加強企業檔案信息化的思考與對策

摘 要：隨著信息時代的不斷深入，企業檔案管理信息化越來越明顯的成為檔案管理工作發展的必然趨勢。新形勢下，不斷探索和研究電子檔案管理制度和辦法，如何進一步加快實現檔案的數字化進程，積極推進檔案信息化建設，有效開發利用檔案信息資源，在市場競爭中發揮企業檔案信息的作用，顯得日趨重要和緊迫。

關鍵詞：檔案管理；信息化；企業

黨的十八大報告強調要“促進工業化、信息化、城鎮化、農業現代化同步發展”，這是基于對“四化”的重要性、關聯度和存在問題的科學分析作出的戰略決策。更是我國加快實現工業化和現代化的必然選擇”。神火集團經過多年在信息化建設方面的探索，感受最深刻的就是：信息化是企業發展的加速器，信息化建設只有起點，沒有終點。

一、企業檔案信息化管理的主要內涵

檔案信息化與傳統的企業檔案信息管理，在管理理念、管理內容、管理手段和方式、方法等方面都發生了很大的變化，深刻認識領會企業檔案信息化的主要內涵，對做好企業檔案工作至關重要。

1、檔案信息管理手段的現代化。檔案信息化的首要標志是計算機及其信息技術在檔案工作中的廣泛應用，引起檔案管理手段的根本變革，加速了由傳統型檔案管理向現代化檔案管理的轉變。通過機器智能代替人類腦力勞動技術，使檔案信息化達到了新的境界：管理由“電腦”代替人腦，實現智能化；操作由“點擊”代替“筆記”，極大地提高了效率；貯存由光盤代替“紙張”，顯示了無限的容量；傳遞由電子代替了人工，獲取了驚人的速度等等。所有這些，都極大地提高了檔案信息收集、轉換、存儲、傳遞、處理全過程的智能化、網絡化和高速化。

2.檔案信息傳輸的網絡化。新一代的智能化多媒體計算機，它不僅具有聯想和推理的能力，還可以像人們的眼、耳、口、鼻一樣直接接受文字、圖形和照片、感覺聲音和氣味等。互聯網使人們的溝通變得非常容易，隨時都可將你想發布傳遞的信息送到任何地方，也可以上網得到你需要的信息。企業檔案信息化處理系統，同樣需要企業與企業、企業與市場、國內與國外聯網，實現檔案信息共享。

3.檔案信息資源利用的公眾化。信息技術實現了“面對面、點對點”的信息交流，不僅在事業方面給每個人創造了成功的機會，而且在日常工作、生活中提供了許多幫助，是人類社會信息時代的發展要求。信息資源，包括檔案信息資源，是人類共同創造的文明成果，具有人類共享的本質屬性。打破人為封閉，面向公眾服務，是檔案信息交流的必然趨勢；信息技術的廣泛普及和應用，電腦智能化，為檔案信息的廣泛開發、相互交流、滿足公眾的不同需求，提供了條件，為信息的共享提供了技術保障。

二、當前企業檔案信息資源的主要特征

企業檔案作為重要的“信息庫”，記錄和反映企業兩個文明建設情況，除了具有檔案的一般屬性外，還有其自身的特殊性。

1.檔案信息的系統性。企業檔案從縱向上，保存著大量的黨和國家的路線、方針、政策、法律法規等重要文獻資料，上級和主管部門最新的產業政策、發展戰略、區域規劃、計劃、重要的科技和建設項目及其調整信息等。橫向上，企業檔案貯藏著企業與企業、企業與市場、企業與行業和中介組織的各種信息資料，包括國內外的諸多重要科技、經濟信息資料。在企業內部，收集保留著包括上下級、部門間形成的各類檔案資料。這樣就使企業的檔案具有了系統性、廣泛性的特征。

2.企業檔案信息的真實性。企業的生產經營管理活動，一方面是以產品、工程等實物和服務等形式奉獻社會，一方面，以企業檔案等信息形成信息資源。每項生產經營活動，都是企業對各種資源的利用過程。這些過程形成的信息資源，在內容上、時空上都具有直接性、原始性、真實性、“鮮活”性和可溯性。成為企業寶貴的第一手資料和具有較高價值的特殊財富。

