淺議科研單位檔案數字化建設的對策

摘 要：科研單位檔案數字化建設有助于提高工作效率，有助于提升管理質量。科研單位檔案數字化建設的措施主要是設計科學高效的數據庫管理系統；確立檔案管理數字化建設的標準；制定數字化管理的安全防范機制。

關鍵詞：科研單位；檔案；數字化；對策

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2014） 20-0000-01

隨著科研項目工作的穩步推進，大量的科研檔案材料不斷生成，科研單位檔案數量不斷增加，檔案管理工作的任務越來越繁重。科研單位檔案管理部門必須配合本單位科研事業的整體發展，為科研提供服務支撐。因此，科研單位檔案數字化建設必須與時俱進，提到議事日程，納入發展規劃。

一、科研單位檔案數字化建設的意義

檔案數字化建設，主要是指建立檔案的原件、原文、原貌的計算機儲存系統，并圍繞該系統建立起電子檔案的檢索系統，構成一個檔案計算機存儲、傳輸、檢索、查詢、復制、利用的良性運轉體系。檔案數字化建設不僅是必要的，更是迫切的，數字化建設必然成為今后檔案管理的重中之重。

（一）科研單位檔案數字化建設有助于提高工作效率。在科研單位，一個科研項目研究成功并驗收后，新生成檔案的內容涉及方方面面，存檔后還有可能被多次借閱利用，同時需要必要的日常維護。檔案部門在檔案管理、利用過程中，需要對科研檔案進行詳細的類別劃分，需要分析各類檔案的作用、使用頻率、保存的需求，從而為日常的借閱和管理奠定基礎。隨著存儲年限、重要程度、檔案質量等方面的變化，檔案文件還有會繼續產生相應的存檔變動。這些細致和復雜的工作如果單純依靠人工完成，不僅要消耗大量的人力、物力、財力，更會使工作效率受到影響，不能滿足科研人員的服務需求。實施檔案管理的數字化建設，能夠將傳統管理方式下繁瑣的人工操作解放出來，用更加高效的方式推進檔案管理。

（二）科研單位檔案數字化建設有助于提升管理質量。在人工管理檔案的環境下，有的檔案在查閱后并不是科研人員所需要的內容，還需要進行新一輪的相關查閱。檔案的頻繁使用和查閱會使原始文件逐漸損耗，甚至發生部分文件丟失的問題。而且在科研單位中，有部分檔案應進行必要的保密。不僅檔案管理人員要具備強烈的責任感，檔案使用者也應具備責任意識。通過數字化建設，對檔案的基本內容、保密程度、借閱人員予以記錄，能夠直接減少檔案的損耗和泄密，使檔案借閱更有針對性，日常維護也能根據檔案的類別及時開展，從而使檔案管理工作的質量產生質的飛躍。

二、科研單位檔案數字化建設的措施

為了加速推進科研單位檔案工作的數字化建設，檔案管理部門應將數據庫系統設計、標準化研究、安全防范措施作為建設的首要任務，盡快鋪平數字化建設的道路，推動現有管理工作的轉型。

（一）設計科學高效的數據庫管理系統。數據庫是檔案管理數字化建設的基礎，也是最重要的工作。數據庫是系統數據的集合，其中既有檔案本身的數據信息，也有檔案管理過程中新生成的信息，所以數據庫的設計應確保將檔案管理中所涉及的環節全面體現，以使用便捷、管理嚴謹作為原則，防止數字化管理的漏洞出現。檔案生成后應及時和數據庫建立關聯，檔案管理人員要對新檔案的主要內容、生成時間、保密級別、維護要求進行詳細的登記，生成序列號。一是要對重要檔案目錄進行數字化處理，這是檔案數字化的基本工作。因為檔案數字化就是在檔案信息管理系統中采取目錄進行管理，把全文信息、圖像信息及其瀏覽功能集成于目錄數據，以目錄數據為檢索入口，從而實現圖文信息的瀏覽；二是要有選擇地對重要檔案進行全文數字化，在信息服務的特色內容和獨特形式上做文章。三是根據單位工作的需求，將重要信息資源加工成系統的、專題的、有序的信息，有機地將它們連接成一個整體，為利用者提供優質、高效的服務。當數據庫建立后，檔案管理人員應當變革保存方式，形成以傳統檔案保存和數字化保存并舉的管理方式，對檔案實行掃描和著錄，完成數字化存儲，方便日后查閱。

（二）確立檔案管理數字化建設的標準。數字化建設的進程中，科研單位傳統的檔案管理制度已經不能適應改革和發展的需求。在數據庫設計以外，數字化建設還應從標準化制度的層面改革現有的管理工作，對數據庫的類別、與科研單位數字化管理系統對接、新檔案必須具備的內容、數字化檔案的保存等確立明確的標準，使檔案的收集、保存、使用應從數字化的角度獲得制度保障。在標準化的支持下，檔案管理工作能夠減少不必要的工作程序，使科研單位上下協同一致，共同在新的管理標準下開展工作。科研單位在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調查，科學論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發標準和網絡結構等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在數字化建設的關鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應當前信息業的特點和要求，還能符合今后發展和應用的趨勢，避免盲目上馬，盡可能避免資源的浪費。

（三）制定數字化管理的安全防范機制。安全防范主要是對檔案使用和管理的權限進行約定，以及相關的安全監控。隨著檔案內容的數字化存儲，對于閱讀檔案的人員權限必須具有明確的劃分。對不同安全和保密級別的檔案，管理人員應從授權的角度予以規范。在必要的情況下，管理人員應通過檔案文件加密、文件防寫、網絡監控等措施確保檔案的安全，一旦發現問題，也能追根溯源。安全防范不僅僅是檔案部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有人員的積極參與配合，全員檔案素質的提高。在實踐工作，一方面要積極引入懂計算機的專業人才，另一面要為檔案人員提供培訓、交流和學習的機會，通過與教育機構的通力合作，培養通曉檔案和信息技術的綜合人才，為檔案數字化建設不斷充實人才力量。

科研單位開展檔案數字化建設，既滿足了科研單位現實發展的需求，又有利于單位長遠規劃的決策。科研單位只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業同步發展，才能適應社會和時代發展的需要，更好地為科研事業科學發展服務。

參考文獻：

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