新時期如何搞好高校檔案管理工作

付長纓

[摘 要]針對新時期高校檔案管理工作的現(xiàn)狀，提出了新時期高校檔案管理工作的問題 ，包括檔案管理制度的缺陷、高校檔案管理人員的專業(yè)問題、檔案檢索效率較低問題和信息開發(fā)和編制上的問題。討論了做好高校檔案管理工作的對策，主要是為了提高高校檔案管理人員基本素質(zhì)、健全高校檔案的管理制度、改善高校檔案的功能和利用信息化的管理手段。

[關(guān)鍵詞]新時期;高校檔案;管理工作;問題和對策

新時期，我國高校檔案管理工作得到深入發(fā)展，檔案對于人才管理和技術(shù)管理的作用凸顯出來，但高校的檔案管理工作仍處于相對落后態(tài)勢，不僅在管理上存在許多問題，而且在技術(shù)上也難以跟上高科技的發(fā)展，難以滿足新時期對檔案信息查詢的要求，不利于新時期經(jīng)濟的高速發(fā)展。檔案是承載組織或個人特定信息的載體，它可以保證高校的發(fā)展和協(xié)調(diào)、良性而有序地運行。因此，新時期高校檔案建設(shè)與發(fā)展面臨著機會和挑戰(zhàn)，對高校檔案實施現(xiàn)代化管理，已經(jīng)形成必然趨勢。在新時期，要依靠先進的信息技術(shù)和創(chuàng)新的科技管理手段，來建設(shè)信息化的檔案管理系統(tǒng)，這對于高校組織和個人的發(fā)展，都是至關(guān)重要的。但高校檔案管理的信息化建設(shè)，不僅需要高素質(zhì)的管理隊伍，而且還要確保檔案資源工作的安全與保密。因此，新時期高校檔案管理的模式也亟需改革。

一、新時期高校檔案管理工作的問題

新時期，隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，高校檔案管理工作已進入嶄新的歷史時期，但是由于高校管理意識和資金的投入有限，高校檔案管理工作還存在著許多問題。

（一）檔案管理制度的缺陷

當(dāng)前，傳統(tǒng)的高校檔案管理工作，存在著不規(guī)范問題，如檔號和案卷標題不規(guī)范，尤其是卷內(nèi)目錄，在大部分案卷中缺少，使案卷整體管理較為混亂。因此，在高校檔案的收集、保管、借閱、保密等多項指標，都存在許多漏洞，這對高校檔案信息的真實性和利用價值都有嚴重的影響。但高校檔案管理人員仍普遍重視文書檔案的收集整理，整天都在忙于整理工作，而利用計算機制作的電子檔案，卻存在著被忽視現(xiàn)象，這種情況導(dǎo)致高校檔案建檔不及時，尤其是對于高校發(fā)展的重點專業(yè)以及更新改造項目的檔案，由于不能及時建檔，一些檔案資料和圖紙大都保留在教師或中層領(lǐng)導(dǎo)手中，如果出現(xiàn)人員變動，就會使檔案遺失，這會對今后的使用帶來損失，即使那些已經(jīng)收集歸檔的檔案，高校檔案管理人員也經(jīng)常不能按照規(guī)定管理，致使檔案目錄與檔案內(nèi)容出現(xiàn)不符，查閱起來非常困難。

（二）高校檔案管理人員的專業(yè)問題

高校檔案管理人員專業(yè)水平提高不大，其文化程度和專業(yè)素養(yǎng)，都不能夠適應(yīng)新時期對高校檔案管理的要求，新時期是信息化時代，高校檔案管理人員的文化程度與專業(yè)素質(zhì)，應(yīng)當(dāng)滿足對高校檔案信息進行深層次的研究探討，但是這種專而博的人才非常欠缺。高校檔案管理人員隊伍的專業(yè)水平與時代發(fā)展需求存在較大的差距。制約了有效利用高校檔案信息資源，影響了社會發(fā)展和經(jīng)濟發(fā)展，但對于這些方面，在高校檔案管理中沒有認識到其潛在價值，導(dǎo)致高校檔案的利用率不高。

（三）檔案檢索效率較低問題

手工檢索與計算機檢索是高校檔案檢索的主要方式。盡管手工檢索速度不能與計算機高速檢索比較，但手工檢索仍然占據(jù)著很大比重，盡管高校檔案管理系統(tǒng)軟件已有多種工具，但是能夠應(yīng)用檔案管理軟件的并不多，這對于檔案管理的發(fā)展不利，也難以推動高校檔案的有效開發(fā)和利用。這主要是硬件設(shè)施投入不足，使高校檔案室的建設(shè)達不到標準要求。

（四）信息開發(fā)和編制上的問題

對于高校檔案信息的開發(fā)和編制，許多高校檔案部門存在應(yīng)付上級，走過場的問題，為了應(yīng)付檢查而選題開發(fā)，但只能開發(fā)編研層次較低的、質(zhì)量較差的產(chǎn)品，其使用價值較低，雖然有的選題與新時期發(fā)展有著緊密聯(lián)系，但是由于編制的水平和質(zhì)量問題沒有實效性，難以發(fā)揮作用。

二、做好高校檔案管理工作的對策

新時期要做好檔案管理工作，必須采取以下對策。

（一）提高高校檔案管理人員基本素質(zhì)

要做好高校檔案工作，必須提高高校檔案管理人員素質(zhì)，對于檔案管理工作，要選擇具有政治可靠、作風(fēng)正派和責(zé)任心較強的人員負責(zé)，在職期間加強對他們的教育和培養(yǎng)，充分發(fā)揮其積極性與主動性。由于高校檔案工作人員素質(zhì)與高校檔案管理工作有直接關(guān)系，因此檔案管理工作人員，應(yīng)盡快提高自身的專業(yè)水平，通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高檔案管理質(zhì)量，才能為社會發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)提供更多有價值的高校檔案信息資源。

（二）健全高校檔案的管理制度

要做好高校的檔案管理工作，就必須健全高校檔案的管理制度，要通過制度要求，來保證高校檔案管理工作的開展，高校檔案的管理規(guī)章制度要具有合理性與科學(xué)性，制定的高校管理制度，要根據(jù)實際情況和檔案管理需求，建立起高校檔案管理機制。這樣的高校檔案管理制度，才具有可操作性，才可以更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)與規(guī)范作用。才能約束高校檔案的管理者和使用者，才能使高校檔案信息的交流得到有效傳播，這對于高校檔案管理具有重要的推進作用。

（三）改善高校檔案的功能

要做好檔案的管理工作，對檔案的功能必須重新進行定位，對傳統(tǒng)檔案的功能，應(yīng)當(dāng)保留的重要部分，需要加強，同時還需要進一步豐富與擴大新時期檔案管理工作的內(nèi)涵，要積極創(chuàng)造條件改善新時期檔案的功能，不僅要滿足新時期對于檔案信息的需求，還必須完善并豐富檔案內(nèi)容，在新時期，為建設(shè)小康社會，更好地為社會和廣大企業(yè)，為所需要的各類信息提供全面的檔案服務(wù)。

（四）利用信息化的管理手段

信息化是新時期檔案工作發(fā)展的趨勢，對于高校檔案管理工作提出要利用信息科技成果，來提高高校檔案管理的效益，實現(xiàn)檔案管理信息化，利用計算機和互聯(lián)網(wǎng)進行管理，高校檔案管理計算機輔助模式已成為新時期發(fā)展趨勢。可以通過EXCEL電子表格建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，使高校檔案管理全面進入信息化時代。

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