淺析信息化項目建設中監理對項目變更的管理與控制

摘 要：隨著我國各行各業信息化的快速發展，信息化項目建設越來越多的開展起來。為了保證信息化項目建設達到預期目標，信息化職能管理部門加強了對項目的變更管理，防止和減少項目無序變動現象出現。從實施效果看，這些管理措施還存在著一定的局限性。本文從信息化項目建設全過程的管理角度出發，對實際工作中影響變更的因素進行分析，并根據信息化項目建設中監理的工作特點，提出了變更管理監理的工作任務，闡述了變更管理監理的工作方法以及變更風險的識別與規避，以避免由于項目建設變更的不規范帶來的損失。

關鍵詞：信息化項目；監理；變更風險；變更控制

中圖分類號：F284 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2014） 22-0000-02

為了規范信息化項目建設，國家在信息化項目建設中推行監理工作制度。在項目的全過程中加入了監理工作環節。在項目建設過程中，建設單位和監理公司簽訂監理合同，成立監理項目部，確定總監理工程師，開展監理工作。監理工作很大程度上使信息化項目建設越來越規范。采取預防措施減少變更的發生、合理處理變更，當變更不可避免時選擇變更最小的解決方案，是IT監理工程師在監理工作中面臨的一個重要監理工作任務。

變更控制的目的并不是控制變更的發生，而是對變更進行規范管理，確保變更有序進行。事前要明確定義，事中要嚴格執行，在實施過程中要進行跟蹤和驗證，確保變更被正確執行。

一、變更管理監理的工作任務

（一）變更管理的工作目標。當項目建設有變更需求時，監理工程師要從流程及管理上控制變更風險，做到有序變更，是變更管理的目標。變更管理的另一目的是盡可能快速地、順利地進行相關變更，實現靈活性需求和穩定性需求之間的平衡，使發生的變更對系統的影響最小。

（二）變更管理的工作任務。在項目監理的整個過程中，都有可能遇到變更的要求，變更可能是建設單位機構調整的巨大改變，可能是設計單位的前期設計存在缺陷，可能是承建單位或者分包人的人員變化，也可能只是信息系統軟件版本的升級，但變更帶來的風險卻往往是我們難以預料的，如果變更不當，將會造成難以估量的后果，小到造成施工難度的增加，大到甚至會造成整個項目建設的最終失敗。

為執行變更管理，必須建立有效的變更管理流程。這個流程應該包括確認變更、評估變更的商業價值、分析變更對項目的影響，以及提交給項目發起人進行評價以確定是否執行變更。

具體講監理的變更管理主要工作任務有：（1）協助建設單位建立變更控制委員會，建立項目配置管理體系。在具體工作中往往由項目建設各方負責人組成的項目團隊來承擔此項任務；（2）與建設單位確定項目變更流程，并通知承建單位。監理在一開始參與項目建設的時候，就應該向各方明確項目變更流程；（3）對建設單位和承建單位的變更申請快速響應，了解變化，提出監理方建議和意見，并撰寫工程備忘錄，做好變更全過程文檔存檔；（4）評估和處理變更，界定變更的目標，選擇沖擊最小的方案，防止變更擴大化，并征得建設單位批準；（5）三方確認變更后，書面向干系人公布變更信息。督促承建單位按照項目配置管理規定，調整項目相關文檔，安排相關人員，快速有效的執行變更內容；（6）定期/分階段進行項目變更風險的評估。并對評估結果進行分析，根據情況向建設單位匯報，并及時通知承建單位進行相應調整；（7）執行變更控制委員會制定的變更程序，對變更進行嚴格的控制。盡可能避免在變更的基礎上繼續變更，導致變更范圍的不可控；（8）對變更執行效果進行檢查，確保變更內容的正確執行。當檢查中發現出現偏差時，應該及時叫停，召集各方進行糾偏；（9）主持建設單位與承建單位關于工程變更、索賠、有關爭議而進行的談判。作為第三方，公正、公平的確認工程變更過程的發生的相關事宜。

