事業單位數字化檔案管理的途徑分析

劉 巖

（黑龍江省衛生健康管理服務評價中心，黑龍江 哈爾濱 150030）

隨著電子信息技術的快速發展，事業單位檔案管理工作加快了數字化方向的發展。借助于計算機網絡技術有效地促進了檔案信息查詢和瀏覽效率。在這種新形勢下，事業單位需要重視先進技術手段的應用，積極推進檔案數字化管理體系的建設，全面提升檔案管理水平，更好地發揮出檔案信息的重要價值，使其為社會和經濟的發展提供優質的信息服務。

1 數字化檔案管理的特點

1）先進性。檔案管理數字化的實現，在檔案信息存儲方面將技術的先進性更好地體現出來，相較于傳統檔案管理，檔案信息的安全程度有所提升，而且傳統檔案管理模式，檔案信息查閱時受制于時間和地點的制約，無法實時對檔案信息的查閱和利用。但數字化檔案管理的實現，檔案信息查閱和利用不受時間和空間制約，人們能夠隨時隨地查閱檔案信息，借助于先進技術的支持，檔案利用者能夠更便利的獲取到所需要的檔案信息。

2）虛擬化。紙質檔案信息實現了數字化轉化，并借助于具體的程序完成檔案信息的整合，使檔案信息更加豐富。而且數字檔案信息資源的增加，檔案利用者借助于互聯網即能夠隨時查詢檔案信息，并在網上開展借閱服務，能夠將檔案信息的價值更好地體現出來。

3）智能化。數字化檔案管理工作中，檔案利用者借助搜索引擎能夠快速尋找到自己所需要的檔案信息資源，而且這些信息在傳輸和利用過程中都經過了加密處理，不會出現信息泄露問題，有效的保證了檔案信息的保密性。整個檔案利用過程只需要簡單的操作即能夠自動完成，更好的突出了檔案信息利用過程的智能化水平。

4）便捷性。檔案管理數字化水平的提升，檔案用戶能夠更便利的實現對檔案信息的利用。不僅檔案信息查詢時間縮短，而且檔案管理工作中所需要的人力、物力和財務也呈現出明顯減少的現象。可以說檔案數字化管理的實現，檔案管理成本實現了節約，檔案利用更加便捷。

2 數字化檔案管理的優勢

1）提高經濟效益。傳統檔案管理工作中，事業單位需要投入大量的經費，這其中辦公場所和存儲空間都需要消費大量的費用。檔案管理數字化的實現，檔案信息化水平大幅度提升，檔案信息利用率大幅度提升，而且在檔案管理工作中，人力、物力和財務消耗下降，實現了檔案管理成本的降低。再加之檔案資源的高效利用，隨之也帶來了較好的經濟效益，這對檔案工作可持續發展目標的實現打下了良好的基礎。

2）提高辦公效率。數字化檔案資料不僅信息更具及時和準確性，而且檔案信息實現了及時歸檔，可以有效地提高利用率。以數字化形式呈現的檔案信息，查詢更具便捷性。檔案信息利用過程中能夠準確和快速地進行定位，這無論是對于提高檔案信息管理效率還是辦公效率都具有極為重要的作用。

3）具有較強的時效性。檔案管理工作是一項十分繁瑣和系統的工程，傳統的檔案管理模式中，檔案管理工作耗費的人力、物力和財務較多。但檔案數字化管理的實現，利用先進技術手段進行檔案信息收集、整理、管理和利用，檔案管理工作強度大幅度降低，檔案工作效率提高，有效地增強了檔案信息的時效性，為檔案利用價值的發揮打下了良好的基礎。

3 事業單位數字化檔案管理的途徑

1）樹立正確的數字化管理觀念。目前事業單位檔案管理工作開展過程中，與數字化管理要求之間還存在一定的差距。針對這種情況，事業單位檔案管理人員需要對檔案數字化建設工作的重要性有一個正確的認識，并在實際工作中積極轉變檔案管理理念，重視先進技術和設備的應用。檔案數字化建設過程中涉及較多的內容，這是一個長期性和系統性的工程，需要檔案管理人員不斷地強化自身的專業技能，與時俱進，從而促進檔案管理數字化水平的提升。

2）構建健全的數字化檔案管理體系。事業單位數字化檔案管理工作是檔案信息化建設的必然要求，但由于數字化檔案管理較為復雜，因此在具體工作開展過程中，還需要構建完善的數字化檔案管理體系，并重視軟硬件設施的配置，不斷更新升級軟件系統，有效地完成檔案信息錄入和備份工作，為檔案信息查閱提供更多的便利。在實際工作中，還要進一步細化數字化檔案管理工作，確保檔案管理系統的性能和可靠性，以此來保證數字化檔案管理效率和質量的提升。

3）檔案信息專題分類管理。數字化檔案管理不僅是針對檔案信息實現數字化加工和存儲，更重要的是針對檔案信息的開發和利用。傳統的紙質檔案資料具有唯一性的特點，保存和使用受限，但檔案數字化后檔案信息能夠無限次的復制，并根據工作需要在不同地方進行保存。因此可以針對檔案信息實施專題分類管理，針對某個專項任務，對與其相關的檔案信息在一個專題庫內進行存儲，能夠為檔案信息的管理和使用帶來諸多的便利。

4）建立數字化的檔案管理系統。針對事業單位自身的實際情況和具體需求，選擇適宜的軟硬件設施，建立數字化的檔案管理系統，實現對檔案信息的統一和集中存儲和管理。在實際檔案管理系統構建過程中，各部門還需要積極加以配合，不斷推進檔案管理系統的完善，充分地發揮出檔案管理系統的實際效通通，進一步促進檔案管理工作效率和質量的提升，為檔案信息的高效利用打下良好的基礎。

5）加強辦公系統與檔案管理系統的銜接。當前事業單位辦公自動化系統普及應用，在這種情況下，可以將辦公自動化系統與檔案管理系統進行有效銜接。在具體數字化管理系統構建過程中，借助于數據窗口的諸多功能，可以為事業單位辦公提供一最低點數據傳輸和存儲的穩定環境，提高數字檔案信息資源內容的真實性和可靠性，實現對檔案信息的高效利用。而且針對檔案信息共享平臺，還應設置具體的權限管理機制，有效的保證檔案信息的安全性。另外，事業單位還需要加快完善檔案安全保密制度建設，重視設置防火墻和安全保密技術，有效的隔絕風險，確保檔案信息的安全性。

4 結束語

數字化檔案管理是事業單位發展過程中最為基礎性的一項工作，在具體實施過程中，要求單位管理者和檔案管理人員要加大重視，并在實際工作中積極引進先進技術和設備，加強數字檔案管理體系的建設，將檔案管理系統與辦公系統實現有效銜接，從而為檔案信息的收集、管理和利用提供更多的便利性，使事業單位檔案管理工作能夠與信息化時代實現真正接軌。