淺議高校檔案資源的開放與共享

劉東亞 王成義 靳一 梁爽

摘 要 高校檔案是大學成長的足跡，也是大學教育教學與改革發展的重要基礎。隨著互聯網的普及和電子信息的大量涌現，高速發展的信息時代為高校檔案資源面向廣大社會成員的開放與共享提供了新的發展機遇。本文以高校檔案資源開放與共享的必要性切入，分析其局限性與不完備之處，提出高校檔案資源開放與共享的創新之路。

關鍵詞 高校檔案資源 檔案開放 檔案共享

中圖分類號：G647文獻標識碼：A

On the Opening and Sharing of University Archives

LIU Dongya， WANG Chengyi， JIN Yi， LIANG Shuang

（Archives of Northeastern University， Shenyang， Liaoning 110004）

Abstract University Archives is the history of its own， which is also an important foundation of college education and evolution. With the development of the Internet， the information age provides new opportunities for the university archives resources opening and sharing to the members of community. This paper will discuss the necessity and the limitations of opening and sharing of University Archives resources， so as to better improve the methods of opening and sharing of university archives.

Key words university archives resources; archives open; archives sharing

高校檔案資源是一種非獨占性的公共資源，每個社會公民都有享有這些信息資源的權力。目前，我國高等教育事業蓬勃發展，生機勃勃，社會上普遍關注高校的歷史文化、科研水平、管理機制、教學動態、學生就業等事宜，但卻缺少信息獲取的渠道。可見，高校檔案資源需要深度挖掘出其自身的潛力和價值，以更好的滿足廣大社會民眾對于高校檔案資源的需求。

1 高校檔案資源開放與共享的必然性

檔案資源是具有共享性的寶貴資源，是全社會所共有的人民智慧與力量的結晶。在整個國家檔案事業中，高校檔案管理是一個重要的組成部分，其目的就是承載高校歷史，記錄高校發展，開發高校檔案資源，提供高校檔案材料，為高校各項工作服務的同時也為社會各界提供服務。隨著高等學校的快速發展，高校檔案水平也取得了日新月異的進步，與此同時，新形勢下的檔案工作除了有著新的機遇和挑戰外，也面臨著新的要求。

1.1 高校檔案資源的開放與共享是信息時代的必然要求

由于計算機技術和互聯網技術的應用，公眾的學習速度在不斷加快。信息技術的飛速發展對人們獲取知識、學習知識、應用知識提出了新的挑戰，換言之，信息的更新步伐加快，數量和復雜性遞增，要求我們必須加強信息儲備、信息管理和信息交流。信息資源的開放與共享，是在飛速發展的信息時代國家保證社會公眾實現知情權的重要舉措。高校檔案信息資源的開放與共享針對高校的各種檔案信息資源進行合理配置，創造一個良好的信息環境，使廣大社會成員都能夠平等地獲取所需要的檔案資源，最大程度地促進高校檔案信息資源面向全社會的開放與共享。

1.2 高校檔案資源的開放與共享是高校發展與社會進步的共同要求

在迎接全球信息化的競爭和挑戰中，高等教育扮演著舉足輕重的角色，高校若想在信息浪潮中尋求新的出路，取得新的發展，就必須順應時代，更新思想，走信息開放化、共享化和合作化的發展道路，這樣才能在競爭中處于不敗之地。高校檔案資源實現開放與共享，必將打破原有的塵封固守的封閉服務模式，變單一為綜合，變分散為集中，變封閉為開放，使高校檔案信息資源真正成為多元化、社會化的檔案信息資源，進而增強高校檔案的科學管理，充分發揮其應有的作用，促進高校整體事業的平衡發展，更好的服務于高校工作。

2 高校檔案信息資源開放與共享局限性分析

2.1 高校檔案信息化建設基礎薄弱

當前，我國各大高校保存的檔案大多為紙制檔案，不僅管理起來耗時耗力，查閱起來更是相當不便，信息化建設作用于檔案管理工作的重要性日益凸顯，如何在檔案信息化建設基礎薄弱的情況下，推進信息化建設步伐，提高高校檔案資源的信息化應用水平，實現高校檔案資源的開放與共享，是我們要思考的問題。

2.2 高校檔案信息資源建設滯后

實現高校檔案信息資源的開發與共享，核心在于實現高校檔案資源的信息化建設，我國高校的數據庫遵循的標準各異，不僅數量繁多，而且容量不大，各單位數字化建設多以本館為中心，館藏信息資源數字化不能夠統一規劃，缺乏協調合作，各自為戰，耗費大量資源，造成重復建設，并為以后的兼容留下了隱患。

