鞍山市印刷企業管理信息化研究

摘 要：2012年以來，大數據一詞越來越多地被提及，這預示大數據時代的來臨。如果要在市場競爭中迎接新的挑戰并能夠處于不敗之地，企業就必須要加快技術創新、管理創新、信息化建設的腳步。通過分析印刷業實施管理信息化的必要性以及管理信息化內容的基礎上，提出如下建議：根據企業情況，引入ERP系統；發揮ERP的作用，實現管理過程信息化；組建企業IT部門，賦予其真正的權利；對員工進行ERP相關的培訓，增強企業整體的技術實力；充分利用現代信息技術，開拓營銷信息化。

關鍵詞：印刷企業；管理信息系統；ERP

中圖分類號：G20 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2014）23-0086-03

大數據時代，數據呈現出爆炸式增長趨勢。由大數據所帶來的信息風暴正在改變著人類的生活、思維和工作等方方面面，從而引發了大數據時代所特有的思維層面的變革、商業層面的變革以及管理的層面變革。如果要在市場競爭中迎接新的挑戰并能夠處于不敗之地，企業就必須要加快技術創新、管理創新、信息化建設的腳步。西方發達國家早已開始實施企業管理信息化建設，并取得巨大的成功。國際化的管理信息建設日漸高漲，美、英、日等國家相繼提出了適合本土的信息化建設計劃。20世紀90年代，國內的一些大企業也著手建設企業管理信息系統。中小企業在我國的經濟發展中占據著重要的地位，數目大，地區遍及廣，計算機技術應用水平低、信息化建設程度不高。總體來說，中小企業的管理信息化程度處于起步階段。在各種競爭、挑戰充斥市場的情況下，提高企業市場占有率，增強企業核心競爭能力是大企業乃至中小企業要面對的核心問題。而管理信息化在解決這些問題方面有無法替代的優勢。

性質不同的企業信息化建設也會有所不同，側重方向也不同。作為傳統產業的印刷產業獨具特色。印刷品種類繁多，還要按照客戶的定制化要求進行印刷，使得企業無法進行統一生產，生產效率低下、生產成本高、沒有核心競爭力。印刷企業要想大幅度提高企業生產效率、降低生產成本，使企業走可持續發展道路，管理信息化和信息管理系統的建設則是各個印刷企業的必爭之地。管理信息系統的建設為印刷產業提供了一個新的發展機遇。

印刷產業既是生產業，也是服務業。因為它的主營業務是印刷期刊、雜志、教科書等出版物、包裝裝潢印刷品以及其他印刷品，但是印刷這些產品都是為出版社、批發商、企業等客戶服務。市場對印刷企業的要求是越來越高了，但是印刷企業獲得的利潤確實越來越少了。印刷業的競爭日益激烈，印刷品種類繁多，印刷業務量不足，單位價格持續走低，生產交貨周期日益縮短、應收賬款變成壞賬等諸多問題困擾著印刷企業的經營者。在這種情況下，印刷企業就必須接受市場的挑戰，需要從技術創新、管理創新、管理信息化中尋求突破點，利用這些新科技手段來提高生產效率、降低生產成本、獲取更高的利潤，使企業走可持續發展的道路。印刷企業中92%的企業都是中小企業，資源浪費現象隨處可見。這就要求企業必須轉變經濟增長方式，走規模化、集約化的道路，才能使企業可持續發展。走規模化、集約化道路對企業管理提出了更高的要求，原來的管理方式已經不再適用，必須開發新的管理方式。

印刷是將信息大量復制的物理過程。為了實現這個物理過程，需要進行接單、印前設計、打樣、制版、印刷、印刷加工等多道工序，所以我們將其分為印前處理、印刷和印后加工三大環節。印前處理是在整個生產過程的經營和設計部門，印刷及印后加工是在生產車間和印后加工車間。多工序、多臺機器離散作業，生產受時空及物理可移動性的限制較大，需要必要的倉儲空間和庫存，生產的平衡性、連貫性不強，操作者在整個生產線中的作用較大，生產的效率和產品的質量受操作者的經驗和技能影響等是印刷生產的特點。