（三）變更管理的工作要點。監理工程師在實施信息化工程建設的監理工作是，要嚴格把握變更的控制與評估。

變更管理中有五個關鍵點必須嚴格控制，既：確認變更、變更的范圍、變更的執行、變更的影響程度、客戶是否接受變更的代價。

監理工程師在管理變更時必須保證最終方案的唯一性和完整性。同時，要對所有變更進行跟蹤和驗證，確保變更按要求完成。（1）確認變更。變更的產生可能是建設單位、設計單位，也可能是承建單位。當時變更申請人發現由于情況變化而引發變更需求時，需要同其他項目干系人進行協商，并向監理單位提出書面申請，由監理工程師先對項目變更的原因、內容進行確認；（2）變更的范圍。變更范圍會對系統建設的進度、投資將會產生影響，范圍變更管理主要包括明確的項目目標、范圍說明書等；（3）變更的執行。不是所有的變更都需要修改，更不是所有的變更都需要立刻修改。必須對變更申請人提出的范圍變更進行審核，來決定哪些變更需要修改和什么時候修改。最重要的是建立行之有效的變更控制手段。事先要嚴格定義，事中要嚴格執行。在變更過程中要跟蹤和驗證，確保變更被正確執行。監理方要對變更申請快速響應，并及時公布變更信息；（4）變更的影響程度。變更都是有代價。必須評估變更的代價和對項目的影響，并且要讓項目干系人了解到變更可能會發生的問題，一起判斷變更是否依然要進行；（5）是否能夠接受變更的代價。如果建設單位認為該變更是必須的，監理方必須確認建設單位是否會接受這些后果，通過與建設單位的協商，如果建設單位認為該變更雖然有必要但是可以暫緩，三方簽署備忘錄后留待以后解決。如果建設單位認為該變更可有可無，多數情況下會取消變更。同時，讓建設單位、承建單位和監理方對于變更做出簽字確認，任何變更都需要得到三方的確認，并選擇沖擊最小的方案。

二、變更管理監理的工作方法

（一）確定變更報告制度。監理工程師在項目執行過程中，要慎重對待變更。建立重大變更報告批準制度（重大變更定義：由于建設單位需求變更或由于設計失誤引起的工作成果修改，其增加的工作量超過項目計劃估算的總工作量的2%，這種稱為重大變更），報告對象：監理負責人和建設單位項目建設負責人。特殊情況非規范操作報告制度，報告對象：上級主管和建設單位單位負責人，要求先報告，得到批準后再操作。

（二）明確變更管理的流程。（1）角色的定義；（2）建設單位：項目系統建設負責單位；（3）監理方負責人：負責項目系統建設監理項目的項目經理；（4）承建方項目經理：負責項目系統建設項目的項目經理；（5）配置管理員：監理方項目組設立的專職人員，負責項目實施過程產生的工作成果進行統一的存儲管理，對關鍵工作成果實現變更控制，要保證項目工作成果的完整性、有效性、安全性及可跟蹤性。

（三）其他變更管理方法。（1）定義建設單位需求；（2）確定變更授權；（3）審核：設計方案的審核，分析潛在的變更風險，并采取防范措施；變更方案的審核，審核變更的合理性（是否滿足項目質量、進度等目標要求）。評估變更對項目質量、進度、成本產生的影響；（4）檢查：變更執行結果；（5）會議：對于質量、進度、投資又重大影響的變更，召集變更相關方討論。

三、變更風險識別與規避

風險識別范圍必須覆蓋項目建設的所有活動、施工現場、設備設施、人員（包括相關方人員）中能夠控制或使可加影響的因素。風險識別應考慮三種狀態：正常、異常和緊急狀態，以及三種時態：過去、現在和將來所造成的影響。及時的識別風險，采取適當的措施，規避風險的發生時監理工程師的重要任務之一。以下簡要描述一下日常工作中，易發生的風險及規避措施。

（一）合同的變更。合同的變更包括工程變更和合同條件的變更兩方面的變更。工程變更又包括工程內容或范圍的變更和工程數量的變更，主要是由設計變更和施工條件變化引起的；合同條件變更主要是指合同文件內容的增加、刪減和修改，這主要是由合同履行條件變化引起的。此項變更經常會導致投資的增加。

施工過程中，設計變更是不可避免的。為了有效地控制工程投資，一般分成三種情況來處理，一是確認屬于“非功能性設計變更”，堅持按合同規定對作為承建單位應承擔的風險因素不予補償；二是的確屬于“功能性設計變更”，按經審核的增加費用予以合理補償；三是從項目建設單位角度來看仍然認為是屬于“非功能性設計變更”，但由于設計變更的范圍和程度均較大，對承建單位費用的影響已經超過了合同中風險費所能承相的合理范圍，酌情于以適當補償。

監理工程師的重要工作之一就是加強合同管理。（1）擬訂項目合同體系及合同管理制度，包括合同草案的擬訂、會簽、協商、修改、審批、簽署、保管等工作制度及流程；（2）擬訂項目的各類合同條款時應當在文字語言方面做到清楚明白，避免含糊不清、詞不達意的現象發生，避免因此產生的合同變更；（3）以合同為依據，本著實事求是、公正的精神，合情合理地處理合同執行過程中的各種爭議。以工程總體效益為出發點，將工程總體效益作為合同的管理目標，促其實現；（4）合同管理堅持程序化，如設計變更、延期、索賠、計量支付等都規定出固定格式和報表。合同價款的增減要有根有據，合同外項目增加要嚴格審批制度。重大合同管理問題的處理，如大的變更、索賠、復雜的技術問題等，組成專門小組進行研究。不合實際情況的合同條款及時向業主報告，盡早處理，以免造成損失。

