淺談城建檔案管理信息化建設(shè)

高偉紅

【摘 要】 為進一步推動城市信息化進程，更好地滿足城市規(guī)劃、建設(shè)、管理與服務的自動化、智能化需求，及時有效地提供高效信息服務，本文就威海城建檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問題和推進措施進行論述，為一般意義上的城建檔案信息化建設(shè)提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】 城建檔案 信息化 建設(shè)

隨著科學技術(shù)日新月異地發(fā)展，一場以科技進步為主題的信息化浪潮席卷全球，城市信息化建設(shè)和電子政務的不斷推進，深刻影響著人們的生產(chǎn)和生活，逐步改變著我們的工作方式，這一方面為城建檔案管理創(chuàng)新提供了更加廣闊的前景，另一方面也對城建檔案工作提出了更高、更新的要求。

1 城建檔案信息化建設(shè)的意義

城建檔案信息化是指通過運用現(xiàn)代信息技術(shù)，配置城建檔案計算機輔助管理的基礎(chǔ)設(shè)施，建立和完善城建檔案信息資源庫，依據(jù)城建檔案信息化的標準規(guī)范體系，以城建檔案網(wǎng)絡(luò)為平臺，依托高素質(zhì)的信息人才，對城建檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務的活動和過程。[1]

與傳統(tǒng)城建檔案管理模式相比，數(shù)字化城建檔案具有明顯優(yōu)勢：一是有助于節(jié)約空間。數(shù)字化檔案突破了傳統(tǒng)檔案保管空間及年限的局限，將傳統(tǒng)的檔案以現(xiàn)代化的硬盤、光盤載體予以保存，極大地節(jié)省了空間，同時簡化了維護程序，降低了維護成本，延長了保管年限。二是拓寬了檔案范圍。傳統(tǒng)的檔案大都局限于紙質(zhì)載體，保存形式單一，范圍有限，而數(shù)字化檔案，除以文字、圖片形式保存檔案外，還可以通過語音、視頻等形式保存，形式更加多樣，范圍更加擴大。三是提高了檔案的運用效率。借助計算機技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化檔案可以極大地加快檔案的檢索、備份、傳輸速度，實現(xiàn)了資源的共享，檔案的服務水平進一步提升。

2 威海城建檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及優(yōu)勢

近年來，威海市城建檔案管理部門以新型城鎮(zhèn)化發(fā)展需要為著眼點和立足點，以城建檔案信息化為主線，圍繞城建檔案管理與應用做了大量工作，多次獲得住房城鄉(xiāng)建設(shè)部及省、市表彰，積累了大量寶貴經(jīng)驗。目前，威海市城建檔案信息化工作有兩大特點：一是信息化建設(shè)起點高。2010年開發(fā)運行了“威海市地下管線信息共享平臺”系統(tǒng)，并與市規(guī)劃局“數(shù)字威海地理空間信息公共平臺”、市城管辦“威海市數(shù)字化城市管理平臺”實現(xiàn)了對接，形成一個涵蓋地上地下的直觀三維立體系統(tǒng)。該共享平臺面向政府部門、管線權(quán)屬單位、社會團體和公眾等不同層次用戶，按照權(quán)限配置提供網(wǎng)上數(shù)據(jù)免費共享服務。2013年，“威海市地下管線信息共享平臺”在線查詢3000余次，累計點擊4萬多次。二是數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)好。首先，加快了原有館藏檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，開展了館藏檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)異地備份工作。其次，做好增量城鄉(xiāng)建設(shè)檔案數(shù)字化工作，開展了建設(shè)電子檔案的接收、保管和利用工作，并嚴格執(zhí)行進館檔案分類、編目、入庫及管理。