日前，我國大部分印刷企業多為人工管理模式，主要是在業務處理、財務管理、生產管理等方面。具體表現：一是信息的傳遞速度慢，共享程度低，造成部門之間信息不一致；二是對信息的再加工和處理能力不達標；三是數據的時效性差，因為企業的綜合統計數據一般需在月末、季末或者年終通過計算得到，而這些數據早已過時；四是組織結構存在問題，例如，結構臃腫、部門間的橫向溝通比較困難、對外界的變化反應不迅速等問題。這些問題不僅降低了企業工作人員的工作效率，增加了企業的運營成本，還削減了企業的核心競爭能力。

一、印刷企業信息化的內容

將企業的資金流、物流、信息流、生產流、業務流等多方面進行數字化、網絡化管理，進而實現企業的自動化運營和形成現代化的企業制度是印刷企業信息化的最終目標。工作流程信息化、生產流程信息化、商務流程信息化及運營管理信息化四個方面組成了印刷企業信息化。工作流程信息化主要包括產品的信息化和設計的信息化。產品的信息化主要依靠數字技術和網絡技術來實現的。設計的信息化主要依賴于信息化輔助設計軟件，例如CAD、CAE、CAT、CAAP等軟件。生產流程信息化主要是將自動化技術、數字化技術、智能化技術運用到生產流程中去，解決生產流程中尋在的問題，提高生產效率。商務流程信息化就是指企業的整個跟客戶溝通的過程實現信息化。運營管理信息化是指在企業長期的生產實踐中，為了逐步提高企業自身的運營管理水平，結合自身情況，引入先進的管理信息系統，從而提高企業經營者的決策能力，幫助企業經營者做正確的決策。

二、利迪印務管理信息系統的建設

企業明確自身需求，是企業進行生產管理信息化的前提條件，否則實施生產管理信息化工作就沒有意義。在引入ERP系統之前，利迪印務的高層管理人員要明白并且能夠回答：一是企業要信息化，企業目前有什么信息化的工具？二是企業需要什么樣的信息化工具？三是企業要怎么辦才能實現管理信息化。通過對利迪印務的管理信息化建設的前期調研考察，發現利迪印務整體的企業管理信息化水平處于初級階段。它的企業信息化只限于勞動人事、人力資源管理、財務管理、簡單的文字辦公以及企業通知、公告等日常信息在企業局域網中傳播，對企業的生產管理、商務流程以及企業運營管理等方面的信息化涉及得比較少。針對利迪印務管理信息化的現狀，結合印刷企業管理信息化的內容，基于ERP系統構建利迪印務管理信息系統。

1.根據企業情況，引入ERP系統

印刷企業引入ERP系統，有兩種方式。

第一種是購買現成的管理系統軟件，直接應用到企業中去或者根據企業業務流程的要求，局部加以改進再應用到企業中去。國內的ERP系統軟件有“方正印略”系列、傲思奇印刷業ERP、金蝶ERP、用友ERP香港麥肯集團開發的PMS。傲思奇印刷ERP系統支持批號級跟蹤和相應查詢，可以全過程、準確地記錄企業每一筆物料進出以及生產過程所有操作的細節。該ERP系統由采購貨倉子系統、營業生產子系統、物料控制子系統三大系統組成。深圳市旺盈紙品有限公司和東亞紙制品有限公司都引進了傲思奇的印刷業ERP軟件，并取得了成功。湖北新華印務有限公司自引入并實施了方正全略印刷ERP系統以后，實現了企業自身的業務流程重組和管理模式的變革。國外的ERP軟件有SAP、甲骨文、四班公司的ERP系統等。

在ERP系統選型時，它除了要滿足企業的業務需求之外，還需要考察ERP系統的功能深度和ERP系統供應商的售后服務。ERP不是幾臺電腦簡單地隨便組合，是特殊消費品。ERP系統所涉及企業人員需要經過ERP專業人士的培訓才能上崗操作。企業處在持續不斷的發展過程中，期間可能會需要ERP系統的升級或者改造等問題，這則需要ERP供應商在業內要有一定的研發實力，能夠實時、連續為企業進行ERP系統的升級或者改造提供技術層面上的支持。

