論ERP系統實施中的數據管理及維護

王登瀾

【摘 要】 ERP 將企業資源進行整合管理，對企業流程進行重組，提高企業的管理水平。本文從基礎數據的管理及維護出發，討論企業實施ERP系統中的編碼體系、基礎數據管理系統，及管理維護系統的制度。

【關鍵詞】 ERP 數據管理 數據維護

1 前言

ERP（Enterprise Resource Planning）是建立在信息技術基礎上的現代企業管理理論，對企業的發展起重要作用。但有報告顯示，國內企業成功實施ERP的不足三分之一，其主要原因是企業基礎數據的準確性達不到使用要求，導致系統不能正常使用。筆者有幸兩度參與企業ERP系統的實施，基礎數據的完整與準確一直是系統成功實施的關鍵因素。本文結合筆者經驗，從基礎數據規劃和維護出發，來探討ERP實施的相關問題。

2 基礎數據管理系統

2.1 成立數據整理小組

ERP項目實施初期，成立數據規劃小組來負責ERP系統編碼體系的建立與維護，通過梳理產品數據來保證基礎數據的規范性和準確性。實施方針對企業特點，建立產品數據庫，協助企業錄入、維護數據，同時并協助企業制定完整的基礎數據規范和業務管理制度。

2.2 搭建企業產品工程數據維護數據庫

企業基礎數據庫的基礎是統一規范的數據，實施方在設計基礎數據架構前必須對企業產品與流程有深入的認識，能夠正確理解企業的產品數據。

目前公司的ERP系統，是在PDM系統基礎上建立的產品數據庫。在企業里，產品設計完成后，有相應的裝配圖和零件明細表。裝配圖表示了母件和子件的關系，構成產品結構中的基本單元。PDM系統提取并整理這些單元，生成能反映其層次結構的表。這種以數據格式來描述產品所需零件的明細表及結構的文件就是設計物料清單（Engineering Bill OfMaterial，簡稱EBOM）。工藝部門按設計資料制定用于指導生產的工藝結構稱之為制造物料清（Manufacture Bill Of Material，簡稱MBOM）。之后，通過車間分工表對PDM系統中的BOM進行確認和調整，集成兩個BOM，生成基礎數據。BOM是ERP系統重要的輸入數據。

但系統實施初期，PDM項目組方才開始進行數據錄入，沒有完整的數據，同時源數據的變更貫徹不徹底，造成數據多次校對，最后只能用圖紙進行整理，目前系統BOM多是重新輸入的結果。

此外，信息維護平臺是數據庫管理的前提，具有修改、刪除、新增、校對及檢查功能。此外，隨著企業發展，數據庫需要有可擴充性來適應數據的增加。

3 建立科學規范的編碼體系

物料數據要統一維護、集中管理。物料的編碼在編碼體系中最重要和復雜，它是企業基礎數據庫建立的基礎。在老系統運行初期，所有技術資料均采用符合企業使用習慣的零組件圖號進行標識，并另建臺賬管理標準件。但系統對數據錄入規范不統一，出現同一零件圖號存在空隔或字母全角半角差異等情況，出現一物多號。

編碼體系建立后，必須選用具有代表性數據進行嚴格測試，通過錄入部分數據，對編碼體系進行試用。同時，檢測編碼體系的完整性和可擴充性，重點考察編碼體系設計的當前極限容量和未來可能容量之間的關系，修改直到適用為止。

4 基礎數據整理及實施

項目實施建立在完善的企業基礎數據庫和科學的編碼體系基礎之上。完成數據庫及編碼的構建與測試工作后，需要錄入和維護基礎數據，這是ERP系統實施的重要環節。

整理物料數據是整理工程數據的前提，包括整理原材料、外購件、毛坯、零件、部件、產品等物料編碼和物料屬性。之后，將物料編碼和物料屬性錄入系統。在整理物料數據時，要重視表的結構和確保數據準確性、完整性，做到既能提供給各部門相應的信息，又沒有數據冗余。

數據初始化工作要點：（1）系統參數的設置需企業核心人員負責，需形成文檔審核方可實施，修改需考慮系統關聯性。（2）期初數據需優化數據的采集點及采集量，這點對實施方的數據架構非常重要，未進行優化的數據架構導入時間長，準確率相對較低，而已優化的數據架構數據導入一般一次成型。（3）工作進度的安排必須合理，多次的導入，會導致基礎數據不完整，影響后續基礎數據整理工作。（4）合理地溝通收集意見是數據初始工作不斷完善的重要手段。5、初始數據采集表，是數據收集的工具，必須足夠全面，不得反復修改。

5 數據規范和管理制度建設

基礎數據規劃整理完畢，即開始進行ERP各個模塊的配置。基礎數據整理的好壞是項目實施的關鍵。完成該項工作后，需對前期工作進行評估并建立一套制度來固化。一些通用的數據，如物料編碼系統、倉庫庫位、供應商及客戶等等，這些工作需要企業內部首先建立一個登錄的規則，然后才可以建立數據。只有建立好完整的基礎數據和業務管理規則，才能保證ERP能夠有效地實施。企業要將數據管理制度納入企業的管理體制中，定崗定則，使企業數據始終保持良好的準確性，持續支持ERP在企業的良好運行。

6 結語

ERP項目的價值在于系統中真實、準確的數據及時共享。但是，在ERP實施過程中，企業輕視了對數據的管理及優化，致使后續功能不能實現。只有健全數據管理的規范和制度，有效處理出現的問題，不斷優化，才能保證系統數據質量，保證ERP的成功。

ERP是提高企業競爭力的重要手段。ERP實施是一項系統工程，基礎數據起著重要的作用。合理地做好基礎數據的規劃和整理工作，建立完整的工程數據庫和科學的編碼體系，并且建立合理的數據管理制度，將極大提高ERP在企業實施的成功率。

參考文獻：

[1]李翔.《企業信息化初探》.

[2]張夏林，李建剛.工藝基礎數據管理系統.汽車工藝與材料，2008（3）.

[3]史靜茹，潘麗.產品數據管理在企業中的應用.一重技術，2008（3）.

[4]鄭茂.淺談ERP系統數據維護原則.中國煙草學會，20040626.endprint