關于提升辦公室工作精細化管理水平的思考

文/武漢鐵路局十堰車務段 向攀科

關于提升辦公室工作精細化管理水平的思考

文/武漢鐵路局十堰車務段 向攀科

為適應鐵路企業的改革發展，必須提升辦公室的行政管理水平，逐步實現工作精細化管理。辦公室精細化管理既是鐵路企業改革發展的需求，也是企業管理文化的延續。本文通過分析當前鐵路企業管理現狀，探討辦公室管理的思路，為鐵路企業推動辦公室管理精細化提供參考對策。

辦公室；精細化管理；思路

在鐵路系統內部，辦公室是一個綜合協調部門，處在承上啟下、聯系左右、協調內外、溝通各方的核心地位。辦公室工作的好壞直接關系到鐵路企業工作效能的高低、管理水平的優劣和全年工作目標的完成與否，直接影響到單位的對外形象。隨著精細化管理理念在鐵路系統的不斷引入和實踐，辦公室更要積極探索精細化管理方法、不斷提高管理工作整體效率。

一、鐵路企業辦公室管理現狀

由于辦公室工作具有原則性強、服務性強、突發性強、內容繁瑣等特點，所以在實踐過程中還存在很多不足和問題：一是管理理念和管理模式不適應新形勢的發展要求。辦公室工作不僅要滿足完成日常事務及領導交辦的臨時工作，還要維持協調各部門的正常運轉。二是規章管理制度不健全。目前辦公室現有的管理制度缺乏科學性和系統性，嚴重制約了辦公室職能的有效發揮。三是辦公室管理被邊緣化。鐵路系統大多重運輸生產、重安全管理，對辦公室等綜合部門管理重視不夠。四是職責規定不明確。由于崗責體系不完善，導致很多工作出現交叉和管理空白。五是人員素質不高。辦公室作為綜合科室，人員老年化嚴重，思維觀念傳統，接受掌握新事物和新技術較為困難，導致人員素質參差不齊。

二、辦公室實施精細化管理的意義

（一）解決職責不清問題，避免推諉扯皮。辦公室工作千頭萬緒，一旦責任沒有落實到人，就可能出現拖沓應付甚至互相扯皮的現象，就會給但單位推進重點工作造成被動。實施精細化管理，就是進一步厘清科室人員之間工作職責，確保各項工作責任明晰、精準到位。

（二）解決經驗主義問題，避免疏忽大意。辦公室工作的重復性比較強，很容易形成慣性思維，習慣用經驗辦事、按慣例操作，這樣既不符合新形勢下從嚴治黨的工作要求，也容易出現工作失誤。實施精細化管理就是要把單位對辦公室的新規定、新要求固化下來，作為工作規范。

（三）解決結合部問題，避免工作交叉或管理真空。辦公室的許多工作需要科室人員之間的協調配合，一旦出現結合部銜接不暢，就可能造成工作出現交叉、脫節、撞車及管理真空等現象。實施精細化管理，就是要進一步分解細化責任要求，明確責任任務，實現科室人員之間緊密協作，確保工作環環相扣、銜接緊密。

（四）解決程序繁瑣問題，避免效率低下。辦公室具有時效性強的特點，很多工作必須在規定時間內完成。但是目前很多工作程序繁瑣，不僅導致科室內工作拖拉，也給職工辦事造成極大不便。實施精細化管理，就是要清除繁文縟節、縮短辦事時限，提升辦公室整體效率，更好地服務車站、服務職工、服務領導。

三、辦公室工作精細化管理的措施

（一）強化細節意識，注重精益求精。作為辦公室工作人員要有一種精益求精的精神和“細節決定成敗”的意識。常說“辦公室無小事”，就說明辦公室在抓小事上的重要性。不注重小事，忽視細節，往往會造成嚴重后果，甚至造成無法彌補的損失。通過細節，就可以看出辦公室的工作作風、工作能力和服務水平。所以辦公室人員必須大力培養細節意識，盡量把每一件事情做到盡善盡美。

（二）明確崗位責任，優化工作流程。辦公室要將各項職能分解落實到各崗位，讓辦公室人員都知道自己該“干什么”“怎么干”，做到工作無交叉、管理無空白，實現責任人人負、事事有人干。同時要借鑒現代管理理念，按照精簡程序、理清環節、分清責任、明確標準的要求，逐項建立公文流轉、信息調研、信訪穩定、檔案管理、督察督辦、會議管理、安全保密、秘書事務等工作具體流程，保證車務段辦公室各項工作運轉高效順暢。

（三）完善規章制度，夯實管理基礎。要結合鐵路局新的工作形勢和要求，立足當前、著眼長遠，注重操作性、實用性和長效性，對辦公室辦文、辦事、辦會、信訪、保密、督辦等規章制度進行修訂完善，逐步形成規范化的制度體系，并固化下來，使規章制度成為規范職工工作行為的有效手段。要建立健全政務服務到事務管理，從外部協調到內部運轉等各個方面的工作制度，避免辦公室管理出現真空，切實夯實管理基礎。

（四）強化責任落實，提高辦事效率。要對照制度和職責，強化責任落實。用制度加強內部管理，用職責約束職工行為，形成完整的責任鏈條，確保辦公室工作高效運轉。要用好辦公室督查督辦職責，把督查工作貫穿到辦公室工作的始終，通過深化督查機制，更好地促進決策落地生根，促進責任落到實處。要經常開展聯合檢查，定期對制度執行、工作推進等重點工作進行督導檢查，要抓住重點，敢碰難點，對棘手的問題要深入查，對焦點問題要現場查。對責任不落實、工作拖沓推諉、辦事效率低下等現象，要嚴格納入月度履職履責考核，確保辦公室辦事效率有效提升。

四、結束語

辦公室工作地位特殊，一旦處理不好，就可能小事變大事，甚至影響企業正常運轉。所謂“天下事，必作于細”，精細化管理就是精在事前，細在過程，意在結果的管理理念。辦公室要以精細化的工作理念和積極向上的工作態度，扎實做好每一項工作，力爭把工作做細、做實、做好、做精，只有把精細化管理落到實處，辦公室工作才會做得更好，鐵路企業整體管理水平才能有效提升。

[1]黃曉菊.辦公室工作中的精細化管理[J].辦公室業務,2013(03).

[2]劉鈺.國企辦公室工作管理的精細化分析[J].辦公室業務,2017(01).