淺析信息化項目建設中風險管理與控制

摘 要：隨著我國各行各業信息化的快速發展，信息化項目建設日趨廣泛。市場的“二八定律”在信息化項目建設中越來越明顯。如何有效地提高信息化項目建設的成功率，是越來越多信息化建設人員需要思考的問題。本文從信息化項目建設的全過程管理角度出發，對實際工作中項目建設風險的管理與控制進行分析，并根據信息化項目建設的工作特點，提出了信息化項目建設中風險管理與控制的工作任務，闡述了風險管理與控制的工作方法，以盡可能避免由于項目建設風險帶來的損失。

關鍵詞：信息化項目；風險管理；風險控制

中圖分類號：G40 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2014） 20-0000-02

隨著社會需求的不斷變化，科技的快速發展，信息化項目建設難度越來越大，項目風險很多。風險管理一直是信息化項目管理中重點和難點問題。項目風險管理是對項目風險從識別到分析到采取應對措施等一系列過程，它包括將積極因素所產生影響最大化和使消極因素產生影響最小化兩方面內容。

一、風險的定義

Robert Charette在他關于風險管理的著作中對風險給出了如下定義：“首先，風險關系到未來發生的事情。我們今天收獲的是以前的活動播下的種子。問題是，能否通過改變今天的活動為我們自身的明天創造一個完全不同的充滿希望的美好前景；其次，風險會發生變化，就像愛好、意見、動作或地點會變化一樣；第三，風險導致選擇，而選擇本身將帶來不確定性。”

風險因素、風險事件、風險結果是風險的基本構成要素，風險因素是風險形成必要條件，是風險產生存在的前提。風險事件是外界環境變量發生預料未及的變動而導致風險結果的事件，是風險存在的充分條件，在整個風險中占據核心的地位。風險事件是連接風險因素和風險結果的橋梁，是風險由可能性轉化為現實性的媒介。風險因素：是能產生或增加損失概率和損失程度的條件或因素。是風險發生的潛在原因，是造成損失的內在或者間接原因。風險事件：是造成損失的偶發事件。是造成損失的外在原因或者直接原因。如失火、雷電、地震等事件。

在這里，我們所說的項目管理風險通常與以下情況相聯：（1）有損失或收益與之相聯系；（2）涉及到某種可能性或不確定性；（3）涉及到某種選擇。

風險肯定帶有不確定性，但具有不確定性的事件不一定就是風險。因此，我們也可以如此定義項目管理風險：項目管理風險就是在項目管理活動或事件中消極的、項目管理人員不希望的后果發生的潛在可能性。

二、風險的特點

信息化項目實施過程中一般具有以下特點：（1）風險存在的客觀性和普遍性：作為損失發生的不確定性，風險是不以人的意志為轉移并超越人們主觀意識的客觀存在，而且在項目的全壽命周期內，風險是無處不在、無時沒有的。這些說明為什么雖然人類一直希望認識和控制風險，但直到現在也只能在有限的空間和時間內改變風險存在和發生的條件，降低其發生的頻率，減少損失程度，而不能也不可能完全消除風險；（2）某一具體風險發生的偶然性和大量風險發生的必然性：任一具體風險的發生都是諸多風險因素和其他因素共同作用的結果，是一種隨機現象。個別風險事故的發生是偶然的、雜亂無章的，但對大量風險事故資料的觀察和統計分析，發現其呈現出明顯的運動規律，這就使人們有可能用概率統計方法及其他現代風險分析方法去計算風險發生的概率和損失程度，同時也導致風險管理的迅猛發展；（3）風險的可變性：這是指在項目實施的整個過程中，各種風險在質和量上是可以變化的。隨著項目的進行，有些風險得到控制并消除，有些風險會發生并得到處理，同時在項目的每一階段都可能產生新的風險；（4）風險的多樣性和多層次性：大型建設項目周期長、規模大、涉及范圍廣、風險因素數量多且種類繁雜致使其在全壽命周期內面臨的風險多種多樣。而且大量風險因素之間的內在關系錯綜復雜、各風險因素之間與外界交叉影響又使風險顯示出多層次性。

