淺談電力施工企業科技檔案管理存在的問題及對策

張彥

(中國能源建設集團甘肅火電工程公司,甘肅蘭州 730070)

淺談電力施工企業科技檔案管理存在的問題及對策

張彥

(中國能源建設集團甘肅火電工程公司,甘肅蘭州 730070)

自改革開放以來,各行各業都意識到了檔案管理的重要性,尤其是電力施工企業,更是格外重視檔案管理。對企業而言,檔案扮演著“記錄者”的角色,它記錄下了企業在發展歷程中遇到的挫折,取得的優秀成果,也為后人研究企業的運營模式提供了寶貴的資料。作為一項充滿了專業性、機密性、政治性的工作,企業各級管理人員應該對其給予高度重視。所以,本文將對電力施工企業科技檔案管理中暴露出來的問題進行深入、全面的研究,并在此基礎上給出具有針對性的解決措施,以期為我國電力施工企業的發展提供一些幫助。

電力企業 檔案管理 問題 措施

在企業的管理工作中,檔案管理工作扮演著極其重要的角色,是企業審視自身發展問題,制定發展目標的依據,也是鞭策員的有效手段。無數實踐證實,檔案管理工作的科學性、規范性越高,其越能反映出一個企業的管理水平和運作水平。在這個信息爆炸的年代,企業要在日益激烈的市場競爭中站穩腳跟,就必須將檔案管理工作上升到企業發展戰略的高度,尤其是電力施工企業,更是要利用檔案管理工作,記錄下施工過程中的各種細節,以保證整個工程項目的建設質量。在日常管理中,企業除了要努力提升檔案管理水平之外,還要大膽創新,不斷摸索更為先進、科學、規范的檔案管理方法。另外,作為信息的重要載體,檔案對于企業優化配置各類資源起到了至關重要的作用,所以,開展檔案管理工作,樹立檔案管理意識是所有企業邁向成功的關鍵。

1 電力施工企業科技檔案管理的意義

1.1 電力施工企業業務的發展

目前,大部分電力施工企業均在業務擴展方面投入了大量的人力、物力和財力,尤其是EPC工程總承包理念的提出,更為為廣大電力施工企業的發展指明了方向。隨著電力施工企業的發展與壯大,如何建立一個完善的科技檔案管理制度成為了每一個企業所要考慮的問題。

隨著科學技術的迅猛發展,檔案管理工作也暴露出了各種各樣的問題。比如,在互聯網高度普及的今天,當國內項目在國外完成設計之后,需要將設計文件傳輸給相關部門,由這個部門在當地以紙質文件的形式交由施工方使用,受各種因素的影響,文件在傳輸過程中極有可能落入個人手中,這無形中增加了相關部門歸檔和收集檔案的難度,甚至會引發知識產權方面的糾紛,這足以見開展檔案管理工作的重要性。

1.2 滿足開展電力施工作業的需求

對電力施工企業而言,每一項工程項目的順利竣工都離不開歷史數據的支撐。每當企業承接到新項目時,設計人員會先分析這個項目的類型,看企業以前有無承接過這類項目的經驗,如果有的話,只需對歷史方案進行適當的修改便可投入使用,這有效的提升了設計人員的工作效率。在電力施工企業的發展過程中,技術檔案管理工作的質量和效率直接關系到了整個工程項目建設的質量,因而必須引起電力施工企業的高度重視。

2 電力施工企業科技檔案管理存在的問題

時至今日,還有相當一部分電力施工企業沒有意識到開展檔案管理工作的緊迫性,更不用說樹立科學的檔案管理意識了,這會削弱檔案管理部門和業務部門的團隊合作能力。眾所周知,電力施工企業的平時會承接到各種各樣的工程,比如,客戶工程、業擴工程、配網工程等,如果檔案管理工作更不上的話,就會給后續工作(如工程申報、工程項目設計等)帶來許多麻煩。工程形成的文件涉及多個部門和人員,尤其是材料內容,更是具有內容繁瑣、復雜,涉及面廣的特點,工作人員在整理這些材料時,稍有大意就會遺漏資料。加之一些剛起步的企業只有能力承接小型工程,這樣的工程一般不會形成太多的文件,因而企業往往不會用心去管理這些文件。總的來說,電力施工企業科技檔案管理存在以下幾個方面的問題。

