案應實行綜合管理，配備專職的檔案管理人員，集中統一管理本職業學校在各項工作活動中形成的各類檔案，確保這些檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。同時綜合檔案室的室藏檔案的“質與量”是搞好檔案服務工作的基礎，因此要大力加強各種檔案材料的征集、催收工作，最大限度地避免檔案原始材料散失，盡可能豐富室藏檔案材料，使其滿足開發利用的需要。整理上，要由過去只重文書檔案向既重文檔案又重科技檔案、各類專業檔案和聲像檔案轉變；由重傳統檔案向既重傳統又重職業學校新經濟領域檔案轉變；由重學校系統內部所屬檔案向既重內部收集又重職業學校系統外部檔案收集轉變。在檔案載體上，要由只重收集“紅頭”文件向既重文件資料又重收集有保存價值的文字、原始數據、合同、協議書、圖紙、錄音、錄像帶、實物等為載體的各種檔案材料轉變。只有這樣才能盡可能地豐富室藏，搞好職業學校檔案的綜合化管理。

二、檔案工作應圍繞教學中心開展服務

多年來，學校檔案工作形成了一種保守觀念，認為檔案工作就是簡單的“閉門整檔、看門守攤”，檔案工作處于等客上門、你要我查的被動服務狀態，缺乏主動參與意識。要改變這種狀況，必須把檔案工作的重點及時轉移到開發利用工作上來，充分發揮檔案信息資料的作用，主動為職業學校領導決策和教學應用搞好服務。在搞好日常查詢利用檔案工作的同時，要重點搞好檔案信息的編研工作，做到緊緊圍繞職業學校發展總的任務目標，從眾多的材料檔案材料中選擇有參考價值的進行編研。要抓住重點，有針對性地開發檔案有關檔案資料提供給決策者參考。充分發揮檔案網絡的優勢，保證檔案信息及時、有效地傳遞給領導及有關部門利用，真正使檔案服務由“封閉型”向“管理利用型”、“參與決策型”轉變。用計算機儲存學校的各種業務、行政上的檔案方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，加快了工作效率。同時，利用微機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密度。微機的儲存量豐富而廣泛，由計算機編印出的文件分類、主題等目錄，有一整套安全可靠的檢索系統，無論是對學校本身查找資料，還是對其他查閱檔案的人都會快捷而準確。

三、檔案管理方向應向信息化發展

職業學校檔案是指在教學、科研、黨政管理及其他各項活動中直接形成的對職業學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。目前，計算機普遍在職業學校各方面工作中得到應用，極大地提高了工作效率，而檔案的收集、整理和提供利用都是手工操作，信息化程度遠遠滯后于辦公自動化的整體水平。由于職業學校的經濟實力和技術條件的限制，使用的機型五花八門，水平參差不齊；使用的檔案管理系統應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低、數據不完整，致使大多數檔案無主題標引，共享性差。檔案信息化建設不僅是先進設備的配置，還包括管理方式的標準化。學校檔案的標準化是指檔案數字化要符合檔案的各項標準化內容、分類、編號及案卷目錄，各個項目都要求標準化，符合各標準的規定。因此，要逐步加快檔案管理電子化建設的步伐，以適應經濟發展的需要。一是按照檔案管理要求編制各處檢索工具，搞好檔案基礎工作；二是建立檔案信息管理系統并予以推行；三是建立利用檔案信息自動化網絡，為職業學校企業的領導、各職能部門直接查詢和利用檔案資料提供快速、準確、優質的服務；四是積極增加辦公自動化建設費用的投入，加強配套“軟件”建設，完善“硬件”基礎設施，搞好檔案信息化管理的配套服務。

四、檔案干部整體素質需要迅速提高

檔案管理人員的素質如何，直接關系到檔案事業的發展。就目前學校檔案隊伍而言，知識結構單一，既具有檔案業務知識又具有經濟管理、計算機管理等方面知識的復合型人才還很少。檔案工作者不僅要掌握傳統檔案管理知識，更要努力學習掌握計算機操作、數據錄入、數據庫管理、網絡管理等基本技能。從目前我校檔案工作人員來看，大部分檔案工作人員都是身兼多職，對檔案管理知識比較淺薄，這對檔案管理現代化、數字化工作的開展十分不利，要改變這種狀況，簡捷的辦法就是改變隊伍素質結構，適應新的工作需要，對有發展前途的年輕同志，加大業務培訓，在短期內完成全員上崗培訓。同時要爭取上級部門的支持，加大投入，吸引、培養學校檔案管理專業型人才，做好人才儲備工作。因此要花大力氣加強檔案管理隊伍的學習和培訓，改善檔案人員的知識結構，提高隊伍整體素質。要加強崗位培訓，建立和堅持檔案管理人員培訓制度，根據缺什么學什么補什么的原則，有關部門應有計劃、分期分批采取各種方式對檔案管理人員進行培訓，更新知識，提高技能。檔案管理人員必須領取《檔案崗位證書》才能持證上崗。同時，要建立必要的激勵機制，鼓勵廣大的檔案人員結合工作實際，堅持在崗自學，力爭把自己造就成為跨世紀合格的檔案管理人才。

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