三、風險識別及方法

項目管理過程中的風險識別主要回答以下問題：有哪些風險應當考慮；引起這些風險的主要因素是什么？這些風險所引起后果的嚴重程度如何？因此，作為一個優秀的項目管理人員，必須掌握下面的風險識別方法：（1）分解原則：就是將項目管理過程中復雜的難于理解的事物分解成比較簡單的容易被認識的事物，將大系統分解成小系統，這也是人們在分析問題時常用的方法（如項目工作分解結構WBS）；（2）故障樹（FALT TREES）法：就是利用圖解的形式將大的風險分解成各種小的風險，或對各種引起風險的原因進行分解，這是風險識別的有利工具。該法是利用樹狀圖將項目風險由粗到細，由大到小，分層排列的方法，這樣容易找出所有的風險因素，關系明確。與故障樹相似的還有概率樹、決策樹等；（3）專家調查法：由于在風險識別階段的主要任務是找出各種潛在的危險并作出對其后果的定性估量，不要求作定量的估計，又由于有些危險很難在短時間內用統計的方法、實驗分析的方法或因果關系論證得到證實（如市場需求的變化對項目經濟效益的影響，同類系統建設商對本組織的競爭影響等）。該方法主要包括兩種：集思廣議法和德爾菲法（Delphi）。其中后者是美國著名咨詢機構蘭德公司于五十年代初發明的。它主要依靠專家的直觀能力對風險進行識別，即通過調查意見逐步集中，直至在某種程度上達到一致，故又叫專家意見集中法。其基本步驟為：1）由項目風險管理人員提出風險問題調查方案，制定專家調查表；2）請若干專家閱讀有關背景資料和項目方案設計資料，并回答有關問題，填寫調查表；3）風險管理人員收集整理專家意見，并把匯總結果反饋給各位專家；4）請專家進行下一輪咨詢填表，直至專家意見趨于集中。

四、風險分析及方法

風險分析是在風險識別的基礎上對項目管理過程中可能出現的任何事件所帶來的后果的分析，以確定該事件發生的概率以及與可能影響項目的潛在的相關后果。風險分析的出發點是揭示所觀察到的風險的原因、影響和程度并提出和考察備選方案。要描述并量化一個特定風險及其程度，通常要做某些建模工作。幫助風險分析的建模手段很多，典型的建模方法有：（1）進度網絡模型：風險評價審查技術（VERT）或計劃評價審查技術（PERT），包括獨立的活動網絡，用于分析對項目管理過程中某個事件的影響；（2）壽命周期費用（LCC）模型；（3）快速反應速率/定量費用影響模型。

前兩個模型用于考查進度風險和項目費用風險。當在制訂項目實施計劃、確定項目過程優先級件等方面有多種選擇供考慮時，可以使用。快速反應模型在項目資金受到挑戰時使用，經常發生在預算周期期間。這些挑戰大多數發生在項目就要開始之前，因而可能嚴重影響整個項目的執行。快速反應模型也可用于考查可能存在的費用影響，以確定該項目規劃的各種備選方案所需的預算分配。

此外，風險分析還有四個目的：（1）對項目諸風險進行比較和評價，確定它們的先后順序；（2）從整體出發弄清各風險事件之間確切的因果關系，以便制定出系統的風險管理計劃；（3）考慮各種不同風險之間相互轉化的條件，研究如何才能化威脅為機會，同時要注意機會在什么條件下轉化為威脅；（4）進一步量化已識別風險的發生概率和后果，減少風險發生概率和后果估計中的不確定性。

風險分析的結果是一張“預測清單”。它應該能夠給出項目管理過程中某一危險發生的概率以及其后果的性質和概率，一般關于概率有客觀概率和主觀概率之分，客觀概率的計算方法有兩種：一種是根據大量試驗用統計方法進行計算；另一種根據概率的古典定義，將事件集分解成基本事件，用分析的方法進行計算。

但在實際工作中我們經常不可能獲得足夠多的信息，因為通常我們所遇到的風險事件都不可能作大量試驗，又因事件是未來發生的，所以不能作出準確的分析，也就很難計算出客觀概率，這時只能由決策者或專家對事件出現的可能性作出估計，這就是主觀概率。主觀概率就是用較少的信息量作出估計的一種方法，也就是根據事件是否發生的個人觀點用一個0到1之間的數值來描述此事件發生的可能性。換句話說，就是利用專家的長期經驗對事件所作出的直覺判斷，直覺判斷出偏差的可能性是很大的，近些年來科學家們正在從各個方面探討減少這些偏差的程序和方法，如前面的德爾菲法實質上就是利用大量的直覺判斷來解決個別人直覺判斷容易出現的偏差問題，專家系統及人工智能系統等則是利用計算機輔助決策以提高直覺判斷的效率和準確性，實現向客觀實際的逼近。科學實驗事實證明，大多數人的估計都不可能超出他們所經歷的和認識到的，這是由于經驗的有限性及認識過程的局限性所導致的。如何才能保證主觀概率作到盡可能的準確，是今后長時間內仍然需要研究的問題。