2.1 沒有意識到科技檔案管理的重要性和緊迫性

目前,有相當一部分的電力施工企業領導干部和工作人員都尚未樹立檔案管理意識,在他們看來,檔案管理屬于后勤工作,僅僅是對資料進行裝訂、整理和保管,沒有必要這方面花費太多的精力和時間;還有一些管理人員認為,檔案管理工作無法給企業創造財富,只要保證這些資料不外泄,不被非法使用,且能通過上級部門的檢查即可。甚至,還有人認為只要設置一個檔案室,將工程形成的各種資料放到檔案室中,有需要自己去取即可,根本沒有必要再浪費成本去請人管理這些資料。上述這些想法說明,大部分電力施工企業管理人員對檔案管理工作還存在認識上的偏差,這種意識將使企業的整體管理水平大打折扣。

2.2 管理力量薄弱,缺乏專業的管理人才

管理人才隊伍建設進程緩慢,管理力量薄弱,這具體體現在以下幾個方面:(1)管理方式過于單一、落后。由于企業不重視檔案管理工作,對工作人員的技能也沒有太高的要求,只要能按要求收集、裝訂、整理資料即可,有時為了工作需要,很多檔案管理人員未經培訓就草草上崗,這必然嚴重影響企業的檔案管理水平。據了解,有些企業為了節約成本,直接由基層人員兼職管理檔案,這些基層人員由于缺乏專業知識和技能,對檔案的管理還停留在整理文件、擺放文件這個層次,有時為了應付上級領導的檢查,只能草草交差了事,這嚴重影響了企業的檔案管理水平。(2)檔案管理人員整體素質偏低。在大部分人看來,檔案管理屬于后勤工作,認為這樣的工作沒有什么技術含量,因此企業在招聘人時通常不會對應聘者的學歷、專業素質、理論知識水平提出太高的要求,這導致招進來的管理人員普遍缺乏現代檔案管理意識,加之他們的知識比較貧瘠,根本無法發現文件中的不妥之處。筆者了解到,一些電力施工企業中的“元老級”檔案管理人員在工作時都抱著一種得過且過的狀態,加之企業缺乏科學的激勵手段,很多學歷高的新人都不愿意從事這份不具備任何發展前景的工作。(3)檔案管理人員流失嚴重。由于企業長期不重視檔案管理工作,這容易使員工漸漸喪失工作熱情,認為做好做壞都一樣;還有一些員工因為工作待遇偏低、發展前景不廣闊而選擇了跳槽,人員的流失使嚴重影響了企業管理人才隊伍的建設。

2.3 檔案管理與需求脫節

隨著社會的進步與發展,越來越多的企業意識到了檔案管理的重要性,但依然有小部分企業在實踐中暴露出了與需求脫節的現象。首先,檔案資源過于單一。有些電力施工企業的工作人員在管理檔案時只知道收集于科研設備、基建有關的資料,忽視了業務資料、聲像資料、實物檔案資料的收集與整理,從而使檔案的完整性大打折扣。其次,檔案管理人員重“藏”輕“用”。個別管理人員認為檔案都是一些歷史數據,對企業當前的發展沒有什么促進作用,也不產生任何經濟價值,因而忽略了對信息資源的開發與更新。再次,檔案源流失。受各方面因素的影響,有些檔案在保管過程中會出現遺失、斷代的現象,這嚴重影響了檔案的完整性、系統性。

2.4 檔案管理缺乏規范性

目前,我國大部分電力施工企業還為針對檔案管理工作制定配套的工作標準和規范,這會使檔案管理的規范性大打折扣。有些企業在管理檔案時暴露出了缺乏檔案分類、保管期限劃分不明確的問題;有些企業則由不同的人管理同一類檔案,這很容易造成案卷標題不規范、檔號不明、分類不對、機構劃分不準、組卷混亂的問題。

2.5 檔案管理設備過于陳舊、落后

隨著電力企業的騰飛,傳統管理方式和設備已無法滿足其管理需求。現階段,還有許多企業在采用人工操作的方式管理檔案,這種管理方式既缺乏效率又容易出錯。總的來說,硬件設備上的缺失已成為了制約檔案事業發展的重要因素之一。由于缺乏先進設備的支撐,有些企業的檔案房內已出現了蟲蛀、發霉的現象,加之缺乏配套的防盜警報措施,資料外泄也是常有的事。有些企業的檔案室內連基本的硬件設備(如刻錄機、打印機、微機)都沒有,又何談建立檔案管理系統,完善檔案數據庫呢？

3 提升電力施工科技檔案管理水平的措施

3.1 樹立檔案管理意識

首先,要轉變思想,正確看待檔案管理工作,將檔案管理工作滲透到企業管理的方方面面,將其上升到企業發展戰略的高度,做到定期研究、分析與檢查。其次,端正工作態度。檔案管理部門的帶頭人要定期向上級部門匯報檔案管理工作進度和計劃,堅持學習,用科學知識武裝自己,做好帶頭工作,定期組織下屬員學習檔案法律法規,以積極、樂觀的態度應對工作中的困難。再次,加大宣傳力度。要通過不斷的宣傳糾正“檔案管理工作無法創造經濟價值”的錯誤觀點,通過典型案例分析使員工認識到檔案管理的意義。