第二種是企業根據自身的實際情況，提出管理信息系統的具體要求，委托相關的信息開發公司設計研發。第二種方式需要企業的經濟實力雄厚及技術實力較強，并且認為現有的這些管理信息系統不適用自己的企業。在20世紀90年代后期，上海界龍實業集團股份有限公司與用友軟件股份有限公司合作研發了“印友ERP軟件”，該軟件在界龍實業應用取得成功。結合界龍自主研發ERP成功案例，發現在整個研發過程中，企業經營管理人員與研發人員要充分地溝通交流時必不可少的。

2.發揮ERP的作用，實現管理過程信息化

各部門的數據、各生產環節的數據全部都導入了企業的ERP系統。企業的管理人員可以通過ERP的查詢模塊查詢到企業各項產品的生產進度、財務應收應付賬款信息、原材料、產成品的庫存信息等各項信息，進而能夠及時地發現問題，究其原因，提出解決辦法。

ERP系統對企業的業務流程重組起推動作用。印刷生產過程較為復雜，涉及的部門較多，在保證交貨期的前提下，需要進行方案策劃、工藝設計、組織生產三步驟。業務流程重組的目的是建立一個能對客戶做出快速反應的生產流程，同時，還能夠對企業管理機構進行重組，建立一個以客戶為中心的扁平、高效率的組織結構。業務流程重組的具體做法如下：將打樣與產品設計融合在一起。這樣做能夠最大限度地獲取客戶價值，如果企業能夠在較競爭對手短的時間內按客戶的要求提交產品樣品，就有很大的機會得到這個訂單。

ERP創造生產管理的信息化。訂單業務人員嚴格按ERP系統的要求下訂單，并對業務做詳細說明，管理人員隨時隨地查詢企業的訂單，了解企業的經營狀況，保證必要的供貨周期。企業也可以利用ERP系統進行生產控制系統的重組。經營部門根據生產任務開制ERP訂單，實現無紙化辦公。該ERP訂單傳至生產管理部門，生產管理部門調度人員根據ERP訂單統一開制生產傳票。不同的傳票需傳至不同的工序部門，根據傳票的規定各工序部門安排生產。各工序完成本職工作后，需在ERP系統上實時反饋進度和度量，生產調度人員則根據實時生產進度及時安排和調整生產任務，對整個生產流程實行實時的在線監控，確保生產指令的下達和執行。各個工序的信息實現了共享，打破了以前各個生產工序存在的“信息孤島”模式。

3.組建企業IT部門，賦予其真正的權利

缺乏技術過硬的人才是企業管理信息建設中的硬傷。管理信息化建設不是一朝一夕就能實現的，其建設周期漫長，而且見效緩慢。所以整個管理信息化建設過程中，不僅需要經營者、領導者的大力支持，還需要既懂計算機技術又熟悉印刷業務的人才。原先，企業從事相關IT工作的人，只是負責維修電腦、機器等工作。投入大量的人力、物力、財力，組建企業內部的IT部門。在引入ERP系統的過程中，IT部門負責和ERP供應商進行接洽。企業經營者的觀念也要進行轉變，實行放權。企業要不斷地重視IT部門，并賦予IT部門相關的權利，使得IT部門的責任與權利相對等。

因此，IT部門的負責人必須滿足以下要求：一是精通計算機技術和印刷業務的整個流程；二是有一定的領導威信和組織能力，有能力組建一個團隊，帶領整個團隊完成IT部門相應的工作；三是有較強的協調能力，協調好IT部門與企業其他部門、ERP系統供應商、顧客等之間的關系。

4.對員工進行ERP相關的培訓，增強企業整體的技術實力

開展全員培訓是企業管理信息化非常有必要的一環。員工是企業信息化建設實施的主力軍，如果企業的員工都不了解企業信息化的基本知識，那么企業信息化建設就無從談起，引入ERP也就沒有必要了。進行員工企業信息化知識的培訓是企業實行管理信息化的軟件投資，這需要與硬件投資同時進行。因為這關系到企業經營管理的每一環節，接單到資金的回籠這個過程影響到每一個員工。培訓應分層次分階段地進行。從企業管理者到各部門的員工，由淺入深地，循序漸進的改變企業原先的管理方式，形成上下共同學習的良好氛圍和學習型組織，最終使得員工能夠自我學習、提高自身的認識，改變傳統管理方式的惰性。

