中小企業辦公室檔案管理工作現存問題及解決策略

馬英

[摘 要]我國企業檔案管理信息化的建設在21世紀已經有了飛速的發展，企業辦公室檔案的管理建設將面對各式各樣的挑戰。本文基于此，簡要分析了中小企業辦公室檔案管理工作現存的問題，并對改進中小企業辦公室檔案管理工作的策略進行了初步探究。

[關鍵詞]中小企業；辦公室檔案管理工作；現存問題；解決策略

前言

隨著我國經濟實力的迅速增強，隨著我國社會市場經濟體系的迅速發展，我國檔案管理的相關工作在21世紀已經有了飛速的發展。但與此同時，各類企業對于辦公室檔案管理的需求正在與日俱增，辦公室檔案管理工作將面對各式各樣的挑戰。在現代辦公室檔案的管理模式中，管理人員如何全面應用現代的信息技術，如何處置多方面的檔案信息資源，并對此加以管理與利用，如何建立檔案管理的信息管理路徑，為企業的持續進步和可持續發展提供必要的支持，將會成為時下相關企業中的檔案管理人員共同面對的棘手難題。

一、中小企業辦公室檔案管理工作現存問題分析

（一）中小企業辦公室檔案管理人員自身的專業素質存在一定缺陷

中小企業的辦公室檔案管理工作實際上是一門技術與實踐共存的管理工作，近幾年來，隨著檔案數字化和網絡化建設的迅速加快，這門工作更是對從事的管理人員提出了更高的挑戰。然而，在這樣一個辦公室檔案管理模式迅速發展的背景下，管理人員往往不熟悉檔案管理工作的相關流程和工作環境，進而降低了檔案管理工作的效率。而除此之外，還有相當一部分的中小企業不選用專業的檔案管理人員，而是將檔案管理人員這一工作崗位作為超編職工的“根據地”。這部分超編員工往往由于學歷、年齡等多方面的原因，并不能很好地為企業員工服務。而在一些復合型較強的行政管理研究工作中，由于專業技能的缺乏，相關優質性的檔案研究與管理服務更是難以開展。

（二）檔案管理觀念跟不上時代需求，管理制度和管理方式較為落后

隨著辦公室檔案管理工作的不斷完善，中小企業的辦公室檔案管理工作也已經漸漸由當初的封閉性的管理模式轉變成了現階段全方位多功能的管理模式，但這同樣也對檔案管理工作人員提出了更嚴峻的挑戰。就目前中小企業的檔案管理工作而言，有很大一部分工作人員還存在著“大鍋飯”和“平均主義”等不良思想，導致檔案管理工作人員隊伍缺乏活力與熱情，員工的積極性普遍不高，而中小企業高層人員也難以有時間有精力對員工采取有效的激勵機制，最終使得檔案管理工作無法為企業做出應有的貢獻。

二、改進中小企業辦公室檔案管理工作的策略分析

（一）加大信息時期辦公室檔案工作人員綜合能力的建設力度

二十一世紀是一個全球信息化的新型時代，信息的時效性以及辦公室檔案管理的專業性決定了辦公室檔案管理者的勞動是知識性的勞動。因此，相關的辦公室檔案工作者更要適應現代化檔案管理的新型要求，注重培養優良的協調溝通能力，有效提升檔案服務工作質量和效果。在面對繁雜的檔案管理及歸類工作時，能夠在保證檔案管理的正確性的同時，進一步提升工作效率。同時還要力爭做創新型的檔案管理者，不斷學習專業新知識，多關注企業不同部門的重點工作動態，結合檔案管理新標準、新技術，努力提升檔案管理工作水平，加強對運用計算機信息處理多種應用的知識技能的學習，實現單一專業業務知識向多元化知識學習力度的轉變，努力成長為中小型企業二十一世紀下迫切需求的復合型管理人才。

（二）建立辦公室檔案信息化管理模型，實現檔案管理工作的自動化

當前的中小型企業多利用紙質檔案實行相關管理與記錄，而檔案信息化模型的成功構建可以進一步完成以往紙質檔案管理為主向數字化檔案管理為主的重大轉變，相關的企業將會以實現數字化管理進程為前提，以企業電子文件的歸檔和管理為目的，達到加強企業檔案信息管理模型的相關建設的目的。另一方面，檔案信息的全數字化有利于企業全面實施電子公文，保證今后形成的檔案以電子文件為主，在進行檔案接收、存儲時進一步提升其利用效率。此外，在檔案的管理尚未完全實現信息化的情況下，當今企業的管理模式并不能完全符合現代信息技術應用的大體方向。通過建立檔案信息化的管理模型，可以使檔案信息的管理模式順利地與國際新型管理模式接軌，使得以計算機技術為基礎的現代科技進一步普及與不斷發展。以計算機為主的檢索工具將可以保證非常高的檢索速率，并能通過多角度的檢索方式，達到檔案檢索的全自動化，從而實現檔案信息接收、存儲與提供利用的一體化服務。

（三）引進尖端的檔案管理人才，增強辦公室檔案管理工作的專業性

在中小企業辦公室檔案管理工作的過程中，很多檔案管理人員的管理方式方法多是憑借日常的工作經驗，一方面是由于多數管理者是從基層逐步走來，他們自認為對基層的管理比較了解，自我感覺憑多年的經驗足以勝任管理層的工作，另一方面則是由于這些檔案管理人員自身缺乏對新知識、新理念、新方法的學習，自身的專業素質還存在一定缺陷。但隨著社會的迅速發展，不難看出，這種憑借工作經驗的檔案管理模式已經難以符合新時期下企業日益增加的各種需求，基于此，筆者認為中小企業辦公室的檔案工作可以效仿大型企業的管理模式，引進尖端的檔案管理人才，讓其對現有的檔案管理模式進行全面的“診斷”，再根據企業的實際發展情況制定出相應的管理措施，從而提高整體水平，進一步提升辦公室檔案管理工作的專業性。

三、結束語

在當今信息高速發展的新時代，辦公室檔案管理工作可謂是任重而道遠，如何從理論中不斷創新，從實踐中勇敢開拓，將成為每個檔案管理人員必須面對和努力解決的重要課題。真正實現最高層次的檔案信息資源的開發利用，革新不同檔案的編研與管理工作，更應當是檔案管理工作人員今后工作的重點奮斗目標。只有采取一系列改進辦公室檔案管理工作的策略，中小企業才能更深層次體現檔案管理工作的重要價值，進一步促使高質量的檔案知識高效服務于企業的發展建設，促使企業自身為社會主義市場經濟創造更大利益。

參考文獻：

[1]鄭琨.企業檔案信息化管理的創新路徑研究[J].中國檔案管理體系探討.2003，7（20）：177-180.