醫院檔案管理工作探究

摘 要：醫院檔案管理是醫院進行科學有序管理的一個重要組織環節。而且醫院檔案管理還區別去其它企業的人事管理，有著特殊的作用。醫院的檔案管理，不僅僅包含著醫務人員的個人信息，還包括了病人的病歷。近年來，醫患糾紛不斷，這是多方面原因形成，而病歷和患者檔案則是判斷醫院是否存在工作失誤與過錯的憑證。是醫患雙方破除誤解，達成共識的最有價值資料。然而，在醫院檔案管理中，很多地方還存在著問題和不足。本文就醫院檔案管理存在的問題和不足進行了分析，并給出了建設性的建議。

關鍵詞：醫患糾紛；信息管理；病歷；科學管理；信息化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2014） 22-0000-01

一、醫院檔案管理的重要性

醫院檔案管理在整體管理中扮演著重要的角色，首先醫務人員基本信息管理，可以統計醫院醫務人員的信息，對于醫院的工作資源是否充足，提供判斷憑證。人力部門可以據此判斷是否需要招聘人才。如果進行招聘，哪個部門與科室更加需要引進人才，都可以從檔案信息中得出答案。同時，醫院的工作人員都要進行職務評定、職稱的晉級。而這些工作是要進行評比與競爭的。這就要考查工作人員的各個方面表現，比如服務年限、工作表現與業績、收到的獎懲，有無重大貢獻，在專業領域的成果等等。這些都記載在人員信息檔案中。最后，對于醫患糾紛，這個問題多年來困擾著醫院。醫患糾紛不斷升級的現象，原因絕不是單一的。的確存在一些喪失醫德，收受紅包，工作責任心淡漠，疏忽大意，為病患造成傷痛的醫生。但這絕對是個別的，極少數的。另一方面原因，也有為了獲得暴利，而誣賴醫院的病托。這也寥寥無幾。主要的原因，是醫生和病患之間，沒有建立起信任的橋梁。溝通中存在誤解。這就需要一份真實的，實時更新的病患檔案（病歷），在出現問題時，通過患者信息與治療過程的詳細記載，進行溝通。相互理解，達成共識，解決糾紛。綜上所述，醫院檔案管理的重要性體現在醫院工作的各個方面，需要檔案管理人員耐心，認真的做好檔案管理工作，不可有絲毫的懈怠。

二、醫院檔案管理中普遍存在的問題

（一）檔案管理技術落后

早期的醫院檔案管理，主要是工作人員進行手工收集、分類與保存。耗費了大量的人力與物力。同時紙張在保存過程中容易出現腐蝕與丟失。現在隨著信息化技術的發展，絕大多數的醫院已經采用了信息化手段，進行檔案管理。提高了工作的效率，減少了人力物力的耗費。但是新的問題來了。很多醫院的檔案信息化管理，只是簡單的計算機存儲，不能高效的為醫院服務。檢索條目少，尤其是多條件的檢索。比如符合某幾個條件共同的醫院人員或者患者，這樣的查詢很難直接進行查詢。檔案統計不便利。檔案管理人員的信息化水平不高，不懂得熟練的使用計算機技術，只會簡單的查看與輸入信息。在出現信息故障或者遇到問題時，不知道如何解決。這些都是信息技術陳舊，工作人員知識更新慢的原因造成的。

（二）缺少明確的檔案管理制度

醫院中各種工作制度逐步細化，但是人們卻忽視了檔案管理制度。很多醫院檔案管理沒有明文管理條例制度。有的也知識簡單幾條，缺乏操作性。比如對醫院的不同檔案信息應該如何管理，病歷信息的更新周期、保存周期應為多長。檔案工作人員的表現如何進行考核與評價，如此等等都需要有明確的合理的條例與辦法。

（三）檔案管理工作人員缺乏專業的知識

醫院對檔案管理工作往往不夠重視，檔案管理人員來自醫院的各個部門。沒有專門的檔案管理專業人才和信息技術人才。很容易造成非專業人員管理著重要的檔案，這樣不可避免的會出現檔案信息管理錯誤與低效率。引進專業的檔案管理人才和信息技術人才，是當前亟待解決的問題之一。

三、解決檔案管理問題的有效對策與建議

（一）重視檔案管理工作，出臺相關管理制度與辦法

領導的重視是工作成功的有效保障。醫院領導如果把檔案管理納入到醫院發展與建設的重要內容當中，明確檔案管理的工作細則與管理辦法，要求相關部門與人員，嚴格執行管理辦法，并且監督執行效果。那么檔案管理工作一定會得到改善，工作效率大幅提高。工作人員積極性飽滿。

（二）打造過硬的檔案管理人才隊伍

對于檔案管理人員要采用培訓的方式，給予信息化技術和檔案管理技術的提升。做好檔案管理重要性宣傳工作，讓檔案管理工作人員提升責任心。從內心認識到，檔案管理工作是多么的重要與可貴。培養嚴謹的工作態度，一絲不茍，減少工作失誤。可以根據需要，引進具有專業技術的檔案管理人才。老工作者傳授經驗，新工作者提供新鮮的管理知識。溝通互學，齊頭并進。形成過硬的檔案管理隊伍。

（三）做好信息化檔案管理工作

檔案信息化管理的要應用信息技術對檔案信息系統集成、有序分類、便于查詢、開發應用，對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進行高效的管理，以提高醫院的管理效率。要用信息流來調控檔案物流，最終實現“無紙化”管理，促進管理創新。實現數據資料信息化。應用掃描儀、計算機和網絡把應當存檔的文件、資料信息等以統一規范的數據格式錄入計算機，以備處理；工作流程信息化。通過專用軟件實現檔案分類、編目和排序，為此首先需要規范管理流程、確定崗位員工的工作標準，減少人為調控和干預。為保證文檔一致性，醫院辦公自動化系統要與檔案管理系統兼容。檔案檢索信息化。在施行分級檢索制度的前提下，通過醫院網絡和互聯網可隨時準確地檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻等。

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