無紙化辦公條件下的檔案管理

朱潔

無紙化辦公，是在計算機、音像設備等現代化辦公工具得到普遍運用的條件下，利用現代化的網絡技術進行辦公，實現不用紙張和筆等傳統工具進行各種業務、事務的處理。

過去，集團管理層發布公文、新聞、通知等，要通過紙質打印、校對、印制、傳送，時間長、流動性弱、受眾面窄，影響常常局限在接觸到文件的人員范圍內。使用電子文件，在大量節約企業成本的同時，能夠有效地整合各種資源、加快信息流通、提高辦事效率，是社會發展的必然趨勢。

維護電子檔案的原始性與真實性

電子文檔不同于傳統的“白紙黑字”，具有易改動性、易出錯性、易消失性以及易受攻擊性。目前，我國部分企事業單位的電子文檔處于一種流失、半流失的狀況，有的電子文檔隨便改動、隨便存放，不注意保持文檔的原始性；有的電子文檔用U盤等介質存放，隨著計算機技術的進步被淘汰；有的電子文檔毫無病毒防護等必要的安全措施，容易受到黑客的攻擊，等等。

對此，要采取具體有效的措施確保電子文檔的原始性與真實性。根據電子文檔管理工作的實際情況，除開在各層級和各部門間的運行和傳送的過程，電子文檔大致可分為產生、歸檔、運用等三個階段，保護措施的設立，也應圍繞這三個階段，構建起其原始性、真實性保護體系，保證電子文檔一經產生，就能得到有效維護，從而確保其憑證作用。其中，最重要的就是要加強電子文檔生成定稿階段的管理，確保歸檔文件的“原件”屬性。

嚴格規范電子文件的歸檔與管理

一是嚴格落實國家《電子文件歸檔與管理規范》。增強省級黨報集團工作人員參與電子文件歸檔與管理的自覺性，建立和維護正規的電子檔案管理和利用信息的秩序。檔案的信息載體及其管理方法會隨著高新技術的發展改變，但是檔案和檔案工作的基本性質不會改變。因此，原有的規范紙質檔案的各項檔案管理制度，對電子文檔的管理也同樣起著規范的作用。在嚴格落實國家《電子文件歸檔與管理規范》的同時，檔案管理部門要從自身的職責和任務著手，根據本單位實際情況對《電子文件歸檔與管理規范》的各項原則要求進一步細化。

二是建立平臺軟硬件的測試、維護和管理制度。對于硬件的技術指標、性能，對于軟件的使用功能要進行定期的檢測。

三是建立電子檔案管理的建設與協作機制。信息資源共享和開發利用的公眾化，是電子檔案管理的重要特征。因此，必須建立電子檔案管理的全方位協作。省級黨報集團要根據自身的實際情況和業務需求，重點建立起檔案管理部門與三個方面的協作機制：即建立與集團內部各部門之間的協作機制，由檔案管理部門負責牽頭運作，重點解決電子文檔的規范化、文檔信息資源的開發利用等問題；建立與省檔案局之間的協作機制；建立與其它單位之間的協作機制，重點解決信息資源共享和開發利用的問題。電子檔案管理的協作過程，也是電子檔案開發利用和完善發展的過程，只有建立起更加科學完善的運行與協調機制，才能更好地為省級黨報集團內部各個部門和社會提供更加便捷的服務。

注重檔案管理部門的各方面投入

現代檔案的管理工作，對硬件和軟件的配備都提出了新要求：一是改變省級黨報集團當前檔案管理部門設備落后的局面；二是檔案工作者的業務能力和業務素質要相應提升。

這就需要盡快形成結構合理、素質復合的人才群體。除了按要求引進和配備專職檔案管理人員外，還要積極提供教育培訓和進修交流的機會，努力提升檔案管理人員的業務能力和電子檔案的管理水平。加強復合型管理人才的培養。加強電子檔案的管理工作，確保信息資源的安全、開發與利用，就必須培養一批既精通計算機技術，又懂檔案管理的復合型專業技術隊伍。滿足了集團無紙化辦公條件下建網、管網、用網和檔案信息資源開發運用的需要。

加強電子檔案管理，需要領導加強重視，加大資金和設備的投入力度，進一步推進數字檔案包括軟硬件設施的建設。主要硬件包括數據庫服務器、高速掃描儀、高分辨率的數碼相機、錄像機、錄音筆和電子簽章系統等設備；主要軟件包括辦公系統公文傳輸系統、網絡安全系統電子檔案管理平臺和其他應用軟件。為確保電子文檔的安全保管和開發利用，檔案部門要將歸檔電子文件采取一式兩套的方法，拷貝至耐久性好的載體上，一套封存保管，不得外借；一套開發利用。

（湖北日報傳媒集團）endprint