3.企業檔案信息的效益性。企業檔案作為“信息庫”，成為企業與社會交流的信息源和信息載體，通過開發利用檔案信息資源，面向社會和公眾服務，獲取廣泛的社會效益，這說明企業檔案是一種寶貴的信息資源，具有較高潛在的經濟價值和社會價值，特別是擁有自主知識產權的檔案資源，就可以把潛在的生產力轉化為現實的生產力；運用檔案提供的外部經濟情報、市場信息和內部經營活動中的經驗教訓，輔助進行各項決策，可以增強決策的科學性，提高決策效能，防止和減少決策失誤。

三、進一步加強企業檔案信息化管理的措施

信息已經成為推進社會發展的強大動力，對于以市場主體參與國際競爭的企業來說，推行檔案信息化勢在必行。

1、要樹立全新的檔案信息意識。思想是行動的先導。加強企業檔案信息化工作，企業全員尤其是經營管理者，必須首先吸納和創新先進的理念，重點是更新和樹立與現代檔案信息化管理相適應的五種新觀念：檔案法制觀念。依法加強檔案管理，依法開展檔案信息開發利用，依法保護涉密檔案；社會檔案觀念，企業檔案是全社會檔案的一部分，必須打破狹隘、單純的檔案觀念的束縛，樹立社會檔案意識；檔案資源共享觀念。檔案信息資源是共同財富，需要互相交流，互相享用，不搞自我封閉；科技興檔觀念。自覺應用現代信息技術，提高企業檔案管理水平；服務觀念。面向企業、面向社會、面向未來，特別是面向企業的生產經營和科學決策服好務。以管理理念和觀念的更新，促進企業檔案管理行為向自覺、自為方向轉變。

2、要注重培養復合型管理人才。推進企業檔案信息化建設，根本在人，決定性因素在人的素質，重點在建設一支素質優良、業務精湛、結構合理、相對穩定的檔案人才隊伍。素質優良，樹立堅定正確的政治方向和理想信念，既要有高度的責任心、事業性，又要有改革創新、銳意進取的精神；業務精湛，博學多識，一專多能，既有豐富的檔案專業經驗，又通曉某些相關知識，能熟練運用計算機、多媒體等多種技能；結構合理，主要是指檔案管理隊伍在年齡、知識、職稱、能力等方面，要保持一定的、合理的結構和層次，以增強整體素質；相對穩定，檔案管理是一項業務、技能和延續性較強的專業，因此，需要保持工作人員的相對穩定。知識經濟時代，是一個信息、知識日新月異的社會，檔案工作者必須樹立終身學習的觀念，檔案管理系統必須努力營造學習型組織，培養復合型人才隊伍，以適應檔案信息化的需要。

3、要善于積極開發利用檔案資源。隨著現代知識、信息的無國界化趨勢，企業要在激烈的市場競爭中占據有利地位，就必須廣泛進行信息交流，在信息共享中，獲取有益的借鑒。因此，企業就要舍得投入，加強現代信息技術手段的應用和更新，努力創造與社會交流的前提條件；打造企業信息平臺，構建信息傳輸網絡，加速由傳統、封閉的檔案管理向現代化的、網絡化的檔案管理轉變。在工作模式上，要由被動的文件、資料的“收發室”，向主動的、信息資源的“加工廠”轉變；在工作內容上，要圍繞企業的中心任務，特別是生產經營、科技進步和技術創新、制度創新、管理創新等提供開放性服務，當好領導決策的“參謀”和助手；在工作方式上，依托現代信息技術和手段，把“沉睡”的檔案資料同外界“新鮮”的信息有機結合起來，充分發揮信息資源的“激活”、增殖作用。努力為企業創造更大的經濟效益和社會效益。

4、要努力加強制度和規范化解風險。由于信息化具有共享性、開放性和公眾化的特點，它也就具有了兩面性。一方面，可以借鑒別人、甚至國際上的優良資源，另一方面卻也存在失、泄密的風險，造成經濟損失，引發訴訟“官司”。因此，在推進企業檔案信息化的過程中，既要傾其所能，充分“吸收”外界信息資源的“營養”，又要維護企業和個人的合法權益不受侵害，特別是企業重要商業機密、涉及《保密法》、《著作權法》等規定的知識產權、技術等，都要嚴格規范，采取嚴密的技術和保護措施重點控制，強化管理，并有所為，有所不為。努力確保系統安全，趨利避害，達到企業和社會、經濟效益和社會效益雙贏的目的。