（二）業務的變更。業務的變更包含以下三方面的因素：（1）項目建設內容增加，導致工程量變更；（2）項目需要不斷的根據工作需要發生相應的改變。

此項變更會導致本項目建設投資的增加。

（三）建設單位組織結構、管理變更。建設單位單位根據本身的業務角度出發，需要對各部門進行重新組合，這時部門的管理制度和工程流程也隨之發生變化，同時需要部門之間的協調和配合需要重新理順，導致信息系統需要升級改造。此項變更會導致投資的增加。

（四）進度變更。導致進度變更的原因有很多，比如由于設備到貨不及時，土建工程沒有按照計劃進行、工程施工協調不順等，從而導致本項目建設需要根據進度的變化調整。如何做好進度控制，盡最大可能避免產生進度變更是監理工作的難點。（1）編制工程項目控制性進度計劃。1）編制工程項目總進度計劃和網絡圖。按承包合同和工程實際情況進行編制，在編制項目總進度計劃的同時，還要編制設計圖紙供應計劃，協助承建單位編制材料設備供應計劃、資金使用計劃等。2）編制工程項目的階段、年度進度計劃和網絡圖，對關鍵線路的控制性進度必要時編制季、月進度計劃。階段、年度進度計劃以總進度計劃為前提，做到既要保證各項目、各階段目標的順利實現，又要保證項目間、階段間的銜接、統一和協調；（2）審查承建單位編制的工程進度計劃。工程進度計劃由承建單位編制，根據控制性進度計劃進行審查。監理工程師在進行工程進度計劃審查時著重注意以下方面：1）分析工程進度計劃是否能滿足合同工期及施工總進度計劃的要求，特別是對照上階段計劃工程量完成情況進行審查。2）對為完成工程進度計劃所采取的措施是否恰當、施工設備能否滿足要求、施工管理上有無缺陷進行審查。根據承建單位所能提供的施工設備及設備性能復核計算設備能力、人員安排是否滿足要求等，分析判斷計劃是否能落實。3）工程進度計劃是否與其它項目施工計劃有矛盾。有矛盾的必須進行協調和調整，避免相互干擾影響工程進展，使計劃落空。4）審查承建單位提出的材料供應計劃能否落實。如發現供應計劃未落實，及時報告業主，要求承建單位采取應急措施滿足工程需求；（3）工程進度的現場檢查。監督工作需要貫穿工程施工的全過程，要經常、定期、全面地對進度計劃的執行情況跟蹤檢查，發現問題及時采取有效措施解決；（4）進度計劃的分析與調整。要保證施工進度與計劃進度一致，就必須經常對計劃進度與實際進度進行比較分析，發現實際進度與計劃進度不符時，即出現進度偏差時（5）進度控制的其他措施。

（五）人員變更。人員變更包括三個方面：建設單位單位人員的變更；信息系統承包單位人員變更；監理人員的變更。

在實際項目建設過程中，由于人員變更而引起的項目變更越來越多，對項目建設的順利進行產生了很大的影響。尤其是各方干系人中的核心人員，比如建設單位項目負責人工作崗位調整，承建單位項目經理變化，核心技術人員變化等，都會對項目建設的順利進行產生極大的影響。如何最大程度的減少因人員變更而導致的項目影響是監理工程師在日常工作中要特別留意的事情。

四、結束語

項目變更意為項目實施過程中，因各種原因導致原計劃發生變動的行為。引起項目變動的原因呈多樣性，若按其來源劃分，大致可分成主觀和客觀因素兩大類，前者來自項目主體，如應項目建設方或是承建方要求進行變更；后者則是因為項目實施環境或部分項目要素變化帶來的影響。監理只有更有效地加強變更控制措施，才能保證信息化項目建設的成功，最大限度的保證建設單位投資的成功。

參考文獻：

[1]姚世全，葛乃康.信息系統監理師輔導教程（第2版）[J].全國計算機技術與軟件專業技術資格考試指南，2008.

[2]如何規避信息化項目管理中的難題[J].計算機世界，2003（36）.

[作者簡介]唐明（1976-），1999年參加工作，2002年可是從事信息化監理工作，2003年取得電子部信息化監理工程師證書，2005年取得信息化工程監理工程師證書，2012年取得高級信息化項目管理師證書。多年來一直擔任各種信息化項目總監理工程師，具有比較豐富的信息化項目監理工作經驗，尤其對于應急信息系統平臺、信息化項目運維監理工作有著豐富的經驗。