2.3 高校檔案信息服務技術手段落后

大多數高校檔案館即使已經配備有計算機等先進設備，但仍局限于基本的操作，辦公自動化的水平不高。另一方面，高校檔案館的網站建設也不盡如人意，檔案館網站資源較少，服務項目簡單，僅包括基本的信息瀏覽和信息咨詢，信息量有限，缺少特色，用戶在其網站上不能得到深層次的需求信息，無法達到較高利用率，服務水平亟待進一步的加強。

3 實現高校檔案信息資源開放與共享的途徑

3.1 實現高校檔案資源開放與共享，更新服務觀念是先決條件

檔案資源是國家和人民的共有財富，高校檔案是其中重要的組成部分，實現高校檔案資源的開放與共享是社會公眾權利的體現，其程度必然影響到社會生產實踐活動的方方面面，這就要求高校內部一定要轉變服務觀念，優化服務方式，健全服務制度，把這項工作真正納入整體規劃中，才能實現高校檔案資源的開放與共享。

3.2 實現高校檔案資源開放與共享，數字化和網絡化是技術保障

數字化和網絡化是檔案工作未來發展的必然趨勢，傳統檔案工作的封閉半封閉的管理模式有著嚴重的“重藏輕用”傾向，大大限制了其發展，使其擁有了局限性，而經過了數字網絡加工后的檔案資源不僅可以多平臺、可重復的利用，也從另一方面解放了檔案工作者，從根本上解決了傳統查詢費時費力、手續繁瑣等困難，使他們能夠將更多的精力投入到檔案信息資源開發利用中。數字化、網絡化對高校檔案資源的開放與共享的保障作用主要體現在：

（1）方便檔案資源查找。高速發展的信息社會要求檔案部門能夠準確、快速的提供檔案信息資源，原始的管理方法無法實現快捷、高效的傳遞，利用數字化、網絡化對高校檔案資源進行開發，既能夠使檔案查詢及檢索更加高效、快捷、準確，也能夠使檔案的修改、補充、復制更加靈活。

（2）減少檔案原件損害。檔案資源的數字化和網絡化建設可以變更傳統的館藏信息載體，一些具有存貯量大、體積小、傳遞快、易于保存和實現檔案信息資源開放與共享的新型檔案信息載體可以替代圖紙、圖片、音像帶等舊載體，從而避免溫度、濕度、蟲害、水災、火災等對檔案資料原件的損害，同時讓更多人通過數字和網絡技術看到了不宜直接利用的珍貴檔案原件。

（3）改進檔案管理方式。可以根據用戶的不同目的，有針對性地將各類檔案資源予以歸納整理、組合，為用戶提供完備、充實的檔案信息、服務。檔案信息化為檔案信息自由共享提供了有效的應用平臺與傳輸途徑，可以使檔案利用者突破時間和空間的限制，打破固有的檔案信息傳輸的瓶頸，隨心所欲地檢索和查詢所需的檔案信息，還可以根據不同目的，有針對性的將檔案資源歸納整合，使檔案信息充實完備，從根本上消除檔案利用屏障，發揮檔案資源最大的效用，從而實現高校檔案資源的開放與共享。

3.3 實現高校檔案資源開放與共享，確保檔案資源安全是重要原則

實現高校檔案資源的開放與共享，就意味著高校檔案資源需要接入國際互聯網，社會上的每個個體都有權利查閱，因此其健全性、安全性就顯得尤其重要。為了確保高校檔案資源的安全，必須要做好以下兩點。

（1）維護數字檔案的網絡安全。檔案的數字化建設是以網絡技術為基礎的信息化建設，網絡中存在的安全隱患時時刻刻威脅著數字檔案的安全，盡管目前我們處于一個信息共享的時代，但是數字檔案本身的特殊性，要求它不能與其他信息資源一樣實現完全共享，更不用說一些涉及到機密，不能公開的檔案資源，一旦發生損毀、篡改和丟失，損失將是無法估量的，因此，維護數字檔案的網絡安全尤為重要。

（2）加強檔案管理人員的從業水平。數字檔案的安全維護中，人是最重要的因素，檔案管理人員應增強責任感，提高專業水平，跟進網絡技術，制定高校檔案的安全管理制度，確定高校檔案的安全管理等級，擬定查詢高校檔案的網絡操作規范等。同時，也要加強知識產權知識的普及，培養檔案管理人員的知識產權意識和素養，敏銳的感知并合理的處理高校檔案資源開放與共享中的知識產權問題。

參考文獻

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