五、風險控制

風險控制是指利用某些技術，如原型化、軟件自動化、軟件心理學、可靠性工程學以及某些項目管理方法等設法避開或轉移風險。我們前面對項目風險所做的一切研究，目的就在于實現良好的風險控制。在結合實際項目管理經驗的基礎上，我們建議使用以下風險控制步驟：（1）與現在在職的項目成員協商，確定人員流動的原因（如，工作條件差，收入低，人市場競爭等）；（2）在項目開始前，把緩解這些原因（避開風險）的工作列入已擬定的控制計劃中；（3）當項目啟動時，做好人員流動會出現的準備，采取一些辦法以確保人員一旦離開時項目仍能繼續（削弱風險）；（4）建立項目組，以使所有項目成員能及時了解有關項目活動的信息；（5）制定文檔標準，并建立一種機制以保證文檔能及時產生；（6）對所有工作組織細致的評審，以使更多的人能夠按計劃進度完成自己的工作；（7）對每一個關鍵性的技術人員，要培養后備人員；（8）在項目里程碑處進行事件跟蹤和主要風險因素跟蹤，以進行風險的再評估；（9）在項目實施過程中保持對風險因素相關信息的收集工作。

六、案例分析

下面，結合筆者的工作經驗和大多數項目管理的實際情況，給出一個風險因素指標體系圖。

按照這個風險因素指標體系，對某信息系統建設項目的風險進行了初步的分析，并提出了規避風險的建議措施。

在某信息系統項目建設過程中，從項目啟動開始，我們分別從項目管理方面和技術方面進行風險分析，分析工作中的不同方面、項目實施過程的不同環節可能發生的風險、該風險對項目的影響程度以及針對該風險制定的預防措施，以便我們更好地進行風險規避和風險控制。

在項目建設的整個過程中，項目管理團隊堅持每天對項目建設過程發生的事件進行分析、討論，盡可能的識別、發現不利于項目建設的風險，提早采取措施，降低風險的發生和損失。

在項目建設進行中，項目管理團隊注意到軟件小組的技術負責人近期表現失常，連續開會請假，日常工作中幾次出現聯系不上的情況。由于該技術負責人是軟件小組的核心技術人員，其對項目建設的成功與否有著重要的作用。對此現象，項目管理團隊予以充分重視，經過與其多次溝通，了解到其本人對于目前公司的待遇不滿，有心離職，正在與其他公司進行溝通面試。由于前期風險分析中，對此情況做了充分的分析并做好了應對策略，包括：（1）對于承建單位的人員變動可以在合同條款中做出約定；（2）對于建設單位的人員變動可以在組建項目組時，引進項目組后備人員儲備；（3）嚴格管理過程文檔，做到事事有記錄。

鑒于此，項目團隊立刻做出反應，首先是安排軟件小組后備人員立刻進一步了解掌握軟件項目的開發情況，其次，安排軟件小組人員立刻對項目文檔從新進行梳理，確保文檔的完整性，最后與公司和該名軟件技術負責人進行友好協商，最終公司對其待遇進行了合理的調整后，該名技術負責人全身心撲到項目建設上，提前了1個月完成項目建設并順利通過了驗收。

七、結束語

風險管理的目標就是在風險事件發生前是使潛在損失最小，減少憂慮及相應憂慮的價值，在風險事件發生后其使實際損失減少到最低程度。作為合格的項目管理人員，必須學會在項目建設過程中識別、分析、應對、控制風險，最大限度的保證項目建設的成功。

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[作者簡介]唐明（1976-），1999年參加工作，2002年可是從事信息化建設工作，2003年取得電子部信息化監理工程師證書，2005年取得信息化工程監理工程師證書，2012年取得高級信息化項目管理師證書。多年來一直擔任各種信息化項目建設負責人，具有比較豐富的信息化項目工作經驗，尤其對于應急信息系統平臺、信息化項目運維工作有著豐富的經驗。