對員工進行ERP相關的培訓，不僅減輕了IT部門的工作量，還提高了企業員工的素質和增強企業整體的技術實力。

5.充分利用現代信息技術，開拓營銷信息化

現代信息技術迅速發展，這為企業的市場營銷提供了一個新的機遇。將現代通信設備和信息資源結合起來的營銷手段發展地越來越快了，方式也變得越來越多了，例如電子商務B2B、B2C、O2O模式、網絡營銷、電話營銷、微電影營銷、博客營銷、微博營銷等。

開拓營銷信息化，需要注意以下幾個方面：一是企業經營者要高度重視，結合企業的實際情況作出部署；二是信息化基礎要建設好，注意公司涉密數據的保護；三是結合印刷企業發展趨勢和企業自身實際情況，推進企業的業務流程再造和重組；四是充分利用外部資源，能夠最快速度地獲取市場變化信息；五是逐步搭建和完善網絡集約化的電子商務平臺，將企業的各個生產經營環節緊密得銜接，形成信息高度集成和共享、業務互動頻繁、高效的商務運作聯盟。

三、結論

在大數據時代的大背景下，印刷企業管理信息化還有很長的路要走。印刷企業實施管理信息化建設不是一朝一夕就能完成的，也不是企業購買幾臺計算機或者信息管理軟件這么容易的事。信息化建設是一個高度復雜、龐大的系統工程，涉及企業的經營過程、生產流程、組織結構以及企業文化等方方面面的問題。企業管理信息化建設過程中存在著許多不確定因素，印刷企業要在企業管理信息化建設中不斷地摸索，發現現存的困難和挑戰并戰勝它們，必將實現企業的管理信息化，為企業創造更高的利益。世界信息技術迅速地發展，將會有源源不斷的信息管理技術應用到印刷企業管理中來。同時國家政府也在頒布相關的政策，不斷地扶持印刷企業的發展。因此，印刷企業（包括中小印刷企業在內）的管理信息化建設的道路會越來越寬。

參考文獻：

[1]張玉林，仲偉俊，薛錦.企業信息化建設關鍵問題的實證研究[J].科學學與科學技術管理，2007（9）.

[2]劉秋生，陳燕.生命周期視角下企業信息化建設關鍵過程風險識別[J].科技管理研究，2012（22）.

[3]畢霞，葛濤安.影響中小企業信息化建設的關鍵因素分析[J].科技管理研究，2008（3）.

[4]周 .ERP系統在印刷企業信息化管理中的應用[J].印刷質量與標準化，2010（6）.

[5] 云鳳.中小企業信息化建設研究[J].經濟問題，2013（3）.

[6]羅微.中小企業生產管理信息化建設研究與實現[J].科技創新導報，2012（15）.

[7]秦必瑜.淺談中小印刷企業信息化建設[J].經營與管理，2008（4）.

[8]陶振揚.包裝印刷企業加快管理信息化建設芻議[J].印刷雜志，2007（12）.

[9]白學軍.印刷企業信息化建設面臨的問題與對策[J].武漢科技大學學報，2005（2）.

Study of Management Information System for the Printing Enterprises in Anshan City

In Case of Lidi Printing

CHU Yu-ping， CHEN Shuai

（School of Business Administration ，University of Science and Technology ，Anshan 114051，China）

Abstract： Since 2012， large data word to be mentioned more and more， which indicates the coming of the era of big data. Meeting the new challenges in the market competition in an invincible position， printing enterprises must accelerate the pace of technology innovation， management innovation， information construction to maintain the advantage. In this paper， we constructs Lidi printing management information system by analyzing the necessity and content of management management information system for printing enterprise， which provides a useful reference for the printing enterprises in Anshan city to construct management information system.

Key words： Printing Enterprises； Management Information System； ERP