計算機軟件在辦公自動化管理上的應用

摘 要：計算機軟件是辦公自動化管理的重要依據，并具有廣泛的應用前景。本文首先分析了計算機軟件在辦公自動化管理上存在的計算機操作水平限制和計算機軟硬件配置失當的問題，然后提出了強化計算機軟件應用管理、加強機關單位人員計算機培訓、建立健全計算機管理制度、選用合適的計算機軟件設備等解決措施，最后總結了計算機軟件在辦公自動化管理上的應用。

關鍵詞：計算機軟件；辦公自動化；自動化管理

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2014） 20-0000-01

辦公自動化模式具有較強的綜合性，備受機關單位及其他領域人士關注。計算機軟件的創新發展拓寬了自動化辦公的應用范圍，能夠切實有效地提高機關單位管理水平，進而提高機關單位辦公效率和服務能力，增加機關單位服務公眾效果與社會名譽效果。本文主要討論了計算機軟件辦公自動化管理的原因。

一、計算機軟件在辦公自動化管理上存在的問題

（一）計算機操作水平限制

一些機關單位雖然引進了大量計算機，但由于機關工作人員計算機能力和水平的限制，不能有效加以運用，既浪費了資源，又降低的辦公效率。部分機關即使為工作人員提供了計算機培訓機會，但往往流于形式，不能取得實效，影響了機關的工作。機關事業單位在購置計算機及進行工作人員培訓的過程中浪費了資金和情感卻得不到預期的回報，對機關單位來說確實是一大損失。此外，由于機關人員缺少安全智能常識和安全保密意識，往往容易使機關文件和數據被他人竊取，從而為機關單位帶來更大的安全風險和隱患，威脅機關單位的安全與運行[1]。

（二）計算機軟硬件配置失當

部分機關為了追求辦公自動化所帶來的實效，大量購置不相匹配的計算機軟件和硬件，高額的投資卻對確保機關單位安全運作毫無作用，是一種資源浪費。相反，部分機關為了降低投資成本，利用盜版軟件充數，不僅增加了保密安全隱患，還可能在后期花費更多資金來進行維修，反倒提高了機關成本花銷。因此，這兩種情況都在一定程度上增加了機關損失，阻礙了機關對計算機軟件辦公自動化管理的運用，不利于辦公自動化的普及和推廣。

二、計算機軟件在辦公自動化管理上的應對策略

（一）強化計算機軟件應用管理

提高對計算機軟件辦公自動化管理的應用的認識有助于計算機技術在數據處理等領域的推廣應用，還能提高數據整合分析能力，為機關與合作者提供規范化數據歸類，并能夠最大限度地普及自動化辦公，提高數據信息利用率。機關應該增加計算機成本投資，逐漸完善計算機管理系統和輔助決策能力，從而實現管理層的正確決策，降低決策風險和泄密風險。

（二）加強機關事業單位員工計算機培訓

機關單位應該為工作人員提供系統的計算機軟件相關課程的培訓，定期開展的有效培訓有利于工作人員計算機實際操作能力的提高。機關管理人員也應具備熟練的計算機技能，這樣才能對系統數據進行有效分析和總結，進而提高運用計算機輔助決策的能力，提高機關工作效率[2]。機關一線基層工作人員不僅要懂得數據操作，還需要熟悉計算機軟件和硬件的維護并掌握必要的安全常識和網絡知識，這樣才能使計算機軟件辦公自動化管理應用得以安全自如運行，發揮出其無限的作用和潛在價值。

（三）建立健全計算機管理制度

建立健全計算機管理制度不僅能夠使機關單位在辦公自動化管理應用中及時處理計算機操作問題，提高工作人員工作效率，而且工作人員可以按照管理制度辦事，減輕計算機管理者負擔，取得良好的效果。計算機管理制度需要機關領導與工作人員共同遵守，并在實際工作中補充遺漏之處，不斷改進和完善管理制度。在工作人員培訓時，也可增加計算機管理制度內容，增加工作人員對計算機軟件自動化的了解與認識，制度只有得到切實落實才能發揮作用，推動自動化辦公的順利展開。

（四）選用合適的計算機軟件設備

計算機軟件的選用是辦公自動化管理應用推廣的前提和基礎，只有選擇優質、適合的軟件才能真正提高自動化辦公水平。因此，機關單位挑選軟件時需要充分了解軟件所能承載的最大容量，然后結合具體的運作規劃匹配相應等級和數量的軟件。當然，機關單位既不能毫無節制的過度擴充軟件，也不能只顧眼前滿足辦公方式而購置劣質軟件，這就突顯了機關單位購置軟件的睿智，需要機關單位做好預算及規劃。

三、計算機軟件在辦公自動化管理上的應用

計算機軟件在辦公自動化管理上主要應用于連接、溝通、通用、監控等四個方面。對于連接來說，計算機軟件能夠利用局域網來連接集中以及分散的辦公區域，借助網絡將各個區域進行串聯，形成規范化的模式，此流程模式可以用于資料查找和傳送。在溝通方面，計算機軟件通過在自動化辦公區域建立公共平臺而實現，在機關單位員工遇到問題或為了滿足工作需求時，能夠利用平臺進行在線信息交流，并且在計算機遇到損壞或出現故障時，能夠迅速、自動作出反應，通過發送信號的方式通知相關管理人員，這樣不僅節約了寶貴的時間，還能夠降低損失，為工作增加便利[3]。計算機軟件辦公自動化最廣泛的優勢是具有通用性的特點，不僅適用于人員流動頻繁、科室調換變化大的單位，而且還能用于宣傳推廣機關品牌效應。計算機軟件辦公自動化管理的配置性應用較強，其配置功能主要體現在管理方面及人員配置方面。此外，計算機軟件辦公自動化管理還具有監控的功效，能夠幫助工作人員實時監控業務流程和任務完成情況。監控可以及時發現工作中的失誤，其控制力較強，能夠提高工作人員工作效率，優化機關單位管理水平和機制，推動機關單位健康有序發展。

四、結束語

總而言之，機關單位及其他領域要想獲得更好的發展，增強自身實力、提高社會地位，就一定要通過計算機軟件自動化辦公來實現，這樣才能在信息化時代引領時代潮流、與時俱進創新發展。計算機軟件是辦公自動化不可或缺的重要組成部分，對人類發展具有重大的貢獻作用。

參考文獻：

[1]呂迎春.計算機軟件在企業辦公自動化管理中的應用[J].信息與電腦（理論版），2011（18）：189.

[2]陳萌.計算機軟件在實現當前企業辦公自動化管理上的應用[J].軟件，2013（23）：103-105.

[3]孫媛媛.基于工作流技術的學院辦公自動化系統設計與實現[D].電子科技大學，2012.