醫(yī)院科研檔案規(guī)范化管理之我見

摘要：如何推動、實現(xiàn)科研檔案的規(guī)范化管理，發(fā)揮科研檔案的在醫(yī)院科研活動中的作用，對推動醫(yī)院科研創(chuàng)新、學(xué)術(shù)水平提高、實現(xiàn)科學(xué)管理有著重要意義。本文就如何實現(xiàn)科研檔案的規(guī)范化管理進行了探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;科研檔案;規(guī)范化

Research on Management of Hospital Archives Standardization Scientific Research

YANG Yi-jun，ZHANG Wei-cai，JIANG Dun-he，DU Shuang-long，LI Liang

(Affiliated Hospital of Qiingdao University， Qingdao 266003，Shandong，China)

Abstract：how to promote and achieve scientific archives standardized management， the role of scientific research in the hospital archives activities， the promotion of research and innovation hospitals， raise academic standards， scientific management has an important significance. This article on how to achieve standardized management research archives are discussed.

Key words：Hospital ;Scientific research archives;Standardization

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院在長期科研活動中形成的文字材料，是對科研活動的真實記錄，它涵蓋著科研成果、技術(shù)專利、學(xué)科建設(shè)等方面的內(nèi)容，并對醫(yī)院科研工作起著指導(dǎo)、借鑒作用。

1醫(yī)院科研檔案的重要性

近年來科技創(chuàng)新日新月異，醫(yī)院科研工作同樣碩果累累，作為記錄醫(yī)院科研工作的醫(yī)院科研檔案也越來越被人重視。隨著科研檔案使用率的不斷提高，如何合理規(guī)范的管理、使用科研檔案，更好地為醫(yī)院科研工作提供依據(jù)和借鑒，對檔案工作提出了要求。

2醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1科研項目研究時間長，造成科研檔案收集困難。由于科研項目從科研準備到鑒定、申報獎勵、推廣應(yīng)用需要一個較長的周期，時間跨度大。加之科研檔案的載體（紙質(zhì)載體、磁盤記錄載體、光盤記錄載體）、形式（如獎狀、證書、獎杯等實物）多樣，歸并整理比較復(fù)雜。因此，科研檔案的收集工作有一定的難度。

2.2科研工作者檔案意識不強，造成管理困難。將科研成果整理歸檔是一項功在當代，利在千秋的工作。但是由于部分科研人員對科研檔案促進醫(yī)學(xué)發(fā)展的認識較為片面，一方面認為科研資料自己保管使用起來比較方便，另一方面對科研材料交由醫(yī)院檔案科保管心存疑慮，認為科研資料、成果是自己潛心研究所得，理當自己保管。隨著時間的推移，很容易造成科研資料的殘缺不全，給科研檔案收集帶來困難，而科研檔案的規(guī)范化管理更是無法保障。

2.3檔案兼職員歸檔意識淡薄，科研檔案規(guī)范化管理困難。醫(yī)院科研檔案的收集整理歸檔工作主要由醫(yī)院科研處負責(zé)完成。對于大量繁雜的科研工作來講，收集整理檔案僅僅是科研處工作的\"冰山一角\"，加之科研檔案的收集整理周期長、跨度大，個別兼職檔案員對許多有保存價值的科研資料無暇顧及，疏于整理，隨著時過境遷，十分容易造成科研檔案的缺失，嚴重影響了科研檔案的系統(tǒng)收集，科研檔案的完整性、系統(tǒng)性以及管理的規(guī)范化更是無從談起。

3規(guī)范化管理科研檔案的思路

3.1強化科研檔案管理機制，確保科研檔案歸檔率。科研檔案工作是科研管理工作的重要環(huán)節(jié)，也促進著科研管理工作更好地開展，為此醫(yī)院相關(guān)科室必須將其納入科研計劃、管理制度和有關(guān)人員職責(zé)范圍中，要求科研檔案與科研計劃、課題管理、科研成果等工作密切結(jié)合。嚴格按照檔案工作\"四同步\"管理，從科研任務(wù)下達--檢查計劃進度--驗收鑒定成果--登記上報評審科技成果，每個階段都應(yīng)保證檔案材料的同步，建立長效機制，從點點滴滴著手，穩(wěn)步推動科研檔案管理工作的開展。

3.2提高人員歸檔意識，保證科研檔案質(zhì)量 科研檔案的收集整理通常是根據(jù)科研文件形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系和便于查考的原則整理的，如開題文件、論文、專著、鑒定材料、成果申報與獲獎材料，科研投資與經(jīng)費核算材料等。筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，近年來越來越多與醫(yī)院人事、設(shè)備、宣傳相關(guān)的檔案材料也被科研檔案所使用。因此，一方面科研處應(yīng)主動尋求相關(guān)部門配合，另一方面人力資源處、設(shè)備處、宣傳處等相關(guān)人員也應(yīng)樹立全局觀念及歸檔意識，相互協(xié)同，共同推進科研檔案質(zhì)量的不斷提高。

3.3加強科研檔案的信息化建設(shè)，促進科研檔案的規(guī)范化管理使用為適應(yīng)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和數(shù)字化管理要求，我院自2008年安裝使用了檔案管理軟件，通過將有關(guān)科研活動的文獻、數(shù)據(jù)、課題申報、評獎、獲獎等科研檔案進行數(shù)字化處理，使檔案的檢索利用更加快捷、便利，同時為實現(xiàn)科研資源的有效開發(fā)利用以及科研檔案資源共享搭建了平臺。科研檔案的規(guī)范化管理水平有了進一步提高。

4提高醫(yī)院各類檔案管理人員檔案工作素養(yǎng)，保證科研檔案歸檔質(zhì)量

實現(xiàn)科研檔案規(guī)范化管理的目標，作為專職檔案管理人員，不僅應(yīng)有強烈責(zé)任心，更需要有扎實的專業(yè)知識、業(yè)務(wù)水平以及計算機操作能力，并通過不斷總結(jié)經(jīng)驗，提高管理工作水平。其次，兼職檔案員的檔案工作素養(yǎng)、對檔案材料的敏感程度，是實現(xiàn)科研檔案規(guī)范化管理重要因素，也決定了檔案收集的質(zhì)量，因此應(yīng)定期對兼職檔案員進行培訓(xùn)，不斷強化兼職檔案人員的歸檔意識、從而保證科研檔案的準確率、完整率。

總之，全面提升醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)水平與科研工作密不可分，而科研工作又離不開科研檔案的支撐，因此只有對科研檔案進行更加合理規(guī)范的管理，才能為創(chuàng)建醫(yī)療與研究為一體的醫(yī)院奠定更加堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻：

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編輯/王海靜