3.2 建立檔案管理網絡,對檔案進行集中管理

作為電力施工企業管理工作中的重要一環,檔案管理工作的質量直接決定了電力工程檔案的完整性與系統性,只有嚴格按照相關的規范標準,落實好檔案管理工作,才能確保企業各個環節的正常運作。企業可以通過成立檔案工作小組的方式對所有工程檔案進行統一管理,由主管檔案工作領導帶領專職檔案人員全面負責檔案資源的調配與使用。另外,還要明確各位檔案管理工作者的職責,以免發生相互推諉責任的現象。

3.3 加強檔案人才隊伍建設,提升業務素質

檔案管理工作是一項專業性極強的工作,尤其是電力施工企業科技檔案管理工作,沒有一定的電力知識水平以及管理技能是無法勝任的。可以說,檔案工作人員的專業知識越豐富,其在工作上就越得心應手,也不容易出錯。所以,電力施工企業檔案管理人員在日常工作中一定要堅持學習,利用業余時間豐富自己的知識,熟練掌握工作中的每一個細節;遇到問題時要主動向領導和前輩請教,以盡快掌握管理技巧和方法。另外,要主動向領導匯報檔案工作進度以及人員變動狀況,以便領導下達任務。

3.4 建立完善的檔案管理制度

為明確檔案管理人員的職責,電力施工企業要構建完善的檔案管理工作制度,及時對崗位職責和管理內容進行補充與修改。當然,在構建配套制度時,一定要做到實事求是,與時俱進,以免影響規章制度的可操作性。在執行制度的過程中,檔案管理部門必須恪盡職守,作為檔案規章制度的制定者,其更應該在工作方面起到帶頭和表率作用,尤其是在獎懲方面,要做到“有過必罰,有功必賞”,這樣才能體現制度的權威性。為充分發揮檔案管理制度的優越性,管理人員要對文件進行仔細地檢查之后才能歸檔,以免影響檔案資料的準確性、完整性、系統性,因為只有從源頭抓起,才能滿足企業內部各個部門對檔案資料的需求。

3.5 以互聯網為依托,創新管理方式

企業開展檔案管理工作的目的是為了更好的開發和利用檔案信息,所以嚴格按照要求做好檔案的收集、歸檔、儲存工作,可以為企業開展其他方面的工作提供便利。對電力施工企業而言,電力工程檔案的形成離不開各位工作人員的努力,他們利用自己的專業知識和技術將文件通過整理之后轉化為了寶貴的信息資源,然再在根據各個部門的需求,將檔案發送出去,充分發揮檔案信息的作用和價值。

3.6 購置配套的檔案設備設施

檔案管理工作的順利開展離不開基礎設施、設備的支撐,尤其是電力施工企業,更是要通過引入現代化的設備,提升檔案管理的現代化水平。隨著科學信息技術的迅猛發展,人們的工作、生活方式因互聯網的出現而發生了天翻地覆的變化,檔案工作也必須以互聯網為依托,將自己的優勢展現在人們面前,向其證明自己的價值。在過去,人們總是認為檔案管理工作缺乏技術含量,而且毫無發展前景可言,但現如今,在科學技術的支撐下,檔案管理工作的社會地位已越來越高,面對這樣的情形,各企業更應該主動引入各種有利于促進檔案管理工作發展的設備、設施,比如,引入現代化的密集架取代鐵柜,修建新的檔案庫房;購置光盤庫、數碼攝像機、光盤刻錄機、掃描儀、復印機、計算機等基礎設備。

4 結語

檔案管理工作是企業順利開展其它工作的重要保障,是企業不可多得的資源與財富,更是一項需要投入精力和時間的工作。作為整個電力施工檔案的集散地,檔案室的作用就是對企業上下的文書、科技、財務文具與資料進行集中式的管理,并根據各部門的實際需要,將檔案發送出去。科學規范的檔案管理起到了強化企業管理能力的作用,實現了企業對檔案信息資源的持續開發和利用。電力系統檔案管理工作的成敗關系到企業經營的質量,也關系到我國電力經濟的發展。通過規范檔案管理制度,提高檔案管理著素質,加大硬件投入等措施,不斷提高我國電力系統檔案管理工作的質量和效率,從而促進我國經濟的健康發展。

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