3 威海市城建檔案信息化建設(shè)存在的制約因素

威海市城建檔案信息化建設(shè)雖然起點較高、基礎(chǔ)較好，但與城市快速發(fā)展的現(xiàn)實和要求相比還存在一些瓶頸性因素，制約了城建檔案信息化的快速推進和高效利用：（1）檔案信息資源建設(shè)不全。當前城建檔案信息資源建設(shè)相對滯后有待于從基礎(chǔ)抓起，進一步強化城建檔案信息化的基礎(chǔ)支撐和核心鞏固。（2）軟硬件設(shè)施建設(shè)不夠。目前有些檔案館的城建檔案管理主要傳統(tǒng)的人工手段完成，計算機、光盤等現(xiàn)代化工具應用不多，檔案搜集不便，保管復雜、應用低效。（3）技術(shù)人才缺乏。目前城建檔案管理部門中，既懂城建檔案業(yè)務知識又懂信息專業(yè)知識的復合型人才缺少，制約著城建檔案信息化的快速推進。

4 加快城建檔案信息化建設(shè)的思路和措施

（1）積極推進城建檔案數(shù)字化建設(shè)進程。一是以爭創(chuàng)“全國數(shù)字城建檔案館示范館”為目標，到2014年底，全面實施“四網(wǎng)一庫”（城市地下管線綜合管理信息網(wǎng)、館內(nèi)局域網(wǎng)、連接當?shù)卣招畔⒕W(wǎng)、連接互聯(lián)網(wǎng)和館藏檔案數(shù)據(jù)庫）建設(shè)。二是對現(xiàn)有館藏檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)存。檔案數(shù)字化應以現(xiàn)實需要為前提，按照“珍貴檔案、重點檔案、普通檔案”順次數(shù)字化的原則，把現(xiàn)有實體檔案資源分期分批轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息資源。三是異地城建數(shù)字檔案備份。做好市內(nèi)、市外、各市區(qū)間的數(shù)字檔案備份工作。四是加快增量城鄉(xiāng)建設(shè)檔案數(shù)字化。在全市實行建設(shè)工程電子檔案同步報送制度，建設(shè)單位在報送紙質(zhì)檔案的同時，一并報送與紙質(zhì)檔案一致并符合國家、省、市有關(guān)質(zhì)量標準的電子檔案和完整齊全的聲像檔案。

（2）配套完善軟硬件設(shè)施。一是城建檔案管理部門要根據(jù)自身實際情況制定工作計劃，逐步配置齊全服務器、服務器切換器、磁盤陣列等硬件設(shè)備，確保其具有較強的支撐、兼容和拓展能力，為城建檔案信息管理提供基礎(chǔ)條件。二是配置高效實用的管理應用系統(tǒng)軟件。配置的軟件系統(tǒng)要以實現(xiàn)城建檔案生命周期全過程的信息集成管理為目標，完成包括聲像檔案在內(nèi)的各種檔案的收集、整理、著錄、數(shù)字化加工處理、保管與利用、查閱與調(diào)檔、檢索與分析等工作流程。同時與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相互融合，實現(xiàn)從數(shù)據(jù)錄入到數(shù)據(jù)管理再到數(shù)據(jù)輸出全過程的無縫連接，以適應城建檔案數(shù)字化管理示范項目實施的需要，為城建檔案信息交換、實現(xiàn)城建檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。三是充實城鄉(xiāng)建設(shè)檔案網(wǎng)站。城建檔案管理部門要依托公共信息網(wǎng)，建成服務社會、服務公眾的城建檔案網(wǎng)站。同時不斷豐富完善網(wǎng)站內(nèi)容，有計劃地向社會公開檔案目錄，確保信息及時、準確。開通網(wǎng)上查詢和利用服務，實現(xiàn)信息資源共享，使城建檔案網(wǎng)站成為宣傳城建檔案工作、開展信息服務的有效載體。

（3）努力加快人力資源建設(shè)工作。一是引進高技術(shù)人才。補充具有計算機、信息化等學歷背景的技術(shù)人員，逐步改變現(xiàn)有業(yè)務人員隊伍專業(yè)結(jié)構(gòu)，滿足城建檔案信息化的需要。二是強化在職人員培訓。把工作需要的城建檔案著錄、計算機、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識以及有關(guān)標準規(guī)范列入業(yè)務學習計劃，普及城建檔案信息化專業(yè)知識，不斷提高城建檔案工作人員的知識水平和業(yè)務技能，全面提高信息化應用水平。

參考文獻：

[1]李文蘭.《對當前城建檔案信息化建設(shè)的思考》.《中外建筑》，2009年第10期.

[2]《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實施綱要》.endprint